Законодательство Рязанской области Рязанская область Законы Постановления Распоряжения Определения Решения Положения Приказы Все документы Указы Уставы Протесты Представления "ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ" (утв. Распоряжением Правительства Рязанской области от 06.09.2004 № 118-р) (ред. от 16.11.2006) Официальная публикация в СМИ: В данном виде документ не опубликован. Первоначальный текст документа также не опубликован. Утверждена распоряжением Правительства Рязанской области от 6 сентября 2004 г. № 118-р ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ (в ред. Распоряжений Правительства Рязанской области от 02.02.2006 № 28-р, от 16.11.2006 № 453-р) 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая инструкция (далее - Инструкция) устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Губернатора и Правительства Рязанской области (далее - Аппарат). Требования Инструкции нацелены на повышение качества подготовки документов и совершенствование технологии работы с ними, расширение применения автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы Аппарата и его структурных подразделений. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России<*> от 27.11.2000 № 68. 1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, в т.ч. осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Делопроизводство в Аппарате организуется с использованием автоматизированной системы контроля исполнения документов (далее - АСКИД). Автоматизированные технологии делопроизводства и архивного дела, основанные на использовании средств вычислительной техники и информации, должны соответствовать положениям настоящей Инструкции. Особенности автоматизированного делопроизводства, выходящие за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными актами Правительства Рязанской области (далее - область). 1.4. Настоящая Инструкция регламентирует работу с документами открытого характера. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется настоящей Инструкцией, если иное не предусмотрено нормативными актами, определяющими работу с данной категорией документов. Порядок работы с секретными документами устанавливается специальными инструкциями. 1.5. В Инструкции рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в делопроизводстве Аппарата: от создания документа или его поступления до отправки и сдачи в архив. 1.6. Сотрудники Аппарата<**> обязаны знать и выполнять требования настоящей Инструкции. 1.7. В случае возникновения разногласий в толковании требований Инструкции право комментировать ее положения предоставляется управлению делопроизводства и контроля. 1.8. С момента вступления в силу настоящей Инструкции утрачивает силу ранее действовавшая Инструкция по общему делопроизводству в аппарате администрации Рязанской области (на основе ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"). -------------------------------- <*> Указом Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 г. № 314 "О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти" Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное архивное агентство. <**> Здесь и далее по тексту под сотрудниками, служащими Аппарата подразумеваются государственные служащие и работники Аппарата, занимающие должности, не отнесенные к государственным должностям. 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АППАРАТЕ 2.1. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Аппарата возлагается на их руководителей. 2.2. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства. Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных инструкциях. На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Аппарата, возлагаются следующие основные функции: - прием, учет и распределение поступающих в подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, и документов, зарегистрированных в базе данных АСКИД; - передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю; - учет исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку; - контроль прохождения документов в подразделении; - организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов; - ввод в базу данных АСКИД информации о ходе и результатах исполнения документов; - контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов; - разработка номенклатуры дел подразделения; - формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в ведомственный архив Правительства области; - прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в подразделении, и по электронной почте; - организация использования в подразделении средств копировальной техники; - проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами, ознакомление сотрудников подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству; - подготовка заявок на получение и учет канцелярских принадлежностей и выдача их в подразделении; - подготовка обобщающих материалов и справок о состоянии делопроизводства в подразделении. 2.3. При смене руководителя структурного подразделения Аппарата в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним. 2.4. При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив. В случае увольнения сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность. 2.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их по акту правопреемнику (родственному структурному подразделению) или в архив независимо от сроков их хранения. 2.6. Порядок использования служебной информации, содержащейся в документах, передачи документов (копий документов) другим организациям и гражданам устанавливается Губернатором и Вице-губернатором, Председателем Правительства области. Ограничения на использование служебной информации не могут противоречить законодательству Российской Федерации. Взаимодействие с представителями средств массовой информации и передача им какой-либо служебной информации осуществляется управлением по связям с общественностью и информационной политике Аппарата по согласованию с руководителем Аппарата. 2.7. Сотрудники Аппарата несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации. При утрате документов руководитель подразделения обязан назначить служебное расследование, о результатах которого информирует руководителя Аппарата и управление делопроизводства и контроля. 2.8. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается. 2.9. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой организационно-методической базы и технической политики, применение современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Аппарате осуществляются управлением делопроизводства и контроля. 3. ДОКУМЕНТАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ 3.1. Деятельность Аппарата обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Губернатора и Правительства области, законодательством, нормативными правовыми актами Российской Федерации и Рязанской области (далее - области), порядком разрешения вопросов (единоначальным или коллегиальным), объемом и характером взаимосвязей с федеральными, областными, муниципальными органами, а также с организациями, учреждениями и предприятиями. 3.2. К официальным документам относятся: постановления и распоряжения Губернатора Рязанской области, постановления и распоряжения Правительства Рязанской области, договоры и соглашения, исковые заявления в суды, доверенности. Официальными документами также являются уставы, положения, инструкции, регламенты, правила, планы, программы, мероприятия, рекомендации, предложения, представления, поручения, заявления и обращения, письма и другие документы, подписываемые, утверждаемые, согласовываемые Руководством<***>, решения коллегиальных органов, осуществляющих государственные функции в пределах их полномочий, заключения правового управления Аппарата. Все официальные документы подлежат обязательному документальному оформлению в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. 3.3. В зависимости от вида документы могут исполняться либо на бланках, либо без их использования. Бланки используются при подготовке нормативных правовых актов, распорядительных документов и служебных писем. Бланки не используются для подготовки писем, докладных записок, справок, предназначенных для использования внутри Аппарата, а также для подготовки документов, подготовленных совместно с другими организациями. 3.4. В Аппарате установлены для применения следующие унифицированные формы (бланки) документов<****> (приложения № 1, 2, 4): - общий бланк Губернатора Рязанской области; - общий бланк Вице-губернатора, Председателя Правительства Рязанской области; - общий бланк заместителя Губернатора, Представителя Рязанской области при Правительстве Российской Федерации; - общий бланк Правительства Рязанской области; - постановление Губернатора Рязанской области; - постановление Правительства Рязанской области; - распоряжение Губернатора Рязанской области; - распоряжение Правительства Рязанской области; - решение Правительства Рязанской области; - письмо Губернатора Рязанской области; - письмо Вице-губернатора, Председателя Правительства Рязанской области; - письмо заместителя Губернатора, Представителя Рязанской области при Правительстве Российской Федерации; - письмо советника Губернатора Рязанской области; - письмо помощника Губернатора Рязанской области; - письмо Правительства Рязанской области с продольным расположением реквизитов; - письмо Правительства Рязанской области с угловым расположением реквизитов; - письмо аппарата Губернатора и Правительства Рязанской области; - бланки для резолюций Губернатора области; Вице-губернатора, Председателя Правительства Рязанской области; заместителя Губернатора, первого заместителя Председателя Правительства Рязанской области, руководителя аппарата Губернатора и Правительства Рязанской области; заместителя Председателя Правительства Рязанской области; первого заместителя руководителя аппарата Губернатора и Правительства Рязанской области; заместителя руководителя аппарата Губернатора и Правительства Рязанской области. 3.5. Унифицированный бланк используется для подготовки именно того вида документа, для которого он предназначен. Общий бланк используется при подготовке документа, для которого нет утвержденной унифицированной формы. Например: протокол заседания, решение заседания, стенограмма, акт (передачи, проверки и т.п.), доверенность и др. 3.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по представлению управления делопроизводства и контроля и утверждается Губернатором области. 3.7. Бланки документов подлежат учету в соответствующих структурных подразделениях в установленном порядке. Допускается использовать сетевой электронный вариант бланков непосредственно при подготовке конкретного документа на компьютере и изготовление бланков на копировально-множительных аппаратах с разрешения управления делопроизводства и контроля. 3.8. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться сторонним организациям и лицам. -------------------------------- <***> Здесь и далее под Руководством подразумеваются Губернатор; Вице-губернатор, Председатель Правительства; заместитель Губернатора, первый заместитель Председателя Правительства, руководитель аппарата Губернатора и Правительства области; заместители Председателя Правительства области; заместители руководителя аппарата Губернатора и Правительства области. <****> Данное и последующие, связанные с ним, утверждения не распространяются на унифицированные формы первичной учетной документации, введенные федеральными органами власти, такие, как, например, по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата России от 06.04.2001 № 26) и другие. Порядок работы с этими унифицированными формами определяется инструкциями соответствующих федеральных ведомств. 4. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию документов, а также возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. 4.1. Для служебных документов, подлежащих оформлению на бланках, а также других, разрабатываемых в Аппарате, установлены форматы листа - А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Для отдельных видов документов допускается использовать формат А6 (105 х 148 мм) (например, бланки для резолюций). 4.2. Каждый вид служебного документа имеет строго определенный набор реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения. 4.3. При создании и оформлении документов в Аппарате используются следующие реквизиты: Надпись: Российская Федерация Герб Рязанской области Код Правительства Рязанской области по ОКПО ОГРН Правительства Рязанской области ИНН Правительства Рязанской области Наименование органа (должностного лица) Справочные данные о Правительстве Рязанской области Наименование вида документа Дата документа Регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа Место составления или издания документа Гриф ограничения доступа к документу Адресат Гриф утверждения документа Резолюция Заголовок к тексту Отметка о контроле Отметка о наличии приложения Подпись Гриф согласования документа Визы согласования документа Оттиск печати Отметка о заверении копии Отметка об исполнителе Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка о поступлении документа Отметка для автоматического поиска документа. 4.4. Герб Рязанской области помещается на бланках документов в соответствии с Законом Рязанской области "О гербе Рязанской области". 4.5. Код Правительства Рязанской области проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 4.6. ОГРН Правительства Рязанской области - основной государственный регистрационный номер - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 4.7. ИНН Правительства Рязанской области - идентификационный номер налогоплательщика - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 4.8. Наименование органа (должностного лица) указывается в соответствии с Уставом (Основным Законом) Рязанской области, например, Правительство Рязанской области; Губернатор Рязанской области. 4.9. Справочные данные о Правительстве Рязанской области включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). 4.10. Наименование вида документа указывается на каждом документе (кроме письма) и должно соответствовать компетенции Губернатора или Правительства области, содержанию документируемого действия. 4.11. Датой документа является дата его подписания (постановление, распоряжение, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, если другой порядок не установлен специально. Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться и датироваться. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (22 мая 2004 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (08.05.2004). 4.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять, исходя из информационных потребностей, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте или авторе, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа, проставляемых каждой из этих организаций через косую черту или дефис в порядке указания авторов в документе. 4.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. 4.14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам, размещенным на бланке документа. 4.15. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации. 4.16. Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Например: Российская академия государственной службы при Президенте Российской Федерации или Рязанская областная Дума Комитет по бюджету и налогам При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном, а должность и фамилия в дательном падеже. Например: Лицензионная палата Рязанской области Начальнику отдела лицензирования социально-гуманитарных видов деятельности И.Е.ЗЕМЛЯКОВУ<*> При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например: Начальнику Главного управления природных ресурсов и охраны окружающей среды МПР России по Рязанской области Л.Н.ЕВСИКОВОЙ Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например: Главам муниципальных образований Рязанской области Наименование учреждения (организации) - адресата документа указывается в полном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование применяется в случаях, когда оно официально разрешено и рекомендовано для данного вида документа<**>. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, исполнительные органы государственной власти области, муниципальные образования области (постоянным корреспондентам). В этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами. Почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи: - наименование адресата (наименование организации - юридического лица или инициалы, фамилия для физических лиц); - название улицы, номер дома, номер квартиры; - название населенного пункта (города, поселка и т.д.); - название области, края, автономного округа (области), республики; - страна (для международных отправлений); - почтовый индекс. Например: Редакция газеты "Рязанские ведомости" ул. Горького, 14, Рязань, 390023 или А.И.ИВАНОВОЙ ул. Циолковского, д. 37, корп. 1, кв. 43, Рязань, 390023 4.17. Гриф утверждения документа - особый способ введения документа в действие. Утверждению, как правило, подлежат программы, структуры и штатная численность, должностные инструкции сотрудников, планы, отчеты, сметы, акты, задания, балансы, тарифные ставки и т.д. (приложение № 3). Утверждение документа производится Губернатором области, другими должностными лицами Правительства области или Аппарата в соответствии с их компетенцией (распределением обязанностей) посредством проставления грифа утверждения. Гриф утверждения (если документ утверждается конкретным должностным лицом) состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных интервала<***> ниже слова УТВЕРЖДАЮ. Например: УТВЕРЖДАЮ Заместитель Губернатора, первый заместитель Председателя Правительства, руководитель аппарата Губернатора и Правительства Рязанской области Подпись ___________ В.Г.ФРАНК 07.06.2004 При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне: УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ Заместитель Председателя Заместитель Председателя Правительства Рязанской области Правительства - начальник управления сельского хозяйства и продовольствия Рязанской области Подпись _________ Н.В.МУЖИХОВ Подпись ___________ С.В.САЛЬНИКОВ 12.06.2004 12.06.2004 При утверждении документа постановлением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования документа, которым произведено утверждение в творительном падеже, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕН УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства решением комиссии Рязанской области Правительства Рязанской от 20.06.2004 № 230 или области по радиационной безопасности населения от 09.06.2004 № 6 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При двух подписях - в правом и левом верхних углах документа. В утвержденные документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица (лиц), утвердившего (утвердивших) документ. 4.18. Резолюция включает в себя следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы по исполнению поручения. Основной исполнитель и соисполнитель (соисполнители) вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, имеющих типовые сроки работы с ними, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Например: В.П.Славинскому Для рассмотрения и подготовки проекта распоряжения по данному вопросу. Подпись ____________ Г.В.Никитенко 06.06.2004 Резолюция размещается на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе (преимущественно используется формат А6) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение № 4). 4.19. Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа, точно передающее его смысл. Заголовок формулируется составителем документа. Заголовок должен иметь длину строки не более 40 знаков. Переносы слов в заголовке не допускаются. Если заголовок большой, то он делится (по смыслу) на несколько строк. Строки заголовка печатаются через 1 межстрочный интервал. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами. Точка после заголовка не ставится. Если заголовок содержит более четырех строк, то его допускается печатать от начального до конечного поля. Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также другим документам, текст которых печатается на бланке формата А5. Заголовок также не составляется к письмам, докладным и объяснительным запискам, объем текста которых не превышает одного абзаца. Не имеют заголовков распоряжения. 4.20. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают словом или штампом "Контроль" (допускается буквой "К"). 4.21. должен содержать достоверную и аргументированную информацию, обеспечивать ее точное и однозначное восприятие, быть кратким. Рекомендуется составлять документ по одному вопросу. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. При составлении текста документа следует использовать прямой порядок слов, устойчивые словосочетания, соответствующие нормам русского языка и виду документа. Не допускаются произвольные сокращения, кроме общепринятых, наименований учреждений и организаций, отдельных слов. Содержание документа может быть представлено в форме текста, а также текста в сочетании с цифровой информацией, например анкетами или таблицами. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она занимает более одной страницы (приложение № 31). 4.22. Отметка о наличии приложений, названных в тексте письма, оформляется по следующей форме: Приложение: на 14 л. в 2 экз. Если приложения в тексте письма не названы, то необходимо перечислить их наименования, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз. 2. Смета расходов на 5 л. в 3 экз. Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 14.06.2004 № 02-4-156 и приложение к нему, всего на 12 л. Если приложение сброшюровано, количество листов не указывается. Например: Приложение: в 2 экз. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л., в 5 экз. только в первый адрес. При наличии нескольких приложений к документу на них проставляются порядковые номера: приложение № 1, приложение № 2 и т.д. Приложение подписывается (визируется) ответственными исполнителями или руководителем структурного подразделения, подготовившего приложение (п. 4.27). Требования по оформлению приложений к нормативным правовым актам Губернатора и Правительства области приведены в п. 5.2.29 и приложении № 6 настоящей Инструкции. 4.23. Подпись документа - обязательный реквизит каждого документа, в него входят: - наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - если на бланке); - личная подпись; - расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Подпись документа отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами. Реквизит наименования должности, как правило, располагается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква фамилии ограничивается правым полем. Губернатором области подписываются документы в соответствии с полномочиями, определенными федеральным и областным законодательством. Вице-губернатор, Председатель Правительства области; заместитель Губернатора, первый заместитель Председателя Правительства, руководитель аппарата Губернатора и Правительства области; заместители Председателя Правительства области и другие руководящие должностные лица подписывают документы в пределах делегированных полномочий и утвержденного распределения обязанностей. При подписании документа лицом, исполняющим обязанности Губернатора области, реквизит "подпись" должен содержать слова: И.о. Губернатора Рязанской области ________ Подпись _________ И.О.Фамилия Руководители структурных подразделений Аппарата и их заместители подписывают документы только со ссылкой на поручение Губернатора области; Вице-губернатора, Председателя Правительства области; заместителя Губернатора, первого заместителя Председателя Правительства области, руководителя аппарата Губернатора и Правительства области; заместителей Председателя Правительства области, либо (в случаях внутренней переписки) в пределах установленной компетенции и предоставленных прав. При подписании документов совещательных органов на первом месте указывают не должность лица, а его обязанность в составе этого органа (например: Председатель комиссии, заместитель Председателя Правительства Рязанской области). При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой (по вертикали) в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне (по горизонтали). Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, временно отсутствует, то документ подписывает заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (исправления "И.о." и "Заместитель" вносятся машинописным способом или от руки). Недопустимо подписывать документ с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Представление документов на подпись осуществляется только через управление делопроизводства и контроля и через соответствующий секретариат Руководства. 4.24. Реквизиты "гриф согласования" и "визы согласования" используются для документирования факта согласования документа с органами (должностными лицами), полномочия и компетентность которых затрагиваются в документе, подтверждения достоверности и обоснованности документа, целесообразности создания, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям, ответственности должностных лиц за подготовленный документ. Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку (инициалы и фамилию), дату. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных интервала ниже слова СОГЛАСОВАНО. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа ниже реквизита "подпись", если другое не предусмотрено особенностями документа. Например: СОГЛАСОВАНО Руководитель управления Министерства Российской Федерации по налогам и сборам Рязанской области Подпись ______________ В.С.СОНЬКИН 15.06.2004 Если согласование производится письмом, протоколом и т.п., то гриф согласования включает название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, заверяющую печать. Например: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания коллегии Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Рязанской области от 30.07.2004 № 12 Если содержание документа затрагивает интересы многих сторон, то согласование документа может быть оформлено на отдельном листе - листе согласования. Листу согласования дается название, соответствующее названию документа. Например: ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ к проекту постановления Правительства Рязанской области "О проведении конкурса на право получения ипотечного займа в 2004 году" Замечания, особые мнения, дополнения и изменения, предлагаемые согласующими (визирующими) сторонами, оформляются, как правило, на отдельном листе, о чем при визировании делается отметка. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник правового управления Замечания аппарата Губернатора и прилагаются Правительства Рязанской области Подпись ___________ А.Н.Лазарев 18.06.2004 Визы согласования должностными лицами Аппарата проставляются ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне подлинника документа. Если документ (подлинник) является исходящим, например письмо, то визированию подлежит второй экземпляр документа, остающийся в деле Аппарата. Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. Замечания при визировании оформляются аналогично порядку, установленному для оформления согласования. Наличие замечаний и возражений при визировании и согласовании не является основанием для отказа согласующей стороны подтвердить собственной визой в установленном выше порядке, что документ просмотрен. При наличии замечаний исполнитель обязан принять меры к устранению недостатков в тексте документа либо письменно отразить свое отношение к последним. Об устранении недостатков докладывается возражавшей стороне. При этом против записи "замечания прилагаются" либо ниже текста самих замечаний делается запись "замечания устранены". Указанная запись заверяется визой возражавшей стороны. Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ. Согласование (визирование) документов осуществляется до их подписания (утверждения), если другое не предусмотрено нормативно. Документы без необходимых согласований на подпись не представляются. Порядок и особенности согласования отдельных видов документов определяются настоящей Инструкцией и в специальных случаях регулируются актами Правительства области. На согласование документы представляют исполнители. После согласования проекта внесение изменений в его текст (кроме редакционных, не изменяющих смыслового содержания, и стилистических) запрещается. При внесении изменений новая редакция проекта документа согласовывается вновь. Исполнитель, подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение установленного порядка его согласования. Обязательным требованием при согласовании документа является первоочередное визирование его исполнителем и сбор всех виз внутреннего согласования. Далее осуществляется согласование с руководителями подчиненных Правительству области органов. При наличии всех перечисленных виз документ может быть представлен для согласования в соответствующие федеральные органы государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа. Все документы, подписанные Губернатором области, подлежат визированию первым заместителем руководителя Аппарата. Ответственность согласующих сторон распространяется только на содержательную часть документа, находящуюся в их компетенции. 4.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. Порядок проставления оттисков печатей, виды печатей, используемых Правительством области, приведены в разделе 14 настоящей Инструкции. 4.26. Отметка о заверении копии Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. В Правительстве области выдаются и заверяются копии только тех документов, которые создаются в Аппарате (это положение не распространяется на архив Правительства области). Для формирования личных дел при приеме граждан на работу допускается изготовление копий с документов, выданных другими организациями (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о рождении детей, браке и т.п.). Копия документа заверяется должностным лицом с указанием должности, фамилии, инициалов и даты заверения копии. Например: Верно Начальник управления делопроизводства и контроля аппарата Губернатора и Правительства Рязанской области _________ Подпись ________ В.П.Славинский 22.06.2004 Подпись заверяется печатью должностным лицом, в компетенции которого находится вопрос или которому доверено заверение копий. 4.27. Отметка об исполнителе документа Документ, подготовленный группой исполнителей, визируется основным исполнителем. Отметка, в зависимости от вида документа, включает инициалы, фамилию (или одну фамилию) исполнителя, номер его телефона, в некоторых случаях должность и подпись. Например: для актов Губернатора и Правительства области: А.В.Батурин - начальник управления по связям с общественностью и информационной политике 21-61-70 Подпись для писем: Мельникова 27-27-41 Исполнитель первым визирует проект документа. Эта виза подтверждает, что исполнитель сверил рукопись проекта документа с машинописным текстом и несет ответственность за его содержание и оформление. Подпись исполнителя в данном реквизите проставляется на актах Губернатора и Правительства области, письмах и других документах, остающихся в деле Правительства области. Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу последнего листа оборотной стороны документа. На документах, направляемых в несколько адресов и подлежащих тиражированию, сведения об исполнителе указываются на лицевой стороне последнего листа документа (под подписью) в левом нижнем углу. При направлении документа в адрес Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти эта отметка делается только на оборотной стороне последнего листа документа. 4.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело свидетельствует о том, что работа над документом завершена. Документ считается исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена. Документы, поставленные на контроль, считаются исполненными после предоставления лицу, осуществляющему контроль, справки о результатах исполнения, подписанной исполнителем, или копий документов, подготовленных в соответствии с поручением по исполнению документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится в нижней части первого листа документа и состоит из слов "В дело", даты, подписи лица, направившего документ в дело. Отметку о направлении в дело исполненных документов Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, а также документов, требующих обязательного рассмотрения Руководством, ставит Губернатор области. Решение о направлении в дело исполненных документов, не имеющих резолюции Губернатора области, принимает руководитель структурного подразделения, давший поручение по исполнению документов, при этом отметку с указанием номера дела по номенклатуре проставляет сотрудник, ответственный за делопроизводство. Документы, не имеющие отметок об исполнении, считаются неисполненными и в дело не подшиваются. 4.29. Отметка о поступлении входящего документа содержит порядковый регистрационный номер и дату (при необходимости - часы и минуты). Регистрационный штамп проставляется в нижнем поле первого листа справа. 4.30. Идентификатор электронной копии документа проставляется только в случае ввода текста документа в базу данных АСКИД и включает имя файла на машинном носителе, фамилию и инициалы сотрудника, осуществившего ввод информации, а также (при необходимости) другие поисковые данные (дата, номер и др.) в зависимости от вида документа. 4.31. Общие требования к машинописному оформлению документов. Тексты документов печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows шрифтом Times New Roman № 14 через 1 межстрочный интервал, при небольших объемах текста допускается увеличение межстрочного интервала, но не более чем на 0,5 интервала, для формата A5 межстрочный интервал может быть уменьшен до 12 пт. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 30 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее. -------------------------------- <*> При оформлении всех реквизитов документов между инициалами и фамилией ставится пробел. <**> Администрацией Президента Российской Федерации и Аппаратом Правительства Российской Федерации установлены сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти, при этом применение сокращенных наименований ограничено. <***> Здесь и далее по тексту величина одного межстрочного интервала принимается равной 16 пунктам (16 пт). 5. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ, ПРОХОЖДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Правила подготовки и оформления проектов законодательных актов Рязанской области (в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 02.02.2006 № 28-р) 5.1.1. Разработка проектов областных законов (законопроектов) осуществляется структурными подразделениями Аппарата, исполнительными органами государственной власти области, другими инициативными сторонами (далее - разработчики) в соответствии с необходимостью урегулирования правоотношений посредством Закона Рязанской области. Разработка конкретного законопроекта осуществляется по указанию либо с одобрения Губернатора области. 5.1.2. Разработанный проект закона в пакете с обязательными материалами, подготовленными разработчиком законопроекта, направляется на согласование руководителю (руководителям) исполнительного органа (исполнительных органов) государственной власти области. 5.1.3. Согласованный руководителем (руководителями) исполнительного органа (исполнительных органов) государственной власти области проект закона в пакете с обязательными материалами, подготовленными разработчиком законопроекта, направляется со служебной запиской заместителю Губернатора области, руководителю Аппарата через управление делопроизводства и контроля Аппарата. В служебной записке излагается просьба о поручении соответствующим структурным подразделениям и должностным лицам Аппарата рассмотреть и согласовать законопроект. 5.1.4. В пакет документов, представленный разработчиком, входят следующие материалы: - текст законопроекта на бумажном носителе и в электронной форме (текстовой редактор Word for Windows или другой совместимый с ним) на дискете 3,5 дюйма; - пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта; - финансово-экономическое обоснование законопроекта (в случае необходимости); - перечень актов областного законодательства, подлежащих отмене, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с вступлением в силу закона, принятого на основании разработанного законопроекта; - лист согласования (в нем указывается перечень должностных лиц, в компетенцию которых входит сфера отношений, регулируемых разработанным законопроектом, а также разработчик законопроекта); - проект сопроводительного письма Губернатора области на имя председателя Рязанской областной Думы (в двух экземплярах). 5.1.5. Вышеуказанный пакет документов подлежит обязательной регистрации в управлении делопроизводства и контроля в день поступления. При этом к законопроекту прикладывается регистрационно-контрольная карточка установленного образца (приложение). Все дальнейшее движение пакета документов осуществляется через управление делопроизводства и контроля с отметками в регистрационно-контрольной карточке и журнале регистрации законопроектов. 5.1.6. Законопроект с поручением заместителя Губернатора области, руководителя Аппарата подлежит направлению на согласование руководителю (руководителям) структурного подразделения (структурных подразделений) Аппарата и далее - в правовое управление Аппарата. Правовое управление обеспечивает правовую экспертизу законопроекта и его полистное визирование только после согласования его всеми указанными выше заинтересованными лицами. 5.1.7. Правовое управление Аппарата в 5-дневный срок со дня поступления, а в случае рассмотрения объемного законопроекта (более 15 машинописных листов) в срок не более 10 дней согласовывает представленный законопроект либо готовит замечания, которые представляются разработчику для их устранения. Правовое управление вправе привлечь для подготовки правовой экспертизы специалистов структурных подразделений Аппарата, исполнительных органов государственной власти области. Сотрудник правового управления, проводящий экспертизу законопроекта, после рассмотрения законопроекта и его полистного визирования представляет его начальнику правового управления. Подпись в листе согласования к законопроекту проставляет начальник правового управления. Прошедший согласование в правовом управлении Аппарата законопроект представляется на согласование Вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства области, заместителю (заместителям) Председателя Правительства области, в компетенции которого (которых) находятся рассматриваемые в законопроекте вопросы. 5.1.8. Законопроект, прошедший согласование в соответствии с пп. 5.1.2 - 5.1.7, подлежит передаче советнику (советникам) Губернатора области, к полномочиям которого (которых) относится представление интересов Губернатора области в Рязанской областной Думе. 5.1.9. Проекты законов по наиболее актуальным вопросам или затрагивающие права и свободы граждан по поручению Вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области либо заместителя Губернатора области, руководителя Аппарата, заместителей Председателя Правительства области, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос, подлежат направлению для изучения в областную прокуратуру. 5.1.10. При поступлении законопроекта на согласование согласующее лицо проставляет в регистрационно-контрольной карточке дату поступления документа на согласование. Дата согласующей подписи проставляется в листе согласования. 5.1.11. При наличии у согласующего лица замечаний ниже собственной подписи в листе согласования делается запись: "Замечания прилагаются". О наличии замечаний разработчик информируется безотлагательно. 5.1.12. Замечания на законопроект согласующих лиц прилагаются к листу согласования. Разработчик вправе доработать законопроект с учетом замечаний. При несогласии с внесенными замечаниями разработчик, не внося изменений в законопроект, прикладывает к листу согласования информацию с мотивированным изложением собственного видения проблемы. Внесение изменений в законопроект в соответствии с замечаниями Губернатора области для разработчика является обязательным. 5.1.13. Проект закона (в том числе получивший положительный отзыв областной прокуратуры в соответствии с п. 5.1.9) представляется на рассмотрение Губернатору области Вице-губернатором - первым заместителем Председателя Правительства области, либо заместителем Губернатора области, руководителем Аппарата, либо заместителем Председателя Правительства области, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос. 5.1.14. По результатам рассмотрения Губернатором области принимается одно из следующих решений, отражаемое в сопроводительном письме или в резолюции: - одобрить законопроект и внести его на рассмотрение Рязанской областной Думы; - направить законопроект на доработку. 5.1.15. Законопроекты, подлежащие доработке, с соответствующей резолюцией Губернатора области возвращаются через управление делопроизводства и контроля разработчику. 5.1.16. Повторное прохождение доработанных законопроектов осуществляется в соответствии с вышеизложенным порядком. 5.1.17. Законопроекты и материалы к ним, одобренные Губернатором области, с сопроводительным письмом, подписанным им, направляются в Рязанскую областную Думу через управление делопроизводства и контроля. К копии сопроводительного письма, остающегося в деле, управлением делопроизводства и контроля прикладываются контрольно-учетная карточка, лист согласования и замечания согласующих сторон (при наличии). 5.1.18. Требования к подготовке и оформлению законопроектов должны отвечать требованиям Методических рекомендаций по юридико-техническому оформлению законопроектов, подготовленных Главным государственно-правовым управлением Президента Российской Федерации, Правовым управлением Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правовым управлением Аппарата Правительства Российской Федерации, Правовым управлением Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Министерством юстиции Российской Федерации (Москва, 2003 г.). 5.1.19. Законопроект печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата А4. 5.1.20. Законопроект должен иметь следующие реквизиты: На расстоянии 20 мм от верхнего среза листа в правом углу печатается слово "Проект", выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида акта - ЗАКОН РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ - печатается через 1 межстрочный интервал от строки, на которой размещено слово "Проект", прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. При этом словосочетание "Рязанской области" печатается ниже слова "Закон" через 1 межстрочный интервал. Название законопроекта отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем издан закон?" или в нем приводится название кодекса (например: Строительный кодекс Рязанской области). Текст законопроекта отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал с одной стороны листа. Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть; основная часть может подразделяться на части, разделы, главы, статьи. Названия статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы. Номера статей проставляются арабскими цифрами. Текст статьи печатается с нового абзаца. При отсутствии названия статьи слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация частей и пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи. Нумерация подпунктов осуществляется строчными буквами со скобкой. Подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Рязанской области", далее - место для подписи. Инициалы и фамилия указываются при оформлении принятого закона в областной Думе. Приложение к правилам подготовки и оформления проектов законодательных актов Рязанской области РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА К ПРОЕКТУ ЗАКОНА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ _______________ (введена Распоряжением Правительства Рязанской области от 02.02.2006 № 28-р) ---T--------------T--------------T-----------------¬ ¦NN¦ Кому передан ¦Дата передачи ¦ Дата возврата ¦ ¦пп¦ ¦ ¦ ¦ +--+--------------+--------------+-----------------+ ¦1.¦ ¦ ¦ ¦ +--+--------------+--------------+-----------------+ ¦2.¦ ¦ ¦ ¦ +--+--------------+--------------+-----------------+ ¦3.¦ ¦ ¦ ¦ +--+--------------+--------------+-----------------+ ¦4.¦ ¦ ¦ ¦ +--+--------------+--------------+-----------------+ ¦5.¦ ¦ ¦ ¦ +--+--------------+--------------+-----------------+ ¦6.¦ ¦ ¦ ¦ L--+--------------+--------------+------------------ 5.2. Правила подготовки и оформления постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Правительства области 5.2.1. Уставом (Основным Законом) Рязанской области установлены следующие виды нормативных правовых актов Губернатора и Правительства области: постановления Губернатора области и постановления Правительства области (далее - Постановления). В компетенцию Губернатора и Правительства области также входит принятие актов в форме распоряжений (далее - Распоряжения), которые не могут устанавливать норм права, за исключением установленных федеральным и областным законодательством. Постановления и Распоряжения (далее - Акты) готовятся во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов области, а также по поручению Губернатора области; Вице-губернатора, Председателя Правительства области; заместителя Губернатора, первого заместителя Председателя Правительства, руководителя аппарата Губернатора и Правительства области; заместителей Председателя Правительства области, заместителей руководителя аппарата Губернатора и Правительства области, по инициативе территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти области и структурных подразделений Аппарата в рамках их компетенции. 5.2.2. Постановления издаются в целях разрешения вопросов, связанных с деятельностью и компетенцией Губернатора и Правительства области. В форме Постановлений издаются нормативные правовые акты, содержащие правовые нормы, т.е. нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. 5.2.3. В форме Распоряжений издаются акты по вопросам хозяйственной деятельности, по личному составу, по вопросам ненормативного характера индивидуального применения, в том числе акты организационно-распорядительного и информационного характера, а также рассчитанные на однократное применение или обращенные к конкретным лицам. Акты по личному составу издаются в целях оформления приема на работу, перевода, увольнения, принятия мер дисциплинарного воздействия, поощрения, премирования сотрудников Аппарата. 5.2.4. Если проект Акта требует комментариев (пояснений), то он представляется на подпись с пояснительной запиской. 5.2.5. Исполнителями Актов могут являться руководители структурных подразделений Аппарата, исполнительных органов государственной власти области, территориальных органов федеральных государственных органов исполнительной власти в области. 5.2.6. В процессе подготовки Акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта федеральное законодательство и законодательство Рязанской области, включая разграничение предметов ведения и полномочий между органами государственной власти, практика применения соответствующих Актов и другие необходимые материалы по рассматриваемому вопросу. 5.2.7. При необходимости одновременно с разработкой проекта Акта должны быть подготовлены предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных Актов или их частей. Пункты об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных Актов или их частей включаются в постановляющую часть текста проекта Акта. Такие проекты представляются на подпись с приложением ранее изданных Актов. 5.2.8. Если при подготовке Акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные Акты или установлено наличие по одному и тому же вопросу нескольких Актов, то в целях их упорядочения разрабатывается новый единый Акт. В проект такого Акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных Актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу. 5.2.9. Обеспечение качественной подготовки, правильности оформления проектов Актов, полноты процедуры прохождения, в том числе их согласования с заинтересованными сторонами, определение рассылочного перечня возлагается на исполнителей, готовящих проекты. Исправления и правки в тексте проекта Акта, представляемого на подпись, включая сопроводительные документы, недопустимы. 5.2.10. Представление Акта на подпись осуществляется управлением делопроизводства и контроля через секретариат соответствующего должностного лица, уполномоченного его подписать. 5.2.11. Отклоненный проект Акта в обратном порядке возвращается исполнителю для переработки, а затем повторно согласовывается. 5.2.12. Хранение подлинников Актов (кроме Актов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну) осуществляет управление делопроизводства и контроля Аппарата. Внесение Актов в федеральный регистр 5.2.13. Внесению в федеральный регистр подлежат нормативные правовые акты Губернатора и Правительства области. 5.2.14. Управление делопроизводства и контроля направляет в управление Министерства юстиции Российской Федерации по Рязанской области (далее - Управление юстиции) копии Актов, а также официальные издания, в которых публикуются указанные Акты, в 7-дневный срок с момента их принятия. Ответственность за соблюдение указанных сроков в части отбора Актов и передачи их для отправки в управление делопроизводства и контроля возлагается на правовое управление Аппарата. Управление делопроизводства и контроля отправляет указанные Акты в Управление юстиции в день представления их правовым управлением. 5.2.15. Отрицательное юридическое заключение Управления юстиции направляется должностному лицу, подписавшему Акт. Правовое управление совместно с ответственным за подготовку Акта, в соответствии с поручением указанного должностного лица принимает меры либо по отмене Акта, либо по приведению его в соответствие с федеральным и областным законодательством, либо принимает другие адекватные меры, о чем сообщается в Управление юстиции в установленном порядке. 5.2.16. Изменения и дополнения в Акты, внесенные в федеральный регистр (независимо от того, содержат они правовые нормы или нет), а также признание подобных Актов утратившими силу осуществляются в приведенном выше порядке (п. 5.2.13 - 5.2.15). Вступление в силу Актов 5.2.17. Акты вступают в силу со дня их подписания, если иное не предусмотрено в самих Актах. В отдельных случаях в постановляющей части Акта, подлежащего опубликованию, может быть установлен конкретный срок вступления его в силу. Акты могут быть опубликованы полностью или в изложении, в этом случае в рассылке делается отметка: "Подлежит публикации в изложении". 5.2.18. Акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, вступают в силу после официального опубликования (кроме Актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера), в рассылке указывается: "Для публикации". 5.2.19. Официальным изданием для публикации Актов является газета "Рязанские ведомости". 5.2.20. Ответственность за своевременную публикацию Актов возлагается на управление по связям с общественностью и информационной политике Аппарата. Особенности оформления Актов 5.2.21. Акты оформляются на унифицированных бланках формата А4 с продольным расположением реквизитов (приложение № 1), соответствующих наименованию вида документа (Постановления, Распоряжения), и имеют, помимо бланочных, следующие обязательные реквизиты. 5.2.22. Дата и номер проставляются словесно-цифровым способом и выравниваются по центру, номер состоит из знака "N" и порядкового номера, например: "от 15 июня 2004 г. № 210". Акты нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. В постановлениях Губернатора области после порядкового номера через дефис добавляется буквосочетание "пг", в распоряжениях Губернатора области - "рг", в распоряжениях Правительства области - буква "р", в распоряжениях по личному составу - "р/л", в распоряжениях о предоставлении отпусков, направлении в командировки - "р/к". Дата и регистрационный номер подписанного Акта проставляются управлением делопроизводства и контроля. 5.2.23. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста Акта, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру текста. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формируется при помощи отглагольных существительных (например: "О введении...", "Об утверждении...", "О создании...", "О премировании...", "Об объявлении взыскания...") или существительных, указывающих на предмет (например: "Об итогах...", "О мерах..."). Заголовок имеют Постановления, Распоряжения заголовков не имеют. Заголовок отделяется от реквизита "Вид Акта" 3 - 4 межстрочными интервалами. 5.2.24. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом № 14. Левая граница текстового поля располагается на расстоянии 35 мм от левого среза листа. Текст выравнивается по левой и правой границам текстового поля; первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст Акта, как правило, состоит из двух взаимосвязанных частей - констатирующей (преамбулы) и постановляющей (в распоряжениях - распорядительной). Констатирующая часть является введением в существо вопроса и обосновывает издание Акта. В ней могут быть кратко перечислены факты, события, дана им оценка. Для Актов по основной деятельности констатирующая часть обязательна. Постановляющая часть постановлений Губернатора области начинается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", а постановлений Правительства области - словами "Правительство Рязанской области ПОСТАНОВЛЯЕТ". Слова "ПОСТАНОВЛЯЮ", "ПОСТАНОВЛЯЕТ" печатаются прописными буквами в продолжение констатирующей части, при этом не допускается перенос части этих слов на следующую строку. Текст постановляющей части печатается с красной строки. Формулировки постановляющей части Акта должны быть конкретными, четкими, ясными, не допускающими двояких толкований, не противоречить ранее изданным Актам. Постановляющая часть проектов Актов, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой (например: а), б), в) или 1), 2), 3). После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой подпункты начинают со строчной буквы и отделяют точкой с запятой. Если подпункт состоит из нескольких абзацев, то они отделяются друг от друга точками. Пункт может подразделяться на абзацы. Они не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт. Абзац следует начинать с прописной буквы, а последнюю строку абзаца заканчивать точкой. Если в постановляющей части Акта предписываются различные действия структурным подразделениям, организациям, учреждениям, то их наименования указываются в дательном падеже, а должностное лицо - в скобках в именительном падеже. Например: "Управлению экономического развития и торговли области (В.Ю.Тихвинский)..." Исполнители могут указываться обобщенно. Например: "Руководителям структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства области..." В тех случаях, когда в постановляющей части текста соответствующие действия предписываются конкретному должностному лицу, его должность называется полностью с указанием инициалов и фамилии в дательном падеже. Например: "Начальнику управления топливно-энергетического комплекса и жилищно-коммунального хозяйства области В.Е.Артемову..." Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "разработать", "обеспечить", "подготовить", "организовать", "зачислить", "возложить", "предоставить" и т.п. Срок исполнения, как правило, устанавливается в отдельности для каждого задания (пункта). Не допускается формулировка конкретных заданий без установления соответствующего срока исполнения. Как правило, в последнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением Акта. Если текст Акта имеет несколько страниц, то они нумеруются, начиная со второй, арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. В Актах о приеме на работу необходимо указывать: фамилию, имя, отчество (полностью), на какую должность, в какое подразделение, с какого числа оформляется сотрудник, вид приема на работу (постоянную, с испытательным сроком, временную - на определенный срок, по совместительству), особые условия работы (неполный рабочий день и т.д.). 5.2.25. Подпись. Постановления Губернатора области подписываются Губернатором области либо, в случаях, определенных Уставом (Основным Законом) области, Вице-губернатором, Председателем Правительства области. Постановления Правительства области подписываются Губернатором области либо Вице-губернатором, Председателем Правительства области в соответствии с их полномочиями. Распоряжения Губернатора области подписываются Губернатором области либо, в случаях, определенных Уставом (Основным Законом) Рязанской области, Вице-губернатором, Председателем Правительства области. Распоряжения Правительства области подписываются Вице-губернатором, Председателем Правительства области, заместителем Губернатора, первым заместителем Председателя Правительства, руководителем аппарата Губернатора и Правительства области в соответствии с распределением должностных обязанностей. Подписание Актов осуществляется в соответствии с п. 4.23 настоящей Инструкции. 5.2.26. Список рассылки Акта составляет исполнитель документа и начинается словом: "Разослать:". При формировании рассылочного перечня следует придерживаться следующих правил: вначале указываются инициалы и фамилии Руководства и руководителей структурных подразделений Аппарата, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос или на которых возлагается контроль, затем - наименования исполнительных органов государственной власти области, органов местного самоуправления, учреждений и организаций (перечень конкретных адресатов, которым в Акте предписывается осуществление определенных действий). Обязательным элементом рассылки является указание: "Для публикации", "Не для публикации", "Подлежит публикации в изложении". Рассылочный перечень печатается на свободном месте последней страницы документа ниже подписи перед согласующими визами, при отсутствии свободного места - на оборотной стороне последней страницы в нижней части листа выше отметки об исполнителе. В случае необходимости (непостоянные адресаты) исполнитель обязан приложить к рассылочному перечню почтовые адреса адресатов на отдельном листе. Список адресатов обязательного рассылочного перечня (приложение № 9) в данном реквизите не отражается. Рассылаемые копии Актов заверяются печатью управления делопроизводства и контроля и направляются по указанным адресатам. В областную Думу Постановления направляются не позднее 3-дневного срока после их подписания. Если список рассылки включает большое количество адресатов, то в рассылочном перечне указывается: "согласно прилагаемому списку", а сам список рассылки оформляется на отдельном листе и визируется исполнителем Акта. 5.2.27. Отметка об исполнителе в Актах проставляется на оборотной стороне последнего листа внизу страницы слева в соответствии с п. 4.27. Подпись исполнителя завершает этап подготовки проекта Акта и предшествует сбору виз согласования документа. 5.2.28. Визы согласования проставляются на последнем листе Акта ниже рассылочного перечня (приложение № 8). Данный реквизит может быть оформлен на листе согласования согласно п. 4.24 Инструкции (приложение № 7). Проект Акта подлежит согласованию с заинтересованными ведомствами (должностными лицами), если такое согласование является обязательным в соответствии с федеральным или областным законодательством, а также если в Акте содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся этих ведомств (должностных лиц), или затрагивается сфера их деятельности. Процедура согласования Актов обязательна с Вице-губернатором, Председателем Правительства области; заместителем Губернатора, первым заместителем Председателя Правительства, руководителем аппарата Губернатора и Правительства области, либо заместителем Председателя Правительства области, в компетенции которых находится вопрос, с правовым управлением, с управлением делопроизводства и контроля. Правовое управление обеспечивает правовую экспертизу проекта Акта и его полистное визирование, включая приложения, после согласования его всеми заинтересованными лицами, до согласования управлением делопроизводства и контроля. Полистное визирование Акта сотрудником правового управления осуществляется на оборотной стороне листа в нижнем поле слева. Должностные лица Правительства области, Аппарата, руководители исполнительных органов государственной власти области осуществляют согласование проектов Актов, как правило, в день представления, а по проектам, требующим дополнительной проработки, в срок, не превышающий 3 рабочих дней. Должностные лица Аппарата при наличии замечаний или возражений по содержательной части проекта Акта обязаны, если это возможно, предложить исполнителю пути устранения последних. При наличии у визирующего проект Акта особого мнения (замечаний) делается отметка при визировании: "Замечания прилагаются". Акт передается на подпись при наличии всех согласующих виз. Если в процессе согласования в проект Акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания (за исключением полистного визирования сотрудником правового управления). 5.2.29. Приложения к проектам Актов оформляются на отдельных листах бумаги и в обязательном порядке имеют заголовок. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании самих Актов. В таблицах допускается использование шрифта меньшего размера, но не менее № 12. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Каждое приложение визируется исполнителем проекта на последней странице в нижней ее части. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению" или "прилагается", то в верхнем правом углу первой страницы приложения пишется слово "Приложение", далее через 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на Акт: Приложение к постановлению Губернатора Рязанской области от 00.00.0000 № 000 При наличии в тексте Акта формулировки "Утвердить (или принять) прилагаемое Положение... (или иной документ)" в приложении перед его заголовком помещается гриф, располагающийся так же, как и в первом случае, следующего содержания: УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Рязанской области от 00.00.0000 № 000 или УТВЕРЖДЕН постановлением Губернатора Рязанской области от 00.00.0000 № 000 Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Первое слово заголовка приложения может выделяться прописными буквами, печататься вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок приложения отделяется от даты и номера Акта 2 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф в заголовочной части таблицы нумеруются и на следующей странице приводят только их номера. Порядок оформления табличных документов приведен в приложении № 31. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах и других подобных документах разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте Акта. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии, равном примерно 1,5 - 2 межстрочным интервалам. Длина черты 2 - 3 см. Образцы оформления Актов и приложений к ним приведены в приложениях № 5, 6, 8. 5.3. Общие требования к подготовке поручений 5.3.1. Поручением является указание по исполнению документа или осуществлению каких-либо мер в рамках реализуемых задач, адресуемое конкретному должностному лицу или группе должностных лиц. 5.3.2. Подготовка проектов поручений может осуществляться правовым управлением Аппарата (по нормативно-правовым актам Российской Федерации, Президента и Правительства России, законам области), сектором приема, учета, отправки документов и архива (по входящей корреспонденции организаций), отделом по работе с обращениями граждан (по письмам граждан), отделом организационной работы (по задачам, вытекающим из заседаний Правительства, других совещательных органов, планов подготовки организационных мероприятий и других), советниками и помощниками Губернатора (в соответствии с должностными полномочиями). 5.3.3. Поручения Губернатора; Вице-губернатора, Председателя Правительства; заместителя Губернатора, первого заместителя Председателя Правительства, руководителя аппарата Губернатора и Правительства; заместителей Председателя Правительства области, заместителей руководителя Аппарата окончательно формируются соответствующими секретариатами. 5.3.4. Поручения могут быть оформлены в виде резолюции либо в другом виде, например в форме таблицы (приложение № 10), при этом во всех случаях при подготовке поручений должны соблюдаться требования, изложенные в п. 4.18 настоящей Инструкции. 5.3.5. Проекты поручений докладываются подписывающему их должностному лицу, как правило, в день поступления. 5.3.6. Поручения, подписанные Губернатором области, визируются первым заместителем руководителя Аппарата. 5.3.7. Поручения ставятся на контроль, вводятся в базу данных АСКИД (вносятся в регистрационно-контрольные формы) секретариатами соответствующих руководящих должностных лиц. 5.3.8. После подписания поручений их копии в обязательном порядке рассылаются должностным лицам, указанным в поручении. В необходимых случаях поручения могут рассылаться заинтересованным организациям, не указанным в поручении. Если поручение направляется более чем в четыре адреса, то к нему прилагается список рассылки, подготовленный и подписанный исполнителем. В необходимых случаях исполнитель прикладывает почтовые адреса адресатов. 5.3.9. Подписанное поручение вместе с документами и необходимым количеством копий передается в управление делопроизводства и контроля для последующей рассылки. 5.3.10. Организациям и должностным лицам рассылаются, как правило, копии поручения и документов, по которым оно дано. Подлинник поручения Губернатора, на котором проставлена отметка об отправке его копий адресатам, и соответствующие документы остаются в секторе приема, учета, отправки документов и архива управления делопроизводства и контроля. 5.3.11. Сведения об оформленных поручениях и ходе их исполнения вводятся ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении в регистрационно-контрольные карточки базы данных АСКИД. 5.4. Правила подготовки и оформления положений, инструкций 5.4.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системносвязанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Губернатора или Правительства области. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов. Положения и инструкции утверждаются, как правило, путем издания Актов об их утверждении и оформляются как приложения к ним. Допускается их принятие с использованием грифа утверждения документа, если они распространяют свое действие только внутри Аппарата. Решение о порядке и форме принятия положений и инструкций находится в ведении Губернатора и Правительства области. 5.4.2. Порядок подготовки и оформления положений и инструкций соответствует правилам подготовки законодательных актов (п. 5.1) и имеет следующие особенности: Заголовок печатается через 1,5 межстрочных интервала от наименования вида документа, начинается с прописной буквы, печатается строчными. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слова ПОЛОЖЕНИЕ (ИНСТРУКЦИЯ). Заголовок к тексту положения (инструкции) отвечает на вопрос "О чем?". Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Например: Должностная инструкция начальника отдела). Констатирующей частью положения (инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения и т.д. Текст проекта положения, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа ("Проект вносится на рассмотрение...", "Справка должна содержать сведения..."). В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и т.п. Основной текст положения (инструкции) может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия. Разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты арабскими. Допускается также нумеровать разделы арабскими цифрами, а подразделы нумеровать в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например: 1.2). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например: 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 1.2.2.1). При наличии приложений в тексте на них обязательно делается ссылка. 5.5. Правила оформления протоколов заседаний Правительства и других совещательных органов 5.5.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопроса и принятия решений заседаний Правительства области, советов, комиссий, совещаний, конференций, собраний и иных мероприятий (далее - заседания)<*>. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.д. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Аппарата и другими организациями, на которые возложена их подготовка. Ведение протокола во время заседания, сбор материалов и оформление протокола возлагаются в соответствии с видом мероприятия на секретаря заседания или сотрудников отдела организационной работы Аппарата. 5.5.2. Протоколы печатаются на общих бланках шрифтом № 14. При оформлении протоколов рекомендуется придерживаться порядка расположения реквизитов, приведенного в приложении № 11. Особенности оформления отдельных реквизитов приводятся ниже. Дата и номер протокола Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 1,5 - 2 межстрочных интервала от реквизита "Наименование документа". Датой протокола является дата заседания. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Правительства области, протоколы советов, комиссий и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, присвоенные организациями, принимавшими участие в заседании. Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются: присутствующие, повестка дня, докладчики по каждому пункту повестки дня. Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. В основной части протоколов используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола<**>. Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Текст решения (постановления) строится по образцу текста Акта и печатается полностью. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения. Документ, утвержденный на заседании, прилагается к протоколу. Подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и включает обязанность подписывающего лица в составе совещательного органа, наименование его должности, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. 5.5.3. Протоколы заседаний, проводимых Губернатором или Правительством области, оформляются по установленной форме и представляются на подпись соответствующим секретариатом. Протоколы заседаний оформляются сектором протокола отдела организационной работы Аппарата. На протоколах заседаний Правительства проставляется пометка "Для служебного пользования". Необходимость использования пометки "Для служебного пользования" на протоколах других видов заседаний и совещаний определяется должностными лицами, осуществляющими подготовку этих мероприятий. Протоколы заседаний, проводимых заместителем Губернатора, первым заместителем Председателя Правительства, руководителем аппарата Губернатора и Правительства области или заместителями Председателя Правительства области, оформляются подготовившими их структурными подразделениями или секретариатами. 5.5.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки. Список составляет и подписывает ответственный за подготовку вопроса исполнитель. Список рассылки согласовывается с председательствующим на заседании. Представление протоколов на размножение осуществляется структурными подразделениями, подготовившими заседание. Рассылка заверенных копий протоколов осуществляется управлением делопроизводства и контроля по рассылочному перечню. Копии протоколов, повесток дня заседаний и материалов к ним уничтожаются по миновании надобности в них. 5.5.5. Подлинники документов заседаний с визами сотрудников, ответственных за подготовку, до сдачи в ведомственный архив хранятся: - протоколы заседаний Правительства области и других совещательных органов при Губернаторе области и Вице-губернаторе, Председателе Правительства области - в секторе протокола отдела организационной работы Аппарата; - протоколы заседаний, проводимых заместителем Губернатора, первым заместителем Председателя Правительства, руководителем Аппарата Губернатора и Правительства или заместителями Председателя Правительства области - в соответствующих секретариатах. Хранение протоколов заседаний осуществляется с включением их в номенклатуру дел соответствующих подразделений Аппарата. 5.5.6. Подлинники материалов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются по надобности для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. 5.6. Правила оформления решений заседаний Правительства области и других совещательных органов 5.6.1. Правила подготовки, порядок и сроки прохождения документов совещательных органов определяются положениями о них, утверждаемыми Губернатором или Правительством области в установленном порядке. 5.6.2. Проекты решений совещательных органов в обязательном порядке визируются исполнителем документа, руководителями заинтересованных структурных подразделений аппарата и иных органов и организаций. В случаях, когда заседание совещательного органа проводится под председательством Губернатора области, Вице-губернатора, Председателя Правительства области, проекты решений этих заседаний в обязательном порядке визируются курирующим вопрос заместителем Губернатора, первым заместителем Председателя Правительства, руководителем Аппарата Губернатора и Правительства области или заместителями Председателя Правительства области и сотрудником правового управления Аппарата. 5.6.3. Требования к оформлению решений совещательных органов в основном соответствуют требованиям, предъявляемым при подготовке проектов актов Губернатора и Правительства области (приложение № 11а). Решения Правительства печатаются на бланке установленной формы, решения других совещательных органов печатаются на общих бланках. Решение Правительства должно иметь заголовок. 5.6.4. Распорядительная часть текста решения совещательного органа начинается словами "Правительство Рязанской области (совет, комиссия и т.п.) РЕШИЛО (решил, решила)", напечатанными с новой строки. Слово РЕШИЛО (решил, решила) печатается прописными буквами. 5.6.5. Решение Правительства подписывается Вице-губернатором, Председателем Правительства области. Решение совещательного органа подписывается его председателем, поэтому должность подписанта в составе совещательного органа ставится на первое место. Например: Председатель совета, заместитель Губернатора, первый заместитель Председателя Правительства, руководитель аппарата Губернатора и Правительства Рязанской области ______________________ Подпись ______________ В.Г.Франк Если проведение заседания поручено одному из членов коллегиального органа, то подпись оформляется следующим образом: Председательствующий на заседании комиссии, заместитель Председателя Правительства Рязанской области _________ Подпись ___________ Н.В.Мужихов Решения заседаний, проведенных совместно с другими исполнительными органами государственной власти, оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) и подписываются руководителями этих органов. 5.6.6. Рассылка решений заседаний осуществляется на основании рассылочного перечня, который составляется структурным подразделением, ответственным за подготовку вопроса, подписывается его руководителем и согласовывается с курирующим этот вопрос заместителем Губернатора, первым заместителем Председателя Правительства, руководителем аппарата Губернатора и Правительства или заместителем Председателя Правительства области. 5.7. Правила оформления стенограмм заседаний совещательных органов и иных совещательных мероприятий Стенограммы заседаний коллегий, советов, комиссий и иных мероприятий печатаются на бумаге формата А4. Стенограмма имеет следующие реквизиты: Гриф и пометка ограничения доступа к документу печатается на первом листе документа в правом верхнем углу. Наименование вида документа - слово "СТЕНОГРАММА" печатается прописными буквами центрованным способом. Вид заседания (коллегия, совет, комиссия или иное мероприятие) печатается в соответствующем падеже ниже реквизита "Наименование вида документа" центрованным способом и отделяется от предыдущего реквизита 1,5 - 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру. Дата проведения заседания оформляется словесно-цифровым способом и ограничивается правым полем, печатается через 1,5 - 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Место проведения заседания (название города или наименование организации, в которой проводилось заседание) печатается ниже реквизита "Вид заседания" от левой границы текстового поля на одной строке с реквизитом "Дата". Текст отделяется от предыдущего реквизита 1,5 - 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал и отражает дословное содержание сказанного участвующими в заседании лицами. Виза исполнителя документа ставится на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу. 5.8. Правила оформления служебных писем 5.8.1. Служебные письма готовятся: - как ответы о выполнении поручений федеральных органов государственной власти; Губернатора; Вице-губернатора, Председателя Правительства; заместителя Губернатора, первого заместителя Председателя Правительства, руководителя аппарата Губернатора и Правительства или заместителя Председателя Правительства области; - как исполнение поручений Руководства по рассмотрению обращений граждан; - как сопроводительные письма к проектам законодательных актов области и нормативных правовых актов Правительства области; - как ответы на запросы различных организаций, предприятий, учреждений и частных лиц; - как инициативные письма. Не допускается установление в письмах нормативных правовых норм. 5.8.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителей. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. 5.8.3. Служебные письма печатаются с использованием бланков с продольным или угловым расположением реквизитов формата А4 (приложение № 2). Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. 5.8.4. При оформлении писем используются следующие формы изложения текста: - от первого лица множественного числа ("считаем целесообразным включить в план", "направляем на ваше рассмотрение"); - от третьего лица единственного числа ("Правительство считает возможным", "управление не возражает"). В документах, составляемых должностными лицами и адресованных руководителю (докладные записки, объяснительные записки, заявления), используется форма изложения от первого лица единственного числа (например: "предлагаю направить", "считаю необходимым", "полагаю целесообразным"). 5.8.5. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, послужившие основанием составления письма, во второй части, начинающейся с абзаца, излагаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. При ссылке в тексте на какой-нибудь документ указываются его данные в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок. Например: "В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 26.07.2003 № 610 "Об утверждении Типового положения..." В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке. 5.8.6. Датой письма является дата его подписания. Если авторами письма являются две и более организации (совместное письмо), то дата его должна быть единой. Право подписи служебных писем устанавливается распределением обязанностей (полномочиями) должностных лиц, должностными инструкциями или положениями о структурных подразделениях. При рассмотрении права подписи письма должна учитываться служебная этика. Служебные письма в адрес федеральных органов власти подписываются Губернатором и Вице-губернатором, Председателем Правительства области. 5.8.7. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются, не регистрируются и возвращаются исполнителям. 5.8.8. При оформлении писем в адрес зарубежных корреспондентов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендует Департамент государственного протокола Министерства иностранных дел Российской Федерации. 5.9. Правила оформления справок, пояснительных записок и других справочно-информационных материалов Справки, служебные, докладные и пояснительные записки, информации и т.п. оформляются либо с применением общих бланков (для документов, выходящих за пределы Аппарата), либо без применения бланков (для внутренних документов) на стандартных листах формата А4 и имеют следующие реквизиты: Адресат, в качестве которого могут быть Губернатор области; Вице-губернатор, Председатель Правительства области; заместитель Губернатора, первый заместитель Председателя Правительства, руководитель аппарата Губернатора и Правительства или заместители Председателя Правительства области; руководители структурных подразделений Аппарата; другие должностные лица. Для отдельных видов документов (например, пояснительная записка к законопроекту) этот реквизит может отсутствовать. Как правило, в этом случае прикладывается сопроводительное письмо с этим же реквизитом. Наименование вида документа (пояснительная записка, справка, информация) печатается прописными буквами, на расстоянии 30 мм от верхнего среза листа и выравнивается по центру, точка не ставится. Заголовок печатается через 1,5 межстрочного интервала ниже предыдущего реквизита строчными буквами через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Например: СПРАВКА о работе управления делопроизводства и контроля аппарата Губернатора и Правительства Рязанской области за I полугодие 2004 года Для отдельных видов документов существуют жесткие требования к наполнительной сути заголовка. Так, например, в пояснительной записке к законопроекту необходимо указывать полное название законопроекта. Например: ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА к проекту закона Рязанской области "О внесении изменений и дополнений в Закон Рязанской области "Об областном бюджете на 2004 год" Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом № 14 через 1,5 межстрочных интервала на расстоянии 35 мм от левого среза листа. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст пояснительной записки к законопроекту должен сопровождаться обоснованием необходимости принятия законопроекта, включающим развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия. В тексте пояснительной записки к Акту кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, социальные последствия принятия Акта, наличие разногласий, результаты проработки, экспертизы и согласования, необходимость внесения изменений (отмены) ранее принятых Актов. Подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами. Справка (записка, информация и т.д.) подписывается руководителем подразделения или сотрудником, подготовившим документ, с указанием должности, инициалов и фамилии. Если подписей несколько, то они располагаются в порядке, определяемом должностным положением (как правило, одна под другой), и отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. Реквизит "Подпись" оформляется в соответствии с п. 4.23. Визы Приложения к справке, пояснительной записке и другим справочно-информационным материалам визируются руководителем подразделения и исполнителем, подготовившим справку. Визы размещаются на лицевой стороне последнего листа каждого приложения. Дата составления документа указывается после подписи в левом нижнем углу цифровым способом. Например: 13.06.2004. 5.10. Особенности оформления и прохождения договоров, соглашений и контрактов Общие положения 5.10.1. Проекты договоров, соглашений, контрактов (далее - Договоры) могут быть внесены для подписания сторонними организациями, предприятиями, а также подготовлены специалистами соответствующих подразделений Аппарата или исполнительных органов государственной власти области во взаимодействии с должностными лицами сторон - участников Договора. 5.10.2. В соответствии с Уставом (Основным Законом) Рязанской области право заключения Договоров от имени области предоставлено Губернатору области, от имени Правительства области - Вице-губернатору, Председателю Правительства области. В соответствии с распределением должностных обязанностей право подписания Договоров может быть предоставлено заместителю Губернатора, первому заместителю Председателя Правительства, руководителю аппарата Губернатора и Правительства области; заместителям Председателя Правительства и руководителя аппарата Губернатора и Правительства области. 5.10.3. Информация, содержащаяся в Договорах, относится к конфиденциальной и не подлежит разглашению. 5.10.4. Настоящие требования распространяются как на работу по разработке самих Договоров, так и на внесение в них изменений и дополнений. 5.10.5. Все разногласия, возникающие в процессе заключения и после заключения Договоров, разрешаются в соответствии с действующим законодательством. Правила подготовки и прохождения Договоров 5.10.6. Подготовка Договора к подписанию, проверка репутации и финансовой надежности другой договаривающейся стороны, получение необходимых согласований производится структурным подразделением Аппарата либо исполнительным органом государственной власти области, в компетенцию которого входит круг затрагиваемых в Договоре вопросов. 5.10.7. К проекту Договора, представляемого на подпись, прикладываются следующие документы: - проект Договора в количестве экземпляров, равном числу договаривающихся сторон; - заверенная копия документа о регистрации (копия устава или другие учредительные документы) юридического лица; - документ, подтверждающий полномочия представителя другой договаривающейся стороны; - протокол заседания конкурсной комиссии - при заключении Договора по результатам конкурса; - экономическое обоснование условий Договора (если Договор направлен на обеспечение государственных нужд области). При заключении Договора, затрагивающего вопросы жизнедеятельности области либо влияющего на ее социально-экономическое развитие, от другой стороны могут быть затребованы и другие дополнительные документы. 5.10.8. Процессу согласования проекта Договора предшествует его полистное визирование исполнителем документа (с указанием должности, фамилии, инициалов и телефона на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу). 5.10.9. Проект Договора подлежит обязательному согласованию: - с заместителем Председателя Правительства области, в компетенции которого находится круг рассматриваемых вопросов и в подчинении которого находится структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта; - с консультантом правового управления Аппарата (юридическая экспертиза); - с руководителем Аппарата и начальником отдела бухгалтерского учета, контроля и отчетности Аппарата при заключении Договоров хозяйственного (материально-технического) обеспечения деятельности Аппарата; - с начальником управления экономического развития и торговли области в случае заключения международного Договора и других Договоров, входящих в компетенцию указанного управления; - с должностными лицами, в компетенцию которых входит круг затрагиваемых в проекте вопросов. Ответственность за полноту согласования проекта Договора возлагается на структурное подразделение Аппарата (исполнительный орган государственной власти), отвечающее за подготовку проекта. 5.10.10. При проведении юридической экспертизы консультант правового управления осуществляет полистное визирование проекта Договора и при наличии замечаний, установленных противоречиях действующему законодательству готовит правовое заключение. Наличие замечаний отражается консультантом правового управления при визировании последнего листа проекта Договора. 5.10.11. Замечания должностных лиц, принимающих участие в согласовании проекта Договора, оформляются на отдельном листе. При этом виза согласующего лица сопровождается пометкой "Замечания прилагаются". 5.10.12. Согласующие визы должностных лиц Правительства области (кроме случаев полистного визирования) проставляются на лицевой стороне последнего листа Договора, а при отсутствии места - на оборотной. При большом количестве согласующих составляется лист согласования. 5.10.13. Все служебные отметки должностных лиц Правительства области делаются только на экземпляре Договора, подлежащего хранению в Аппарате. 5.10.14. Договоры передаются на подпись Губернатору области и другим лицам, указанным в п. 5.10.2, через соответствующие секретариаты. 5.10.15. Подписанный Договор подлежит регистрации в день подписания. Ответственность за представление Договора к регистрации возлагается на структурное подразделение, инициировавшее данный вопрос. 5.10.16. Договоры, предусматривающие использование бюджетных средств, подписанные Вице-губернатором, Председателем Правительства области; заместителями Председателя Правительства области от имени Правительства области, подлежат докладу Губернатору области в 5-дневный срок. Рекомендуемые требования к оформлению Договоров 5.10.17. Структура, содержательное наполнение, оформление Договора должно отвечать цели Договора и соответствовать требованиям, установленным действующим законодательством Российской Федерации. 5.10.18. Проект Договора печатается в количестве, соответствующем количеству сторон - участников Договора, на стандартных листах бумаги формата А4. Все страницы Договора нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются посередине верхнего поля. 5.10.19. На первой странице документа в центре текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом печатается слово "ДОГОВОР" ("СОГЛАШЕНИЕ", "КОНТРАКТ"). 5.10.20. В преамбуле документа указываются юридические наименования участников Договора, а также их представителей, уполномоченных на заключение Договора, с указанием фамилии, имени, отчества, занимаемой должности и документа, подтверждающего их полномочия в подписании Договора (устав, положение, доверенность и т.д.). 5.10.21. Подписи сторон, как правило, располагаются на одном уровне (по горизонтали) и заверяются печатями. Если другой стороной Договора является территориальный орган федерального государственного органа исполнительной власти в области или организация (предприятие) области, то подписание представителем данной стороны предшествует подписанию Губернатором области (уполномоченным должностным лицом) и его подпись располагается справа. Если другой стороной Договора является федеральный орган исполнительной власти, то подписание Договора Губернатором области (уполномоченным должностным лицом) предшествует подписанию представителем федерального органа; подпись представителя федерального органа в этом случае располагается слева. 5.10.22. Регистрационный номер Договора составляется из регистрационных номеров сторон (через косую черту или дефис), который размещается в продолжение строки со словом "ДОГОВОР" или строкой ниже названия документа. Дата и место подписания проставляются ниже регистрационных номеров. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Регистрационные номера каждой из сторон и дата могут проставляться ниже подписей уполномоченных на подписание Договора лиц. 5.10.23. Регистрационный номер Договора, присваиваемый управлением делопроизводства и контроля, состоит из порядкового номера в пределах календарного года и через дефис - условного номера структурного подразделения (номера приемной). 5.10.24. Регистрационный учет Договоров ведется в журналах (в учетных формах) уполномоченных на то структурных подразделений. Передача Договоров на хранение 5.10.25. Один из экземпляров Договора, подписанных обеими сторонами и зарегистрированных, хранится в структурном подразделении Аппарата, в номенклатуре дел которого находится данный вид Договоров, с последующей передачей на хранение в ведомственный архив. 5.10.26. Контроль за сроком подписания Договора другой стороной возлагается на руководителя подразделения, являющегося ответственным за его подготовку. 5.10.27. Договор, не подписанный другой стороной, по представлению служебной записки за подписью руководителя, в компетенции которого находится вопрос, подлежит снятию с регистрации, о чем делается соответствующая отметка в учетных формах. 5.10.28. Хранение оригиналов Договоров в структурных подразделениях, в номенклатуре дел которых данный вид документов не значится, запрещено. -------------------------------- <*> При подготовке и оформлении протоколов необходимо учитывать, что коллегиальные совещательные органы, формируемые и созываемые Губернатором и Правительством, не могут принимать нормативных правовых решений, а носят совещательный или рекомендательный характер. <**> Краткая форма протокола применяется в том случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов, выступлений и др., об этом делается соответствующая запись. 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПАРЛАМЕНТСКИМИ ЗАПРОСАМИ, ЗАПРОСАМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ ЧЛЕНОВ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ, ДЕПУТАТОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ И ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ 6.1. Рассмотрение запросов и обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы и Рязанской областной Думы (далее - Запросы и Обращения) осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Рязанской области о статусе членов Совета Федерации и статусе депутатов. В качестве Запроса или Обращения рассматривается письмо, написанное на бланке (установленного образца) члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Рязанской областной Думы, имеющее соответствующую подпись и регистрационные реквизиты. 6.2. Запрос или Обращение регистрируется в день поступления либо не позднее следующего дня, направляется сектором приема, учета, отправки документов и архива Губернатору области либо должностному лицу, которому оно адресовано. 6.3. Все поручения Губернатора области по Запросам и Обращениям ставятся на контроль. 6.4. По поручению Губернатора области подготовка ответа по Запросу или Обращению поручается, как правило, должностным лицам Аппарата по принадлежности решаемых вопросов. Запросы и Обращения не направляются тем должностным лицам, действия которых обжалуются. 6.5. Должностное лицо, в компетенцию которого входит рассмотрение данного вопроса, готовит проект ответа, в случае необходимости согласовывает его с другими должностными лицами и направляет для подписания Губернатору области. 6.6. Запросы и Обращения подлежат рассмотрению в соответствии с федеральными законами, законодательством области в сроки согласно приложению № 18. 6.7. Рассмотрение Запроса или Обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и обратившемуся дан письменный ответ. 6.8. Ответы на парламентские Запросы, Запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы подписываются Губернатором области или Вице-губернатором, Председателем Правительства области. Ответы на Запросы и Обращения к структурным подразделениям и должностным лицам Аппарата подписываются руководителями соответствующих структурных подразделений (должностными лицами) Аппарата, при этом проект ответа согласовывается в соответствии с должностной подчиненностью. 6.9. Ведение делопроизводства по Запросам возлагается на сектор приема, учета, отправки документов и архива, а в структурных подразделениях Аппарата - на соответствующих руководителей. 7. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН (в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 16.11.2006 № 453-р) 7.1. Общие положения 7.1.1. Организация рассмотрения обращений (предложений, жалоб, заявлений) и прием граждан в Правительстве области ведется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Закон). 7.1.2. Работу, связанную с учетом и организацией рассмотрения письменных и устных обращений граждан, в Правительстве области выполняют сотрудники отдела по работе с обращениями граждан. 7.2. Учет и регистрация письменных обращений 7.2.1. Письменное обращение, поступившее в Правительство Рязанской области (далее - Правительство) либо его должностному лицу, подлежит регистрации в течение трех дней со дня поступления. Регистрация обращений граждан осуществляется с использованием контрольно-учетных форм. Требование к полноте заполнения граф контрольно-учетной формы является обязательным. Письменное обращение, поступившее на имя Губернатора области, в адрес Правительства, его должностному лицу, передается в отдел по работе с обращениями граждан (далее - Отдел) для регистрации, подготовки на него аннотации и безотлагательно направляется Губернатору Рязанской области либо Вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства; заместителю Губернатора, руководителю аппарата Губернатора и Правительства; заместителям Председателя Правительства (далее - Руководители) в соответствии с их должностными полномочиями. Руководитель определяет исполнителя и поручение по рассмотрению обращения, после чего обращение возвращается в Отдел для отметки его резолюции в учетной форме и направления обращения на исполнение в структурные подразделения аппарата Губернатора и Правительства области (далее - Аппарат), либо органы, которые полномочны решать поставленные гражданином в обращении вопросы. Обращение остается в Отделе, его копия направляется исполнителю. 7.2.2. Письма граждан с пометкой "лично" после прочтения адресатом в случае, если в них ставятся вопросы, требующие официальных ответов, передаются на регистрацию в установленном порядке. Коллективное обращение, подписанное двумя и более авторами или членами одной семьи, отмечается индексом "колл". Если автор прислал несколько обращений с разными вопросами, то каждое обращение регистрируется отдельно. Письмо, переданное Руководителю при встречах с гражданами, регистрируется и направляется исполнителю в порядке, установленном настоящей Инструкцией. 7.2.3. Поручение (резолюция) Руководителя по рассмотрению обращения пишется в произвольной форме. Если исполнителю поручается дать ответ заявителю, то в резолюции указывается "... рассмотреть и дать ответ заявителю". В случае, когда ответ дается за подписью Руководителя, в поручении исполнителю пишется "... рассмотреть и подготовить ответ заявителю". В регистрационно-контрольных карточках (далее - РКК) делается запись о том, кому и когда передано обращение на исполнение. 7.2.4. Учет, регистрация, движение обращений, контроль за соблюдением сроков исполнения в ходе их рассмотрения осуществляется с использованием автоматизированной системы контроля обращений граждан (АСКО). Ключевыми полями, однозначно определяющими РКК, являются поля "Индекс РКК" и "Дата поступления РКК". "Индекс РКК" присваивается при регистрации сотрудниками Отдела. Он состоит из префикса "Колл" (для коллективного обращения), или "Б/п" (для обращения без подписи), или первых трех букв фамилии заявителя и через дефис порядкового номера обращения в текущем году (приложения № 12, 13). 7.2.5. Повторными обращениями считаются обращения, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. При работе с повторными обращениями в Отделе формируется дело с уже имеющимися ранее документами по обращениями данного заявителя. Не считаются повторными обращения одного и того же заявителя, но по разным вопросам. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе РКК указывается регистрационный номер предыдущего обращения. 7.2.6. Обращение, в котором содержатся вопросы, имеющие большое общественное значение, сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, направленное для рассмотрения федеральными органами государственной власти, депутатами областной Думы с поручением сообщить о результатах его рассмотрения, ставится на контроль (далее - контрольное обращение). Контрольным обращением также является обращение, направленное Правительством в органы, полномочные решать поставленные гражданином в обращении вопросы, с просьбой проинформировать его о результатах рассмотрения. На контрольном обращении проставляется штамп "Контроль". Контроль за рассмотрением обращения гражданина осуществляется Отделом. 7.2.7. Контрольное обращение, поступившее из федерального органа государственной власти, от депутата областной Думы с регистрационно-контрольной карточкой под роспись передается в приемную Руководителя либо уполномоченному на то лицу для принятия решения по организации его рассмотрения и подготовки ответов в соответствующий федеральный орган государственной власти депутату областной Думы и заявителю. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то первый из них является ответственным за исполнение поручения и подготовку ответа. 7.3. Рассмотрение письменных обращений 7.3.1. Поступившее в Правительство обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие органы для предоставления документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, Руководитель вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с уведомлением о продлении срока заявителя. Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Правительства, оно направляется в течение семи дней со дня регистрации в исполнительный орган государственной власти, орган местного самоуправления в другой компетентный орган, либо их должностным лицам с уведомлением гражданина о переадресации его обращения; если же поставленные в обращении вопросы полномочны решать несколько органов, то копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется каждому из них. Письменное сообщение о переадресации обращения заявителю направляется начальником Отдела на бланке Аппарата. 7.3.2. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в органы или их должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. Все сведения о ходе исполнения обращения (разрешение на продление срока, доклад Руководителю, запрос в органы власти и т.д.) вносятся в РКК базы данных автоматизированной системы контроля обращений граждан в графу "результат исполнения". 7.3.3. Передача зарегистрированных обращений граждан из одного подразделения в другое производится только через Отдел. 7.3.4. Ответ на обращение подписывается руководителем государственного органа области либо уполномоченным им лицом. Ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным гражданином в обращении. Если заявителю дан ответ в устной форме, то в материалах, приложенных к обращению, должно быть это указано, если дается промежуточный ответ, то указывается срок окончательного решения поставленного вопроса. Ответ, подготовленный на основании правовых документов, должен содержать реквизиты этих документов с указанием даты и наименования. Ответ на коллективное обращение отправляется на имя первого подписавшего его лица, если в письме не оговорено конкретное лицо, кому подлежит дать ответ. 7.3.5. Устанавливается следующий порядок визирования проектов ответов на обращения граждан, подготовленных за подписью Руководителя: на 2-м экземпляре проекта ответа обязательны визы руководителя структурного подразделения, в котором готовился ответ, непосредственного исполнителя, руководителей структурных подразделений, участвовавших в его подготовке, с расшифровкой фамилий. 7.3.6. Ответы по обращениям граждан отправляются только через управление делопроизводства и контроля. Исходящим индексом отправляемого ответа является входящий номер обращения. 7.3.7. Обращения граждан после их рассмотрения должны быть возвращены в Отдел со всеми относящимися к ним материалами. Специалисты Отдела проверяют правильность оформления ответов (наличие подписи, виз на копии, адреса) и вносят необходимые записи в РКК. 7.3.8. Обращения считаются исполненными и снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю (заявителям) дан ответ. Датой снятия с контроля является дата отправки ответа заявителю. На каждом исполненном обращении делается надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение. 7.3.9. После рассмотрения контрольного обращения исполнитель информирует о результатах его рассмотрения должностное лицо, давшее поручение, готовит ответ заявителю. Если в письмах федеральных органов государственной власти, депутатов областной Думы содержатся просьбы проинформировать их о результатах рассмотрения обращений граждан, то исполнитель готовит ответ и им. Как правило, эти ответы подписываются руководителями, давшими поручения. Если ответ в федеральный орган государственной власти, депутату областной Думы и заявителю подписан Руководителем либо уполномоченным им на то лицом, то обращение считается исполненным и списанным в дело. В случае, когда Правительством направлялось на рассмотрение обращение гражданина в другие органы с просьбой о результатах обращения проинформировать и его, то на первом листе справки, информации исполнителя Руководителю о результатах рассмотрения обращения в любом свободном от текста месте делается запись "В дело", проставляется подпись Руководителя и дата. 7.3.10. При рассмотрении отдельных видов обращений Руководителем принимается решение: - о списании обращения с пометкой "В дело" в случае, предусмотренном в пункте 1 статьи 11 Закона; - о безосновательности очередного обращения гражданина и прекращении переписки с ним по данному вопросу в случае, предусмотренном в пункте 5 статьи 11 Закона; - о списании обращения с пометкой "В дело" с указанием соответствующему должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, подготовить и направить сообщение заявителю о невозможности дать ответ по существу поставленных в обращении вопросов в случае, предусмотренном в пункте 6 статьи 11 Закона. 7.3.11. В случае, предусмотренном в пункте 2 статьи 11 Закона, разъяснение гражданину, которому возвращается его обращение, готовится и направляется начальником правового управления Аппарата. 7.3.12. Начальником Отдела принимается решение: - о списании обращения с пометкой "В дело" и сообщается гражданину, написавшему обращение, о недопустимости злоупотребления правом в случае, предусмотренном в пункте 3 статьи 11 Закона; - о списании обращения с пометкой "В дело" и готовится, и направляется сообщение заявителю в случае, предусмотренном в пункте 4 статьи 11 Закона. 7.3.13. Письменное обращение о личном приеме гражданина рассматривается как обычное обращение. Заявителю начальником Отдела направляется сообщение о порядке работы приемной Правительства, а его заявление оформляется "В дело" как исполненное. 7.3.14. Документы, приложенные к обращению, возвращаются по просьбе заявителя. 7.4. Личный прием граждан. Рассмотрение устных обращений 7.4.1. Личный прием граждан в Правительстве осуществляется регулярно в обязательном порядке Руководителями, другими уполномоченными ими на то лицами. График приема граждан составляется начальником Отдела и утверждается Губернатором области. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан. 7.4.2. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. 7.4.3. Порядок рассмотрения устных обращений, подготовки ответов заявителям о результатах их рассмотрения, списания рассмотренных обращений в дело устанавливается такой же, как для письменных обращений. Учет устных обращений ведется с использованием карточек личного приема граждан и системы АСКО. 7.4.4. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Если же в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Правительства, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться. 7.4.5. При необходимости на прием могут приглашаться специалисты структурных подразделений Аппарата, в компетенции которых находится рассмотрение поставленных вопросов. 7.4.6. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов. 7.4.7. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации с пометкой "л/пр" и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией, а в карточке личного приема делается отметка "оставлено заявление". 7.4.8. Копия карточки личного приема гражданина с поручением должностного лица, осуществлявшего прием, направляется для исполнения. Поступивший от исполнителя ответ о результатах рассмотрения обращения направляется для ознакомления должностному лицу, осуществлявшему прием. 7.4.9. Контроль за исполнением поручений по обращениям с личного приема граждан осуществляет Отдел. 7.5. Хранение обращений граждан 7.5.1 Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела по алфавитному признаку и по срокам хранения документов в соответствии с номенклатурой дел. 7.5.2. Устанавливается 5-летний срок хранения письменных обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением. Карточки личного приема граждан и документы к ним хранятся 3 года. 7.5.3. Дела, подлежащие постоянному хранению, передаются в архив Правительства области через 2 года после завершения делопроизводства по ним. 7.5.4. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в порядке, установленном Федеральной архивной службой России. 7.5.5. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан в структурных подразделениях возлагается на руководителей структурных подразделений Аппарата и должностных лиц, работающих с данной категорией документов. 8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 8.1. Организация документооборота 8.1.1. Движение документов в Аппарате с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их сотрудников. 8.1.3. Управлением делопроизводства и контроля разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Правительство области (приложения № 33 - 42). 8.2. Организация доставки документов 8.2.1. Доставка документов в Правительство области осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи. С помощью почтовой связи доставляется корреспонденция в виде писем, телеграмм, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий в соответствующей упаковке. 8.2.2. По каналам электронной связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы (факсы), телефонограммы, сообщения по электронной почте. 8.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов 8.3.1. Документы, поступающие в Правительство области на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в АСКИД, рассмотрение Руководством и доставку исполнителям. Прием и первичная обработка всех поступающих документов осуществляется сотрудниками сектора приема, учета, отправки документов и архива управления делопроизводства и контроля. Примерный перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации в указанном секторе, приведен в приложении № 26. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяются целостность упаковки и полнота вложений. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. 8.3.2. Документы, адресованные Руководству, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в секторе приема, учета, отправки документов и архива, а затем направляются Губернатору области, Вице-губернатору, Председателю Правительства области, их заместителям или в структурные подразделения Аппарата. Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Правительстве области распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Рассмотренные Руководством документы возвращаются в сектор приема, учета, отправки документов и архива, где в РКК вносится содержание резолюции, а затем документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель (указанный первым в резолюции), остальным соисполнителям передаются копии. 8.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, а затем передаются на рассмотрение Руководству. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается адресату, которому она адресована. 8.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны присылаться с сопроводительным письмом к магнитному носителю. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала. 8.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов 8.4.1. Документы, отправляемые Правительством области, передаются почтовой, фельдъегерской и электронной связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется сектором приема, учета, отправки документов и архива в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи. Документы для отправки передаются структурными подразделениями в указанный сектор полностью оформленными, в том числе с указанием почтового адреса. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или Руководства. 8.4.2. С помощью средств электросвязи осуществляется передача информации в виде телетайпограмм, факсограмм (факсов), телефонограмм, электронных сообщений. 8.4.3. Телеграммы, создаваемые в Правительстве области, принимаются сотрудниками сектора приема, учета, отправки документов и архива завизированными, подписанными, датированными, с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи. 8.4.4. Все отправляемые документы подлежат регистрации в указанном секторе. 8.5. Порядок прохождения внутренних документов 8.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. 8.5.2. Передача внутренних документов между структурными подразделениями внутри Аппарата осуществляется, как правило, самими структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство). Документы передаются с соответствующей отметкой в учетных формах этих структурных подразделений. В случаях, когда требуется особый учет подготовленного документа, когда Руководством принято решение о постановке его на контроль исполнения, либо документ требует широкой рассылки, документ передается адресатам через управление делопроизводства и контроля. Управление делопроизводства и контроля осуществляет регистрацию, ввод регистрационных реквизитов в базу данных АСКИД, постановку на контроль, рассылку и контроль исполнения. 8.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи 8.6.1. Электронная почта - один из основных компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Аппарата, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. 8.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются и имеют порядок прохождения аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики. 8.6.3. Отправитель запускает программу отправки почты, которая создает электронное сообщение. К сообщению можно прикрепить файл с документом, который создается и редактируется с помощью соответствующего текстового редактора. Электронные сообщения передаются адресатам по списку рассылки. Адресат получает изображение документа на экране компьютера или в виде копии на бумажном носителе. Каждому абоненту по электронной почте выделяется индивидуальный "почтовый ящик" (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. 8.6.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: - объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на писчей бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; - документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой, подписанной руководителем подразделения; заявки хранятся в течение одного года; - ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения; - факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; - запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; - подлежащий передаче документ учитывается в журнале без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; - поступившие факсограммы учитываются в журнале без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно; - факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. 8.7. Учет количества документов 8.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по регистрационно-контрольным формам по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются управлением делопроизводства и контроля и представляются Руководству в установленном порядке. 8.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в секторе множительных и машинописных работ по журналам учета работ, данным счетчиков множительных аппаратов и т.д. Учет количества документов проводится в Аппарате в целом и по отдельным подразделениям (в случае необходимости). Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются по требованию Руководства в табличной форме по каждой группе. 8.8. Работа исполнителей с документами 8.8.1. Руководители структурных подразделений Аппарата обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 8.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно. 8.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) Руководству или руководителям структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки. 8.8.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 8.8.5. Исполнителям должен быть обеспечен доступ к автоматизированным банкам данных и традиционным массивам документов, законодательным актам, федеральным, ведомственным актам, справочно-информационным фондам для получения необходимой информации. 9. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ 9.1. Регистрация документов 9.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления и получения. 9.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 9.1.3. Не подлежат регистрации правительственные открытки, рекламные проспекты, периодическая литература (газеты, журналы), учебные планы, программы и т.п. Не подлежат регистрации и возвращаются корреспондентам письма исполнительных органов государственной власти, адресованные Губернатору и Вице-губернатору области, за подписью вторых лиц, за исключением случаев, когда это лицо исполняет обязанности начальника органа либо содержание письма сориентировано на недостатки в работе или является жалобой. 9.1.4. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. 9.1.5. При регистрации документы группируются, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из федеральных органов власти, Постановления и Распоряжения, служебная переписка, обращения граждан и т.п. 9.1.6. Регистрация поступающих (входящих), отправляемых (исходящих) документов, а также создаваемых Постановлений и Распоряжений, протоколов заседаний Правительства области, Договоров осуществляется в управлении делопроизводства и контроля. Протоколы и решения других коллегиальных органов, документы бухгалтерского учета и отчетности, документы внутреннего использования с грифом утверждения регистрируются в соответствующих структурных подразделениях (по месту создания) согласно номенклатуре дел. Документы, передаваемые или принимаемые по факсимильной связи, регистрируются в управлении делопроизводства и контроля или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу. 9.1.7. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах (РКФ) - традиционных или электронных карточках, журналах. Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в приложении № 14. 9.1.8. Регистрационный номер входящего документа состоит из номера структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре и порядкового номера поступившего документа. Номер структурного подразделения устанавливается распоряжением руководителя Аппарата. Регистрационный номер исходящего документа состоит из номера структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, в которое будет помещена копия отправленного документа, и порядкового номера отправления. Порядковые номера входящих и исходящих документов обновляются ежегодно. Особенности формирования регистрационных номеров Постановлений и Распоряжений изложены в п. 5.2.22. В случае отправки документа-ответа делается обязательная отметка в регистрационной карточке, которая заводилась на документ-запрос. В регистрационном номере соблюдается строгая последовательность его составных частей. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом или косой чертой, в зависимости от вида документа. 9.1.9. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем может устанавливаться следующий состав основных реквизитов регистрации: - наименование организации (в качестве автора или корреспондента); - наименование вида документа; - дата и регистрационный номер документа; - дата и индекс поступления; - заголовок к тексту (краткое содержание документа); - резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор, дата); - срок исполнения документа; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: - гриф ограничения доступа к документу; - код по тематическому классификатору; - ключевые слова; - количество листов документа; - наличие приложений; - должностное лицо, поставившее документ на контроль; - промежуточные сроки исполнения; - перенос сроков исполнения; - срок хранения документа; - статус документа (проект, версия) и др. 9.1.10. Отправляемые документы регистрируются в самостоятельных РКФ. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива. 9.2. Организация поисковой системы по документам 9.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Аппарате создаются поисковые системы. 9.2.2. Информация о документах, полученная при регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники. 9.2.3. Информационная совместимость поисковых массивов достигается путем разработки классификационных справочников: - справочник видов документов; - справочник пользователей АСКИД; - справочник подразделений Аппарата; - справочник резолюций; - справочник рассылки документов; - справочник номенклатуры дел. Помимо перечисленных поисковая система может дополняться и другими справочниками в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации. 9.2.4. В автоматизированных поисковых массивах поиск осуществляется по реквизиту РКФ или совокупности нескольких реквизитов. 9.2.5. Поисковые системы должны обеспечивать доступ к поиску информации о деятельности Правительства области, не отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации, сотрудникам Аппарата, государственным органам, организациям, физическим лицам. 9.2.6. Правительство области как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства определяет порядок получения пользователями информации. 10. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ 10.1. Принципы и методы организации контроля 10.1.1. Основными задачами контроля исполнения являются: - обеспечение выполнения поручений Руководства по поступившей корреспонденции от Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных исполнительных органов государственной власти, письмам организаций и граждан; - организация и осуществление контроля за своевременным исполнением Актов, решений коллегиальных органов; - обеспечение Руководства оперативной информацией о ходе и результатах выполнения поручений; - систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы с документами; - обеспечение соблюдения установленного в Аппарате порядка работы с документами. 10.1.2. Сотрудники Аппарата обязаны выполнять установленные требования по организации работы с документами, поставленными на контроль. Руководители структурных подразделений должны знакомить принятых на работу сотрудников с нормативными документами, регламентирующими данный участок, и обеспечивать порядок, исключающий нарушения установленных правил. 10.1.3. Организация контроля исполнения возлагается на Руководство и руководителей структурных подразделений. Непосредственный контроль за исполнением поручений осуществляют лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. В соответствии со своими должностными обязанностями контроль за исполнением поручений осуществляют также специалисты секретариатов Губернатора области; Вице-губернатора, Председателя Правительства области; заместителя Губернатора, первого заместителя Председателя Правительства, руководителя аппарата Губернатора и Правительства области или заместителей Председателя Правительства области. Управление делопроизводства и контроля оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в организации этой работы. 10.1.4. Контроль за исполнением документов включает в себя: - постановку документа на контроль; - доведение документа (поручения) до исполнителя; - проверку хода исполнения; - снятие с контроля и направление исполненного документа в дело; - учет и обобщение результатов исполнения, информирование Руководства о состоянии исполнительской дисциплины. 10.1.5. Поручение по исполнению документа дается Руководством в течение суток с момента поступления документа. В резолюции необходимо указать ответственного исполнителя, срок и форму исполнения. При этом форма исполнения в обязательном порядке должна предусматривать перечень четких действий по исполнению, подготовку и направление ответа корреспонденту (если это требуется). Поступающие в Правительство области указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации рассматриваются безотлагательно. 10.1.6. При организации исполнения документов, поставленных на контроль в подразделениях Аппарата, рекомендуется использовать следующие меры: - определение средств и методов своевременного и качественного исполнения поручений, в том числе принятие Актов (Постановлений, Распоряжений), разработка планов, других мероприятий с указанием конкретных должностных лиц, ответственных за исполнение, сроков исполнения; - направление ответственным исполнителям предупредительных запросов с целью получения и анализа промежуточной информации по выполнению поручений; - осуществление контрольных проверок, регулярное заслушивание на оперативных совещаниях, заседаниях, планерках отчетов должностных лиц о ходе работ по исполнению поручений; - проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или некачественного исполнения поручений. 10.1.7. В Аппарате контроль за исполнением поручений (в т.ч. ведение картотеки документов, поставленных на контроль, оперативное информирование исполнителей, другие операции) осуществляется с использованием АСКИД управлением делопроизводства и контроля. 10.1.8. Документы считаются исполненными после выполнения содержащихся в них заданий и предоставления исчерпывающего документированного подтверждения исполнения. Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не может служить основанием для признания документа исполненным. 10.1.9. Организация контроля исполнения в Аппарате регулируется Положением о порядке контроля за исполнением постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Рязанской области, входящей корреспонденции и решений совещательных органов, утверждаемым распоряжением Правительства области. 10.1.10. Документ снимается с контроля после соответствующей резолюции Губернатора области; Вице-губернатора, Председателя Правительства области; заместителя Губернатора, первого заместителя Председателя Правительства, руководителя аппарата Губернатора и Правительства области или заместителей Председателя Правительства области. Решения заседаний Правительства области, других коллегиальных органов снимаются с контроля председательствовавшим на заседании по представлению соответствующей информации о результатах его исполнения руководителем, на которого был возложен контроль исполнения. После исполнения документ (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел) возвращается в управление делопроизводства и контроля или остается в деле структурного подразделения. К документу прилагаются материалы, подтверждающие его исполнение. 10.1.11. В случае необходимости дополнительные данные о ходе и результатах исполнения документов могут быть затребованы сотрудниками, ответственными за осуществление контроля, посредством устного запроса или при проведении проверки на месте. Исполнитель по требованию должен представить документы, связанные с исполнением поручения. 10.1.12. Управление делопроизводства и контроля в централизованном порядке обеспечивает оперативный контроль за сроками и формой исполнения поручений, ежемесячно обобщает данные об исполнении документов в структурных подразделениях и представляет Руководству информацию о состоянии исполнительской дисциплины (приложения № 15, 16, 17). 10.1.13. Для обеспечения своевременного исполнения поручений контролируемые документы, находящиеся у сотрудника, в случае его отсутствия, должны быть переданы по указанию руководителя на исполнение другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах. 10.1.14. В случае утери документа, поставленного на контроль, руководитель структурного подразделения должен направить докладную записку на имя Губернатора области или руководителя Аппарата с объяснением причин и указанием лиц, виновных в утере. 10.2. Контроль за исполнением документов и поручений Контролю подлежит исполнение: - поручений Руководства по реализации требований указов, постановлений, распоряжений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных исполнительных органов государственной власти; - постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства области; - решений заседаний Правительства области и других коллегиальных органов, содержащих исполнительские признаки; - поручений Руководства, данных по поступившим в Правительство области документам; - поручений Руководства на запросы и обращения депутатов всех уровней; - поручений на обращения граждан. 10.3. Сроки исполнения документов 10.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации. 10.3.2. Постановка документов на контроль и срок исполнения определяются на основании резолюции руководителя, содержания документа и практических возможностей его исполнения. Сроки исполнения могут указываться в самих документах, фиксироваться в резолюции руководителя. Если срок исполнения приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен не позднее рабочего дня, предшествующего данному нерабочему дню. 10.3.3. В случаях, когда срок исполнения не указан в тексте документа или резолюции руководителя, а осуществление контроля за исполнением поручения необходимо, применяются типовые сроки исполнения (приложение № 18). 10.3.4. Поручения, содержащие в тексте указания "Срочно", "В.срочно", исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней. В 10-дневный срок исполняются также поручения, содержащие в тексте указание "оперативно". Сроки исполнения требований Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, содержащиеся в указах, постановлениях и распоряжениях, исчисляются в календарных днях с даты вступления их в силу. 10.3.5. На контрольных документах сотрудниками управления делопроизводства и контроля или секретариатов проставляется штамп "Контроль" или делается отметка "Срок исполнения - 00.00.0000". В электронную регистрационную карточку вводится отметка о контроле и дата контроля (исполнения). 10.3.6. Срок исполнения документа может быть изменен только лицом или учреждением, давшим поручение. Если в процессе исполнения выясняется, что требуется более длительный срок, чем установленный первоначально, не позднее чем за 5 дней до истечения срока, исполнитель должен обратиться к руководителю, давшему поручение, с аргументированной просьбой о продлении срока. Информация о продлении срока исполнения документа вводится сотрудниками управления делопроизводства и контроля в электронную базу данных с указанием оснований для изменения контрольного срока. 10.4. Функции и полномочия сотрудников, осуществляющих контроль 10.4.1. Сотрудники, осуществляющие контроль, обеспечивают: - ведение картотеки контролируемых документов в электронной базе данных (запись хода и результатов исполнения); - направление карточки контрольного документа (пункта задания) либо напоминания об истечении сроков исполнения в структурное подразделение-исполнитель (как правило, не позднее чем за 2 дня до наступления срока исполнения); - получение, анализ и обобщение информации об исполнении документов; - информирование Руководства о состоянии исполнительской дисциплины в Аппарате. 10.4.2. Сотрудники секретариатов Губернатора области; Вице-губернатора, Председателя Правительства области; заместителя Губернатора, первого заместителя Председателя Правительства, руководителя аппарата Губернатора и Правительства области или заместителей Председателя Правительства области; сотрудники структурных подразделений, осуществляющие контроль за исполнением документов, обязаны регулярно информировать руководителей о состоянии и результатах исполнения, не позднее чем за 2 дня до наступления срока исполнения документа напомнить соответствующему исполнителю о наступлении этого срока, при выявлении неисполненного в установленные сроки документа сотрудники обязаны незамедлительно информировать соответствующего руководителя о факте нарушения исполнительской дисциплины и мерах, принимаемых для исполнения документа. 10.5. Порядок взаимодействия структурных подразделений при организации исполнения поручений 10.5.1. Если исполнение документа возложено Руководством на несколько структурных подразделений (должностных лиц), то ответственным за организацию исполнения является структурное подразделение, руководитель которого указан в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва и координации работы соисполнителей. Ответственному исполнителю направляется подлинник документа, другие исполнители (соисполнители) получают копии документа. При этом все должностные лица, указанные в резолюции, несут ответственность за своевременное исполнение поручения и должны в письменном виде представить предложения по выполнению поручения в установленный ответственным исполнителем срок. 10.5.2. Если по документу необходимо получить заключение подразделения (учреждения), не указанного в резолюции, ответственный исполнитель в установленном порядке направляет ему копию документа и обеспечивает контроль за своевременным получением информации. 11. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив Правительства области (далее - Архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также настоящей Инструкцией. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел. 11.1. Составление номенклатуры дел 11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Правительстве области, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться структурой и штатным расписанием Аппарата, "Основными правилами работы архивов организаций" (Москва. 2002 г.), "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (Москва. 2000 г.), номенклатурами за предшествующие годы, настоящей Инструкцией. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Правительства области, их виды, состав и содержание, на основании чего в номенклатуру дел вносятся изменения и дополнения. 11.1.3. В Аппарате составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 19) и сводная номенклатура дел собственно самого Правительства области (приложение № 20). 11.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения, согласовывается и представляется в управление делопроизводства и контроля. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление делопроизводства и контроля. 11.1.5. Сводная номенклатура дел составляется и подписывается начальником сектора приема, учета, отправки документов и архива управления делопроизводства и контроля, на основе номенклатур дел структурных подразделений, визируется лицом, ответственным за Архив, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется ЭК) Аппарата, с экспертно-проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) архивного управления области и утверждается руководителем Аппарата. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Правительстве области. 11.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе. 11.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в опись дел постоянного хранения в раздел управления делопроизводства и контроля. Второй используется этим управлением в качестве рабочего. Третий применяется в Архиве. Четвертый после утверждения ЭПК архивного управления области передается в государственный архив области. 11.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 11.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случаях коренных изменений функций и структуры Правительства области. 11.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел Правительства области являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Аппарата. 11.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Правительства области. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 11.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Аппарате цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, решения и т.д.); название Правительства области или структурного подразделения (автор документа); адресата или корреспондента документа; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: "Документы комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (планы, письма, информации)". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с редакциями газет и журналов по вопросам финансирования". В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: "Переписка с иностранными организациями по вопросам экологического и социального сотрудничества". В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: "Переписка с УВД по вопросам охраны общественного порядка области". Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с архивным управлением области срок хранения. В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел. 11.1.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 11.1.14. Если в течение делопроизводственного года в структурных подразделениях возникают новые документируемые участки работы, не предусмотренные номенклатурой, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. 11.2. Формирование дел 11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 11.2.2. Дела формируются, как правило, в структурных подразделениях. 11.2.3. Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. 11.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением делопроизводства и контроля. 11.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. 11.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида, формируются подлинники Постановлений и Распоряжений. Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от актов по личному составу. Все документы отчетного и информационного характера, например, по исполнению актов Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенные на эти документы дела. Если на документ дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Документы коллегиальных органов группируются в одно дело: протоколы заседаний коллегии и документы к ним. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Протоколы и документы к ним, сгруппированные в дела, располагаются в хронологическом порядке по номерам. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. При ведении дел государственных служащих необходимо учитывать требования Указа Президента Российской Федерации "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" от 01.06.1998 № 640 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 23, ст. 2501). Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 11.3. Оформление дел 11.3.1. Дела Правительства области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел осуществляется сотрудниками управления делопроизводства и контроля и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, под контролем и при методической помощи (по необходимости) работника Архива. 11.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 21); нумерацию листов в деле; составление листа заверителя дела (приложение № 22); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 23); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 11.3.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Правительства области, наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Правительства области указывается полностью в именительном падеже; наименование структурного подразделения пишется в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела проставляется как цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Правительства области; заголовок дела переносится из номенклатуры дел Правительства области, согласованной с ЭПК; при оформлении даты дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в верхнем поле листа. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации на отдельном листе-заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Правительства области с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в Архиве черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива Рязанской области, в который будут передаваться дела, кодов государственного архива и Правительства области по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 11.3.4. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 23), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. 11.3.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) булавки и скрепки из документов удаляются. 11.4. Организация оперативного хранения документов 11.4.1. С момента заведения и до передачи в Архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положения корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в Архив. 11.4.2. Выдача дел сотрудникам подразделений Аппарата для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Аппарата на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Выемка документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Аппарата. В деле остается заверенная полная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника или протокол выемки. 11.5. Экспертиза ценности документов 11.5.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документа и в соответствии с критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов. 11.5.2. Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России и ее учреждений. Состав документов, включаемых в Государственный архивный фонд Российской Федерации (ГАФ РФ) и подлежащих передаче на государственное хранение, а также сроки хранения документов определяются типовыми и ведомственными перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение, с указанием их сроков хранения. 11.5.3. Экспертиза ценности документов проводится: - в делопроизводстве Правительства области: при составлении номенклатур дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в Архив; - в Архиве в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение. 11.5.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение в Аппарате создается экспертная комиссия (ЭК), основные функции, права и организация работы которой определяются "Положением об экспертной комиссии", утверждаемым распоряжением руководителя Аппарата и согласованным с архивным управлением области. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством работника Архива. 11.5.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел Правительства области, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. 11.5.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Правительства области путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Аппарата. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, а также акт о выделении дел к уничтожению. 11.6. Составление описей дел 11.6.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. 11.6.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 11.6.3. В Аппарате в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работника Архива Правительства области. По этим описям документы сдаются в Архив. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Правительства области, которую готовит управление делопроизводства и контроля и по которой оно сдает дела на государственное хранение. 11.6.4. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 24) и представляются в Архив через два года после завершения дел в делопроизводстве. 11.6.5. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. 11.6.6. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 11.6.7. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 11.6.8. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с управлением делопроизводства и контроля и утверждается руководителем структурного подразделения. 11.6.9. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. 11.6.10. Отбор документов за соответствующий период, подлежащих уничтожению, и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 25) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Аппарата одновременно. Согласованные ЭК Аппарата акты утверждаются руководителем Аппарата только после утверждения ЭПК архивного управления области описей дел постоянного хранения. После этого дела, включенные в данные акты, в установленном порядке уничтожаются. 11.6.11. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Правительства области. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. 11.7. Порядок передачи документов в Архив Документы Правительства области являются составной частью архивного фонда области, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Законом Рязанской области "Об архивном фонде Рязанской области и архивах", подлежат обязательной передаче на государственное хранение. Для хранения документов, являющихся составной частью архивного фонда области, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу при Правительстве области создан ведомственный архив (Архив). 11.7.1. Подготовка и передача документов в Архив. 11.7.1.1. В Архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. 11.7.1.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. 11.7.1.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в Архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 11.7.1.4. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составляемому управлением делопроизводства и контроля и утвержденному руководителем Аппарата. 11.7.1.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в Архив работником Архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Правительства области. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить. 11.7.1.6. Прием каждого дела производится работником Архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подпись работника Архива и лица, передавшего дела. Вместе с делами в Архив передаются книги регистрации, регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой книги, картотеки или базы данных включается в опись. 11.7.1.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Аппарата лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Этот порядок может быть изменен по распоряжению Руководства. Например, дела могут быть переданы по акту правопреемнику. 12. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ 12.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. 12.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в Аппарате в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. 12.3. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сотрудникам сторонних организаций и распространение такой информации допускаются только с разрешения Руководства. 12.4. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу. 12.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляются управлением делопроизводства и контроля и отделом по защите государственной тайны и сопровождаются соответствующими записями в специальном журнале. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП". Передача таких документов сотрудникам подразделений осуществляется под расписку в соответствующих журналах учета. 12.6. Печатание проектов документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется по месту их создания и в управлении делопроизводства и контроля. Копирование таких документов осуществляется только в управлении делопроизводства и контроля. 12.7. При необходимости направления документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам исполнитель составляет список рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается руководителем подразделения. 12.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования". 12.9. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях по акту, копия которого направляется в управление делопроизводства и контроля. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт. 12.10. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на хранении в управлении делопроизводства и контроля, осуществляется по согласованию с руководителем Аппарата либо руководителями подразделений, готовившими документы (сформировавшими дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 5 дней. 12.11. Дополнительная рассылка документов Губернатора и Правительства области с пометкой "Для служебного пользования" подразделениям или сторонним организациям осуществляется по указанию руководителя Аппарата или его заместителя по заявкам руководителей подразделений, их готовивших. 12.12. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения информирует об этом непосредственное Руководство и руководителя Аппарата и проводит служебное расследование. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются руководителем Аппарата и передаются для архивного хранения в управление делопроизводства и контроля. 12.13. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки. 12.14. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности. 13. ОБЩИЙ ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ МАШИНОПИСНЫХ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ Машинописные работы 13.1. В Аппарате печатаются только документы служебного характера. 13.2. Документы печатаются средствами компьютерной техники как на материально-технической базе управления делопроизводства и контроля, так и в структурных подразделениях Аппарата. 13.3. Все документы в управлении делопроизводства и контроля печатаются в порядке их поступления. Срочные документы печатаются незамедлительно. Срочность печатания документов определяется руководителями подразделений по согласованию с начальником управления делопроизводства и контроля. Документы, сданные в работу после 17 часов, печатаются, как правило, на следующий день. 13.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цветов. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов. В случае, если документ первоначально готовился в исполнительном органе государственной власти или структурном подразделении Аппарата с использованием компьютерной техники, исполнитель, как правило, представляет электронную копию документа на дискете 3,5 дюйма в формате текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним. При передаче исполнителем документа, записанного на дискете, она проверяется на наличие компьютерных вирусов в отделе информационно-технических ресурсов административно-хозяйственного управления. В случае их обнаружения работа с дискетой прекращается и дискета с материалом возвращается исполнителю. Печатание документов под диктовку в управлении делопроизводства и контроля не производится. Заказ на печатание в управлении делопроизводства и контроля фиксируется в специальном журнале. 13.5. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю. 13.6. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком передаются лично исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю без разрешения руководителя подразделения-заказчика запрещена. Копировально-множительные работы 13.7. Выполнение копировально-множительных работ в Аппарате производится централизованно в управлении делопроизводства и контроля, а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях. Копированию и размножению подлежат только документы служебного характера. 13.8. В управлении делопроизводства и контроля копируются служебные документы по заказам сотрудников Аппарата. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный в журнале установленной формы. 13.9. Документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формат А3. 13.10. Копирование документов осуществляется в порядке их поступления. Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями подразделений и согласовывается с начальником управления делопроизводства и контроля. 13.11. Запрещается копирование корреспонденции с журналов и газет, рукописных листов и правленых рукой машинописных материалов, т.е. не имеющих окончательного документального оформления, а также документов с пометкой "Размножению не подлежит" или другими аналогичными записями. Брошюровку размноженного документа осуществляет подразделение-заказчик. 13.12. Документы, находящиеся на временном хранении в управлении делопроизводства и контроля, а также материалы из архивных дел копируются с разрешения руководителя Аппарата или начальника управления делопроизводства и контроля. 13.13. Сотрудники управления делопроизводства и контроля, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику. 13.14. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах подразделений. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель подразделения, в котором установлен копировальный аппарат. 14. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 14.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Губернатора и Правительства области, а также Аппарата, производится по разрешению руководителя Аппарата. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписей определяется самими должностными лицами. 14.2. Заявки на изготовление печатей и штампов вместе с их эскизами передаются на согласование в управление делопроизводства и контроля. Реализация заказа на изготовление печатей и штампов осуществляется хозяйственным отделом Аппарата. 14.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются управлением делопроизводства и контроля в специальном журнале и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются в двух экземплярах (основная и ее дубликат) в соответствии с ГОСТ Р 51511-99 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Основные положения, форма, размеры и технические требования". Основная печать хранится у начальника управления делопроизводства и контроля, дубликат - у начальника отдела бухгалтерского учета, контроля и отчетности. Использование указанных печатей осуществляют перечисленные должностные лица в соответствии с собственными должностными полномочиями и обязанностями. 14.4. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба Рязанской области ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Примерный перечень документов, на которых ставится печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, приведен в приложении № 27. Простые круглые мастичные печати (без изображения гербовой символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи должностных лиц при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается. 14.5. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель Аппарата. 14.6. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в управление делопроизводства и контроля, где они уничтожаются по акту. 14.7. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений, их использующих. 14.8. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в управление делопроизводства и контроля или они должны быть переданы по акту вместе с документами (делами) уполномоченному на то лицу. 14.9. Подпись не заверяется печатью, если этот реквизит должным образом не оформлен (отсутствует дата, расшифровка подписи и т.п.), а также если факт подписи должностного лица не зафиксирован в установленном порядке (документ не зарегистрирован). Приложение № 1 РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) ГУБЕРНАТОР РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ ______________ № _____________ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ ______________ № _____________ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) ПРАВИТЕЛЬСТВО РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ ______________ № _____________ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) ПРАВИТЕЛЬСТВО РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА ПРЕДСТАВИТЕЛЬ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 123610, г. Москва, Краснопресненская набережная, 12, подъезд 6, офис 1220 Телефон: (095) 9670933, 9670934 ______________ № _____________ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) ГУБЕРНАТОР РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) ГУБЕРНАТОР РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) ПРАВИТЕЛЬСТВО РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) ПРАВИТЕЛЬСТВО РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) ПРАВИТЕЛЬСТВО РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ РЕШЕНИЕ Приложение № 2 к п. 3.3 РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) ГУБЕРНАТОР РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ 390000, г. Рязань, ул. Ленина, 30. Телефон: (0912) 27-45-04 ОКПО 00022148, ОГРН 1026201259480, ИНН 6231014428 _________________ № _________ На № __________ от __________ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ 390000, г. Рязань, ул. Ленина, 30. Телефон: (0912) 29-63-23, 27-45-04 ОКПО 00022148, ОГРН 1026201259480, ИНН 6231014428 _________________ № _________ На № __________ от __________ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) ПРАВИТЕЛЬСТВО РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ 390000, г. Рязань, ул. Ленина, 30. Телефон: (0912) 27-45-04 ОКПО 00022148, ОГРН 1026201259480, ИНН 6231014428 _________________ № _________ На № __________ от __________ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ 390000, г. Рязань, ул. Ленина, 30. Телефон: (0912) 27-45-04,29-63-22 _________________ № _________ На № __________ от __________ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) ПРАВИТЕЛЬСТВО РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ 390000, г. Рязань, ул. Ленина, 30. Телефон: (0912) 27-45-04 ОКПО 00022148, ОГРН 1026201259480, ИНН 6231014428 _________________ № _________ На № __________ от __________ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) СОВЕТНИК ГУБЕРНАТОРА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ 390000, г. Рязань, ул. Ленина, 30. Телефон: (0912) 27-45-04 ОКПО 00022148, ОГРН 1026201259480, ИНН 6231014428 _________________ № _________ На № __________ от __________ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) ПОМОЩНИК ГУБЕРНАТОРА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ 390000, г. Рязань, ул. Ленина, 30. Телефон: (0912) 27-45-04 ОКПО 00022148, ОГРН 1026201259480, ИНН 6231014428 _________________ № _________ На № __________ от __________ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) ПРАВИТЕЛЬСТВО РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА ПРЕДСТАВИТЕЛЬ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 123610, г. Москва, Краснопресненская набережная, 12, подъезд 6, офис 1220 Телефон: (095) 9670933, 9670934 _________________ № _________ На № __________ от __________ Приложение № 3 к п. 4.17 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ Акты проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д. Задания на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, заявки на оборудование, изобретения, на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д. Инструкции (правила) по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д. Нормативы расходов сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования и т.д. Отчеты о проделанной работе, командировках, научно-исследовательских работах и т.д. Перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем, типовых документов, образующихся в деятельности Правительства, с указанием сроков хранения и т.д. Положения о структурном подразделении, премировании и т.д. Программы проведения работ и мероприятий, командировок и т.д. Расценки на производство работ. Сметы расходов на содержание аппарата управления, на ремонт зданий, помещений, сооружений, использования средств Правительства области на капитальное строительство и т.д. Планы работ перспективные и текущие. Формы унифицированных документов. Должностные инструкции работников. Номенклатура дел. Приложение № 4 к п. 3.3 и п. 4.18 ГУБЕРНАТОР РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР, ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ Заместитель Губернатора, первый заместитель Председателя Правительства, руководитель аппарата Губернатора и Правительства Рязанской области Заместитель Председателя Правительства Рязанской области Первый заместитель руководителя аппарата Губернатора и Правительства Рязанской области Заместитель руководителя аппарата Губернатора и Правительства Рязанской области ______________ В.Н.Бодунов "___" ____________ 200_ г. к вх. № ______________ от 00.00.0000 Приложение № 5 к п. 5.2 10 мм РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (герб) ПРАВИТЕЛЬСТВО РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 1,5 - 2 инт. от 16 июня 2004 г. № 6 1,5 - 2 инт. О ПРОГНОЗНОМ ПЛАНЕ (ПРОГРАММЕ) ПРИВАТИЗАЦИИ ОБЛАСТНОГО ИМУЩЕСТВА НА 2004 ГОД 2 - 3 инт. 1,25 см Руководствуясь Федеральным законом "О приватизации государственного и муниципального имущества", законами Рязанской области "О государственной собственности Рязанской области", "О приватизации государственного имущества Рязанской области", в целях эффективного управления собственностью Правительство Рязанской области постановляет: 1. Утвердить прогнозный план (программу) приватизации областной собственности на 2004 год согласно приложению. (далее текст не приводится) 2 - 3 инт. Губернатор Рязанской области ____________ Подпись _____________ Г.И.Шпак -------------------------------- <*> Разослать: А.В.Ярину, Н.В.Мужихову, управлениям сельского хозяйства и продовольствия, финансово-казначейскому, государственного имущества и земельных ресурсов. Для публикации. <**> О.В.Белова - начальник отдела управления государственного имущества и земельных ресурсов области 21-58-27 Подпись 26 мм срез листа -------------------------------- <*> Печатается на лицевой стороне последнего листа. Если свободное место отсутствует, то на оборотной стороне последнего листа документа в нижней его части. <**> Проставляется в левом нижнем углу последнего листа оборотной стороны документа. Приложение № 6 к п. 4.22 Приложение к Постановлению Правительства Рязанской области от 16 июня 2004 г. № 6 Прогнозный план (программа) приватизации областного имущества на 2004 год Перечень открытых акционерных обществ (других хозяйствующих субъектов), находящиеся в областной собственности акции (доли) которых планируется приватизировать в 2004 году ---T----------------------T-----------------------T--------------------------¬ ¦NN¦ Наименование ¦ Пакет акций (доля), ¦ Количество акций (доля), ¦ ¦пп¦ ¦находящихся в областной¦планируемых к приватизации¦ ¦ ¦ ¦собственности (процент +--------T-----------------+ ¦ ¦ ¦ уставного капитала) ¦ штук ¦процент уставного¦ ¦ ¦ ¦ ¦(рублей)¦ капитала ¦ +--+----------------------+-----------------------+--------+-----------------+ ¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +--+----------------------+-----------------------+--------+-----------------+ ¦1.¦ОАО "Рязаньагроснаб" ¦ ¦ ¦ ¦ ¦2.¦ОАО "Агрокомплект" ¦ ¦ ¦ ¦ ¦3.¦ОАО "Ермишьагрохим" ¦ ¦ ¦ ¦ ¦4.¦ОАО "Захаровоагрохим" ¦ ¦ ¦ ¦ ¦5.¦ОАО "Кадомагрохим" ¦ ¦ ¦ ¦ ¦6.¦ОАО "Касимовагрохим" ¦ ¦ ¦ ¦ ¦7.¦ОАО "Кораблиноагрохим"¦ ¦ ¦ ¦ ¦8.¦ОАО "Милославское- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦агрохим" ¦ ¦ ¦ ¦ L--+----------------------+-----------------------+--------+------------------ (цифры и далее текст не приводятся) Виза исполнителя<*> -------------------------------- <*> Без расшифровки (без указания должности, фамилии и инициалов). Приложение № 7 к п. 5.2.28 ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ к проекту постановления Правительства Рязанской области "О прогнозном плане (программе) приватизации областного имущества на 2004 год" Вице-губернатор, Председатель Правительства области Подпись А.В.Ярин Дата Заместитель Председателя Правительства - начальник управления сельского хозяйства и продовольствия области Подпись С.В.Сальников Дата Начальник управления государственного имущества и земельных ресурсов области Подпись Н.И.Таскин Дата Начальник правового управления Замечания аппарата Губернатора и прилагаются Правительства области Подпись А.Н.Лазарев Дата Начальник управления делопроизводства и контроля аппарата Губернатора и Правительства области Подпись В.П.Славинский Дата Приложение № 8 к п. 5.2.28 РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) ГУБЕРНАТОР РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 20 августа 2004 г. № 52-рг Для проведения неотложных аварийно-восстановительных работ в центральной районной больнице города Шацка, пострадавшей от продолжительного сильного ливня 23 июля 2004 года, финансово-казначейскому управлению области (Е.М.Федосова) выделить администрации муниципального образования - Шацкий район 90000 (девяносто тысяч) рублей за счет средств, предусмотренных в областном бюджете на предупреждение и ликвидацию последствий чрезвычайных ситуаций и стихийных бедствий. Губернатор Рязанской области Подпись Г.И.Шпак Разослать: (список рассылки). Не для публикации. СОГЛАСОВАНО: Вице-губернатор, Председатель Правительства области Подпись А.В.Ярин Заместитель Председателя Правительства области Подпись Н.В.Мужихов Советник Губернатора области Подпись С.В.Мозер Начальник финансово-казначейского управления области Подпись Е.М.Федосова Начальник правового управления аппарата Губернатора и Правительства области Подпись А.Н.Лазарев Начальник управления делопроизводства и контроля аппарата Губернатора и Правительства области Подпись В.П.Славинский Приложение № 9 к п. 5.2.26 СПИСОК ОБЯЗАТЕЛЬНОЙ РАССЫЛКИ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ И РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ АКТОВ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ I. Постановления Губернатора и Правительства области: Администрация Президента Российской Федерации Главное правовое управление Администрации Президента Российской Федерации (только нормативные правовые акты) Конституционный Суд Российской Федерации (только нормативные правовые акты) Главный федеральный инспектор в Рязанской области Прокуратура Рязанской области Рязанская областная Дума (в 3-дневный срок со дня подписания) Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Рязанской области (только нормативные правовые акты, в семидневный срок со дня подписания) Секретариат Губернатора области Секретариат Вице-губернатора, Председателя Правительства области Контрольное управление Аппарата Правовое управление Аппарата Отдел контроля исполнения и сопровождения документационного обеспечения управления делопроизводства и контроля Аппарата II. Распоряжения Губернатора и Правительства области по общим вопросам: Рязанская областная Дума Секретариат Губернатора области Контрольное управление Аппарата Секретариат Вице-губернатора, Председателя Правительства области Отдел контроля исполнения и сопровождения документационного обеспечения управления делопроизводства и контроля Аппарата Приложение № 10 к п. 5.3.4 УТВЕРЖДАЮ Вице-губернатор, Председатель Правительства Рязанской области Подпись ________ А.В.Ярин 02.08.2004 ПОРУЧЕНИЯ ПО ИТОГАМ СОВЕЩАНИЯ У ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОРА, ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ 2 АВГУСТА 2004 ГОДА ПО ВОПРОСУ ОПТИМИЗАЦИИ ЛЕКАРСТВЕННОГО ОБОРОТА В РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ ---T-----------------------------------------------T--------------T----------¬ ¦NN¦ Поручение ¦Ответственный ¦ Срок ¦ ¦пп¦ ¦ ¦исполнения¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+-----------------------------------------------+--------------+----------+ ¦1.¦Предоставить информацию по объемам и источни-¦В.И.Ельцов, ¦04.08.2004¦ ¦ ¦кам финансирования лекарственного оборота в¦Е.В.Манухина ¦ ¦ ¦ ¦2004 г. ¦ ¦ ¦ +--+-----------------------------------------------+--------------+----------+ ¦2.¦Предоставить информацию по планируемым объемам¦В.И.Ельцов, ¦04.08.2004¦ ¦ ¦финансирования и их источникам на 2005 г. ¦Г.Б.Артемьева ¦ ¦ +--+-----------------------------------------------+--------------+----------+ ¦3.¦Разработать и обосновать схему по оптимизации¦М.А.Кирпичев, ¦04.08.2004¦ ¦ ¦лекарственного оборота и финансирования на¦Е.В.Манухина ¦ ¦ ¦ ¦2005 г. ¦ ¦ ¦ +--+-----------------------------------------------+--------------+----------+ ¦ Далее текст не приводится ¦ ¦ ¦ +--------------------------------------------------T--------------T----------+ ¦Контроль за выполнением поручений возложить на¦О.Э.Карпов ¦04.08.2004¦ ¦секретариат Вице-губернатора ¦ ¦ ¦ L--------------------------------------------------+--------------+----------- Помощник Вице-губернатора, Председателя Правительства Рязанской области Подпись О.Э.Карпов Приложение № 11 к п. 5.4.2 РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) ПРАВИТЕЛЬСТВО РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ ПРОТОКОЛ заседания ______________________________________ (наименование коллегиального ________________________________________________ совещательного органа Правительства) _____________________ ___________________ № ___________________ (Дата проведения) (Место проведения) Председательствующий: (наименование должности, И.О.Фамилия) Секретарь: (И.О.Фамилия) Присутствовали: Члены коллегиального совещательного органа: (Фамилии и инициалы в алфавитном порядке) Приглашенные: (Фамилии и инициалы в алфавитном порядке с указанием должности. Допускается оформление отдельным приложением) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. (Наименование 1-го вопроса с указанием И.О.Фамилии и должности докладчика) 2. (Наименование 2-го вопроса с указанием И.О.Фамилии и должности докладчика) 3. (Наименование 3-го вопроса с указанием И.О.Фамилии и должности докладчика) 1. О (Об) (наименование вопроса) _____________________________________________________________________________ Слушали: (И.О.Фамилия, должность докладчика) Доклад прилагается. Выступили: (И.О.Фамилия, должность выступающего) (Краткое содержание или текст выступления) (И.О.Фамилия, должность выступающего) (Краткое содержание или текст выступления) и т.д. Заслушав и обсудив доклад (название доклада) (название коллегиального совещательного органа) РЕШИЛ(А): 1.1. (Содержание решения или ссылка на принятое и прилагаемое решение) 1.2. 2. О (Об) (Наименование вопроса) _________________________________________________________________________ (Далее форма не приводится) Председательствующий Подпись И.О.Фамилия Секретарь Подпись И.О.Фамилия Приложение № 11а к п. 5.6 РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Герб) ПРАВИТЕЛЬСТВО РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ РЕШЕНИЕ О ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПОДДЕРЖКЕ ИНВЕСТИЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ Рассмотрев на заседании Правительства Рязанской области проблемы и задачи по привлечению инвестиций в Рязанскую область, пакет проектов законов о государственной поддержке инвестиционной деятельности, (далее текст не приводится) Правительство Рязанской области решило: 1. Принять к сведению информацию, представленную начальником управления экономического развития и торговли Рязанской области В.Ю.Тихвинским. (далее текст не приводится) Председатель Правительства Рязанской области (подпись) А.В.Ярин Приложение № 12 к п. 7.2.4 Правительство Рязанской области АСКО 0229140 РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ф. 5-б _____________________________________________________________________________ Корреспондент -----------¬ Ф.И.О. ¦Индекс ¦ Социальный статус ¦ ¦ Льготный состав ¦Дата ¦ Адрес L----------- Предыдущее обращение от N Вид документа на л. Тематика Краткое содержание Автор сопроводительного письма дата индекс Автор резолюции Отметки автора резолюции Резолюция Ответственный исполнитель Срок, исполнитель _____________________________________________________________________________ ХОД ИСПОЛНЕНИЯ --------------T--------------T----------------------------------T------------¬ ¦Дата передачи¦ Исполнитель ¦ Отметка о промежуточном ответе ¦ Контрольные¦ ¦на исполнение¦ ¦ ¦ отметки ¦ L-------------+--------------+----------------------------------+------------- _____________________________________________________________________________ Дата исполнения Индекс ответа Адресат Результат исполнения Содержание _____________________________________________________________________________ Приложение № 13 к п. 7.2.4 КАРТОЧКА личного приема граждан -------T----------------T-----------------------------T----------------------- № ¦ Дата ¦ Фамилия И.О. заявителя ¦ Адрес -------+----------------+-----------------------------+----------------------- ¦ ¦ Содержание обращения +-----------------------------+----------------------- ¦ ¦ ------------------------+-----------------------------+----------------------- ¦ ¦ ------------------------+-----------------------------+----------------------- ¦Фамилия ведущего прием: ------------------------+----------------------------------------------------- ¦Поручения ведущего прием: ------------------------+----------------------------------------------------- ¦ ------------------------+----------------------------------------------------- ¦ ------------------------+----------------------------------------------------- ¦ ------------------------+----------------------------------------------------- ¦ ------------------------+----------------------------------------------------- ¦ ------------------------+----------------------------------------------------- ¦ ------------------------+----------------------------------------------------- Обратная сторона карточки личного приема граждан: ---------------T-------------------------------------------------------------- Дата ¦ Результаты рассмотрения обращений ---------------+-------------------------------------------------------------- ¦ ---------------+-------------------------------------------------------------- ¦ ---------------+-------------------------------------------------------------- ¦ ---------------+-------------------------------------------------------------- ¦ ---------------+-------------------------------------------------------------- ¦ ---------------+-------------------------------------------------------------- ¦ ---------------+-------------------------------------------------------------- ¦ ---------------+-------------------------------------------------------------- ¦ ---------------+-------------------------------------------------------------- ¦ ---------------+-------------------------------------------------------------- ¦ ---------------+-------------------------------------------------------------- ¦ ---------------+-------------------------------------------------------------- ¦ ---------------+-------------------------------------------------------------- Приложение № 14 к п. 8.1.6 ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ) ----------------------T-----------------------------------------------------¬ ¦ Реквизиты ¦ Комментарий по заполнению ¦ +---------------------+-----------------------------------------------------+ ¦Наименование вида до-¦Заполняется в соответствии с наименованием вида доку-¦ ¦кумента ¦мента ¦ +---------------------+-----------------------------------------------------+ ¦Автор (корреспондент)¦При регистрации поступивших документов записывается¦ ¦ ¦наименование организации, структурного подразделения¦ ¦ ¦или должностного лица - автора документа. ¦ ¦ ¦При регистрации обращений граждан вводится имя, отче-¦ ¦ ¦ство, фамилия и адрес заявителя. ¦ ¦ ¦При регистрации отправляемых документов записывается¦ ¦ ¦наименование организации, структурного подразделения¦ ¦ ¦или должностного лица - корреспондента. ¦ ¦ ¦При регистрации ответов на обращения граждан вводятся¦ ¦ ¦их персональные данные. Допускается применение сокра-¦ ¦ ¦щенного наименования организации. ¦ +---------------------+-----------------------------------------------------+ ¦Дата документа ¦В РКФ переносится дата, присвоенная документу органи-¦ ¦ ¦зацией - автором документа. ¦ +---------------------+-----------------------------------------------------+ ¦Регистрационный номер¦В РКФ переносится регистрационный номер документа,¦ ¦документа ¦присвоенный организацией - автором документа. ¦ +---------------------+-----------------------------------------------------+ ¦Дата поступления ¦Переносится в РКФ из регистрационного штампа. ¦ +---------------------+-----------------------------------------------------+ ¦Индекс поступления ¦Переносится в РКФ из регистрационного штампа. ¦ +---------------------+-----------------------------------------------------+ ¦Заголовок к тексту ¦Переносится заголовок к тексту документа. При его от-¦ ¦ ¦сутствии составляется аннотация. ¦ +---------------------+-----------------------------------------------------+ ¦Резолюция ¦В РКФ переносится с документа содержание поручения,¦ ¦ ¦исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции. ¦ +---------------------+-----------------------------------------------------+ ¦Срок исполнения ¦Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в ре-¦ ¦ ¦золюции, при его отсутствии - типовой срок. ¦ +---------------------+-----------------------------------------------------+ ¦Отметка об исполнении¦В РКФ переносится регистрационный номер и дата со-¦ ¦документа ¦зданного документа, ссылка на регистрационный ин-¦ ¦ ¦декс и дату поступившего документа или краткая запись¦ ¦ ¦решения вопроса по существу. ¦ +---------------------+-----------------------------------------------------+ ¦Дело ¦В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номен-¦ ¦ ¦клатурой (индекс дела входит в состав регистрационно-¦ ¦ ¦го номера документа). ¦ L---------------------+------------------------------------------------------ Приложение № 15 к п. 10.1.12 КОЭФФИЦИЕНТ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ (Ко) (месяц) (год) -------------------------T--------------------T-------------------¬ ¦ Комплексы ¦Ко за отчетный месяц¦Ко за прошлый месяц¦ ¦ +------T------T------+-----T------T------+ ¦ ¦ № ¦ nо ¦ Ко(%)¦ № ¦ nо ¦ Ко(%)¦ +------------------------+------+------+------+-----+------+------+ ¦И.О.Фамилия руководителя¦ 31 ¦ 31 ¦ 100 ¦ 17 ¦ 17 ¦ 100 ¦ ¦И.О.Фамилия руководителя¦ 1 ¦ 1 ¦ 100 ¦ 8 ¦ 7 ¦ 88 ¦ ¦И.О.Фамилия руководителя¦ 16 ¦ 15 ¦ 94 ¦ 22 ¦ 22 ¦ 100 ¦ ¦И.О.Фамилия руководителя¦ 19 ¦ 15 ¦ 79 ¦ 10 ¦ 10 ¦ 100 ¦ ¦И.О.Фамилия руководителя¦ 8 ¦ 5 ¦ 63 ¦ 5 ¦ 4 ¦ 80 ¦ ¦И.О.Фамилия руководителя¦ 0 ¦ 0 ¦ ¦ 0 ¦ 0 ¦ ¦ ¦И.О.Фамилия руководителя¦ 0 ¦ 0 ¦ ¦ 0 ¦ 0 ¦ ¦ ¦И.О.Фамилия руководителя¦ 0 ¦ 0 ¦ ¦ 0 ¦ 0 ¦ ¦ ¦И.О.Фамилия руководителя¦ 0 ¦ 0 ¦ ¦ 1 ¦ 1 ¦ 100 ¦ ¦Итого по Аппарату ¦ 75 ¦ 67 ¦ 89 ¦ 63 ¦ 61 ¦ 97 ¦ L------------------------+------+------+------+-----+------+------- № - количество запланированных работ за месяц nо - количество исполненных работ за месяц Ко - коэффициент исполнения документов в подразделениях за месяц ------------------------------------------------------------------ Рисунок в информационный банк не помещен ------------------------------------------------------------------ Приложение № 16 к п. 10.1.12 КОЭФФИЦИЕНТ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В (КИ) (месяц) (год) -------------------------T--------------------T-------------------¬ ¦ Комплексы ¦Ки за отчетный месяц¦Ки за прошлый месяц¦ ¦ +------T------T------+-----T------T------+ ¦ ¦ № ¦ nи ¦ Ки(%)¦ № ¦ nи ¦ Ки(%)¦ +------------------------+------+------+------+-----+------+------+ ¦И.О.Фамилия руководителя¦ 31 ¦ 31 ¦ 100 ¦ 17 ¦ 16 ¦ 94 ¦ ¦И.О.Фамилия руководителя¦ 1 ¦ 1 ¦ 100 ¦ 8 ¦ 5 ¦ 63 ¦ ¦И.О.Фамилия руководителя¦ 16 ¦ 14 ¦ 88 ¦ 22 ¦ 21 ¦ 96 ¦ ¦И.О.Фамилия руководителя¦ 19 ¦ 12 ¦ 63 ¦ 10 ¦ 10 ¦ 100 ¦ ¦И.О.Фамилия руководителя¦ 8 ¦ 4 ¦ 50 ¦ 5 ¦ 3 ¦ 60 ¦ ¦И.О.Фамилия руководителя¦ 0 ¦ 0 ¦ ¦ 0 ¦ 0 ¦ ¦ ¦И.О.Фамилия руководителя¦ 0 ¦ 0 ¦ ¦ 0 ¦ 0 ¦ ¦ ¦И.О.Фамилия руководителя¦ 0 ¦ 0 ¦ ¦ 0 ¦ 0 ¦ ¦ ¦И.О.Фамилия руководителя¦ 0 ¦ 0 ¦ ¦ 1 ¦ 1 ¦ 100 ¦ ¦Итого по Аппарату ¦ 75 ¦ 62 ¦ 83 ¦ 63 ¦ 56 ¦ 89 ¦ L------------------------+------+------+------+-----+------+------- № - количество запланированных работ nи - количество работ, исполненных точно в установленный срок Ки - коэффициент исполнительской дисциплины за месяц ------------------------------------------------------------------ Рисунок в информационный банк не помещен ------------------------------------------------------------------ Приложение № 17 к п. 9.1.12 МЕТОДИКА расчета коэффициентов исполнительской дисциплины в подразделениях Аппарата Оценка уровня исполнительской дисциплины при работе с документами в подразделениях Аппарата складывается из следующих составляющих: 1. Оценка исполнения документов подразделениями Аппарата (Ко). Данный коэффициент позволяет оценить процент выполненных работ, запланированных на определенный период времени - месяц, квартал, год. Ко = n/№ * 100%, где: № - количество работ, запланированных к выполнению в заданном периоде времени; n - количество работ, выполненных в данном периоде времени, из числа запланированных. Пример: Структурному подразделению запланировано на июнь месяц по организационно- распорядительным документам 50 работ. Фактически выполнено за месяц 40 работ. Ко = n/№ * 100% =40/50 * 100% = 80%, т.о., коэффициент исполнения документов (Ко) по данному подразделению в июне составляет 80%. 2. Оценка степени исполнительности в подразделениях Аппарата при работе с организационно-распорядительными документами (Ки). Данный коэффициент позволяет оценить своевременность выполнения запланированных работ. Ки = nи/№ * 100%, где: nи - количество работ, выполненных точно в установленные сроки из числа запланированных к выполнению, т.е. работы, исполненные не просто в июне, а именно в запланированные сроки. Пример: Структурному подразделению запланировано на июнь 50 работ. Фактически выполнено за месяц 40 работ. Из них в установленные сроки 30 работ. Ки = nи/№ * 100% = 30/50 * 100% = 60%, т.о., степень исполнительности (дисциплинированности) в данном подразделении при работе с документами в марте составляет 60%, т.е. 60% документов в данном подразделении выполнено точно в установленные сроки. 3. Расчет коэффициентов Ко, Ки в целом по Аппарату. Данные коэффициенты в целом по Аппарату считаются как отношение количества исполненных работ по всем подразделениям к общему количеству запланированных работ. Т.е.: n Сумма ni i=1 Коапп = ------ * 100%, N Сумма Ni i=1 где: n Сумма ni - общее количество исполненных работ по Аппарату за отчетный i=1 период; N Сумма Ni - общее количество запланированных к исполнению работ в отчетном i=1 периоде; n Сумма nиi i=1 Киапп = ------ * 100%, N Сумма Ni i=1 где: n Сумма nиi - общее количество работ по всем подразделениям, исполненных точно i=1 в установленные сроки за отчетный период; Пример: Расчет коэффициентов Коапп, Киапп по подразделениям Аппарата за июнь: ---------------T-------T-------T-------T---------T---------¬ ¦ Ф.И.О. ¦ n ¦ nи ¦ № ¦ Ко(%) ¦ Ки(%) ¦ ¦ руководителя ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦подразделения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--------------+-------+-------+-------+---------+---------+ ¦И.О.Фамилия ¦ 50 ¦ 40 ¦ 50 ¦ 100 ¦ 80 ¦ ¦И.О.Фамилия ¦ 60 ¦ 50 ¦ 60 ¦ 100 ¦ 83 ¦ ¦И.О.Фамилия ¦ 90 ¦ 80 ¦ 90 ¦ 100 ¦ 89 ¦ ¦И.О.Фамилия ¦ 40 ¦ 30 ¦ 50 ¦ 80 ¦ 60 ¦ ¦И.О.Фамилия ¦ 80 ¦ 60 ¦ 90 ¦ 89 ¦ 67 ¦ ¦И.О.Фамилия ¦ 20 ¦ 15 ¦ 25 ¦ 80 ¦ 60 ¦ ¦И.О.Фамилия ¦ 70 ¦ 65 ¦ 70 ¦ 100 ¦ 93 ¦ ¦И.О.Фамилия ¦ 15 ¦ 10 ¦ 15 ¦ 100 ¦ 67 ¦ +--------------+-------+-------+-------+---------+---------¦ ¦Итого ¦ 425 ¦ 350 ¦ 450 ¦ 95 ¦ 78 ¦ L--------------+-------+-------+-------+---------+---------- n Сумма ni i=1 Коапп = ------ * 100% = 425/450 * 100% = 95% N Сумма Ni i=1 n Сумма nиi i=1 Киапп = ------ * 100% = 350/450 * 100% = 78% N Сумма Ni i=1 В результате значения данных коэффициентов по Аппарату в целом составят: Коапп = 95%; Киапп = 78% Приложение № 18 к п. 9.3.3 НЕКОТОРЫЕ ТИПОВЫЕ СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения - в указанный срок; - без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" и "В. срочно" - в 3-дневный срок; - имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок; - парламентские запросы - не позднее 15 дней со дня получения запроса; - запросы членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы - в течение 30 дней со дня получения запроса или в иной согласованный с инициатором запроса срок; - обращения члена Совета Федерации, депутатов Государственной Думы - безотлагательно, при необходимости получения дополнительных материалов - в течение 30 дней со дня получения обращения; - запросы депутатов областной Думы - в течение 7 дней со дня получения запроса; - обращения депутатов областной Думы - в течение 15 дней со дня получения обращения; в случае необходимости проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 30 дней со дня получения обращения, при условии уведомления обратившегося с обращением депутата областной Думы - в 5-дневный срок со дня получения обращения; - обращения депутатов иных выборных органов - в течение 30 дней со дня получения обращения; - обращения граждан, поступившие в Правительство и требующие дополнительной проверки, - до 1 мес. со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней; - протесты прокурора - не позднее чем в 10-дневный срок; - представления прокурора подлежат безотлагательному решению в течение месяца со дня внесения представления; - письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку, а при его отсутствии - не позднее 10 дней; - письма предприятий, учреждений, организаций - 10 дней; - поручения Губернатора; Вице-губернатора, Председателя Правительства; заместителя Губернатора, первого заместителя Председателя Правительства, руководителя аппарата Губернатора и Правительства области; заместителей Председателя Правительства - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания; - предложения о расторжении или изменении договора - не позднее 10 дней после получения предложения; - протоколы разногласий: составление и направление - в 10-дневный срок, рассмотрение - в 20-дневный срок; - соглашения дополнительные: подписание - не позднее 3 дней с момента получения; - телеграммы, требующие срочного решения, - до 2 дней; остальные - в течение 10 дней. Если в документе указан срок, к которому корреспондент предполагает получение ответа, этот срок, как правило, должен соблюдаться. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок. Приложение № 19 к п. 10.1.3 Правительство Рязанской области Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 № ______ Рязань На _____ год ------------T------------------T---------------T--------------------T----------¬ ¦Индекс дела¦ Заголовок дела ¦ Кол-во дел ¦ Срок хранения дела ¦Примечание¦ ¦ ¦ (тома, частей) ¦(томов, частей)¦ (тома, части) и № ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статей по перечню ¦ ¦ +-----------+------------------+---------------+--------------------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +-----------+------------------+---------------+--------------------+----------+ ¦ Наименование раздела ¦ +-----------T------------------T---------------T--------------------T----------+ L-----------+------------------+---------------+--------------------+----------- Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка структурного подразделения подписи 00.00.0000 ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО (лицо, ответственное за архив) Протокол ЭК Правительства области Подпись Расшифровка от _____________ № ____________ подписи 00.00.0000 _____________________________________________________________________________ Номенклатура дел структурного подразделения Приложение № 20 к п. 9.1.3 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ 00.00.0000 № ______ Рязань Заместитель Губернатора, На _____ год первый заместитель Председателя Правительства, руководитель аппарата Губернатора и Правительства Рязанской области Подпись Расшифровка подписи ------------T------------------T---------------T--------------------T----------¬ ¦Индекс дела¦ Заголовок дела ¦ Кол-во дел ¦ Срок хранения дела ¦Примечание¦ ¦ ¦ (тома, частей) ¦(томов, частей)¦ (тома, части) и № ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статей по перечню ¦ ¦ +-----------+------------------+---------------+--------------------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +-----------+------------------+---------------+--------------------+----------+ ¦ Наименование раздела ¦ +-----------T------------------T---------------T--------------------T----------+ L-----------+------------------+---------------+--------------------+----------- Начальник управления Подпись Расшифровка делопроизводства и контроля подписи Дата Виза составителя (лица, ответственного за архив) ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Правительства области Протокол ЭПК архивного управления от _____________ № ____________ от _____________ № ____________ Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _______ году в Правительстве ------------------------------------T-----T----------------------------¬ ¦ По срокам хранения ¦Всего¦ В том числе ¦ ¦ ¦ +-----------T----------------+ ¦ ¦ ¦переходящих¦с отметкой "ЭПК"¦ +-----------------------------------+-----+-----------+----------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +-----------------------------------+-----+-----------+----------------+ ¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------+-----+-----------+----------------+ ¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------+-----+-----------+----------------+ ¦Временного (до 10 лет включительно)¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------+-----+-----------+----------------+ ¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦ L-----------------------------------+-----+-----------+----------------- Начальник управления Подпись Расшифровка делопроизводства и контроля подписи Дата Подпись Расшифровка подписи _____________________________________________________________________________ Номенклатура дел Правительства области Приложение № 21 к п. 10.3.2 ---------------¬ ¦Ф. № ________¦ ¦Оп. № ________¦ ¦Д. № ________¦ L--------------- _______________________________________________________________________________ _Правительство_________________________________________________________________ _Рязанской области_____________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ (Наименование органа исполнительной власти и структурного подразделения) ДЕЛО № ___ том № _____ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ (Заголовок дела) _______________________________________________________________________________ __________ (Дата) ---------------¬ На ______ листах ¦Ф. № ________¦ Хранить ___________ ¦Оп. № ________¦ ¦Д. № ________¦ L--------------- _______________________________________________________________________________ Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Приложение № 22 к п. 10.3.2 Лист-заверитель дела N___ В деле подшито и пронумеровано ______________________________________ лист(ов) (цифрами и прописью) в том числе литерные листы ______________ пропущенные номера _________________ + листов внутренней описи ____________________________________________________ -------------------------------------------------------T----------------------¬ ¦ Особенности физического состояния ¦ N№ листов ¦ ¦ и формирования дела ¦ ¦ +------------------------------------------------------+----------------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ +------------------------------------------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L------------------------------------------------------+----------------------- _______________________________________________________________________________ (Должность, подпись, расшифровка подписи, дата) Форма листа заверителя дела Приложение № 23 к п. 10.3.2 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № ____________ -----T---------T---------T--------------------------------T--------T----------¬ ¦ N№ ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок документа ¦ Номера ¦Примечание¦ ¦ пп ¦документа¦документа¦ ¦ листов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ ¦ +----+---------+---------+--------------------------------+--------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +----+---------+---------+--------------------------------+--------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----+---------+---------+--------------------------------+--------+----------- Итого ____________________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи __________________________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, Подпись Расшифровка составившего внутреннюю опись подписи документов дела Дата Форма внутренней описи документов дела Приложение № 24 к п. 10.6.4 Правительство Рязанской области _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ (Наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата ОПИСЬ № ____________ ---T-------------T--------------T---------T-------------T-------------T----------¬ ¦NN¦ Индекс дела ¦Заголовок дела¦Дата дела¦ Количество ¦ Срок ¦Примечание¦ ¦пп¦(тома, части)¦(тома, части) ¦ (тома, ¦листов в деле¦хранения дела¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦(томе, части)¦(тома, части)¦ ¦ +--+-------------+--------------+---------+-------------+-------------+----------+ ¦ 1¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6<*> ¦ 7 ¦ +--+-------------+--------------+---------+-------------+-------------+----------+ ¦ Название раздела ¦ +--T-------------T--------------T---------T-------------T-------------T----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+-------------+--------------+---------+-------------+-------------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+-------------+--------------+---------+-------------+-------------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L--+-------------+--------------+---------+-------------+-------------+----------- В данную опись внесено ____________________ дел с № _____ по № ____, в том числе: (цифрами и прописью) литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя Подпись Расшифровка описи подписи Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Начальник управления Протокол ЭК Правительства области делопроизводства и контроля Подпись Расшифровка подписи от _______________ № ________ Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного управления области от _______________ № ________ ------------------------------------ Графа 6 опускается в описях для постоянного хранения. Передал _______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам <*> (цифрами и прописью) Наименование должности сотрудника Подпись Расшифровка структурного подразделения подписи Дата Принял __________________________________ дел и _____________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных карточек к документам Наименование должности работника Подпись Расшифровка архива Правительства области Дата Формат А4 (210 х 297 мм) Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет хранения и по личному составу структурного подразделения) -------------------------------- <*> Передаются вместе с делами сектора приема, учета, отправки документов и архива. Приложение № 25 к п. 10.6.10 Правительство Рязанской области АКТ ______ № __________ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению УТВЕРЖДАЮ Заместитель Губернатора, первый заместитель Председателя Правительства, руководитель аппарата Губернатора и Правительства Рязанской области Подпись Расшифровка подписи Дата На основании __________________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ---T----------------------------T-----------T---------------T-------T---------¬ ¦NN¦Заголовок дела или групповой¦ Дата дела ¦Количество дел ¦ Номера¦Пояснения¦ ¦пп¦заголовок дел, индекс дел по¦или крайние¦(томов, частей)¦статей ¦ ¦ ¦ ¦ номенклатуре описи ¦ даты дел ¦ ¦ по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦перечню¦ ¦ +--+----------------------------+-----------+---------------+-------+---------+ ¦ 1¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +--+----------------------------+-----------+---------------+-------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+----------------------------+-----------+---------------+-------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L--+----------------------------+-----------+---------------+-------+---------- Всего _____________________________ дел за ______________________________ годы (цифрами и прописью) Председатель экспертной комиссии ___________________________ (подпись, И.О.Ф.) Члены ______________________________________________________ (подписи, И.О.Ф.) (наименование должности лиц, проводивших экспертизу ценности документов) Дата Документы в количестве __________________________________________________ дел (цифрами и прописью) весом _____________________ кг сданы в ______________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________________________ № ______________________ Наименование должности работника Аппарата, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи Дата Председатель экспертной комиссии ________________________(подпись, И.О.Ф.) Дата Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Приложение № 26 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, НЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ РЕГИСТРАЦИИ В СЕКТОРЕ ПРИЕМА, УЧЕТА, ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВА Ведомственные статсведения, отчеты, сводки и информации, сборники и обзоры. Учебные планы, программы (копии). Программы совещаний, конференций. Рекламные извещения и материалы. Нормы расхода материалов. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты. Бухгалтерские документы. Периодические и печатные издания. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты. Документы общественных организаций, кроме тех, в которых ставятся вопросы в адрес Правительства. Распорядительные документы (постановления, распоряжения) местных администраций, кроме тех, в которых ставятся вопросы в адрес Правительства области. Повестки и программы конференций, совещаний и других мероприятий. Материалы (документы), в которых не предусматривается подпись. Приложение № 27 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Акты приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д. Договоры о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д. Заявки на оборудование, изобретения и т.д. Заявления на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д. Исполнительные листы. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. Представления и ходатайства о награждении, премировании. Письма гарантийные на выполнение работ, услуг и т.д. Поручения бюджетные, банковские, пенсионные и платежные (сведения в банковские учреждения), на получение инвалюты, на импорт, перевод валюты. Положения об исполнительных органах государственной власти области. Протоколы согласования планов поставок, выдвижения народных заседателей и т.д. Реестры чеков, бюджетных поручений (представляемые в банковские учреждения). Сметы расходов на содержание аппарата, управления, на подготовку и освоение производства новых изделий, на калькуляцию к договору, на капитальное строительство и т.д. Справки лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д. Титульные списки. Приложение № 28 ОСОБЕННОСТИ НАПИСАНИЯ ДАТ, ЧИСЕЛ И УПОТРЕБЛЯЕМЫХ СОКРАЩЕНИЙ СЛОВ<*> 1. Оформление дат и чисел в текстах документов Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом: 3 ноября 1996 г., в ноябре 1996 г., в первом полугодии 1996 г., в I квартале 1996 г., но: за 11 месяцев 1996 года, в 1996 году, бюджет на 1996 год, с 1988 по 1996 год, в 1993 - 1996 годах. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта. Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: представители Российской Федерации на восемьдесят пятом заседании Генеральной Ассамблеи ООН. Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства. Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й класс; 9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс; советники государственной службы 2-го и 3-го классов. Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего, например: ученики 5, 7, 9-х классов; референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов. Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например: 8 - 10-е классы, 50 - 60-е годы, в 20 - 30-х годах. Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице № 8, из приложения № 6. Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, глав, страниц, например: приложение № 2, таблица № I, глава 4, страница 5. Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например: XX век, XIX - XX века, XX столетие I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал X Международный астрономический съезд XII Олимпийские игры XXV Всемирная ассамблея здравоохранения. Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущие машины, пять ПЭВМ), цифровая (25 ПЭВМ, 20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный) формы чисел. Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями: тыс., млн., млрд.: 5 тыс. рублей, 12 млн. рублей, 20 млрд. рублей. Составные количественные числительные пишутся раздельно в полной или сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять тысяч шестьсот сорок один рубль (1945641 руб.). В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца - словами. Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения, число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л, 12 г, 580 кг. Если в предложении, наряду с однозначными, часто встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением числительных в косвенных падежах, например: в библиотеку поступило 5 ПЭВМ, а в архив - 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве - двух. Названия единиц измерения в тексте постановлений, распоряжений рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн. т. Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров. При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, а не штук автомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов. Но пишется: 10 листов бумаги. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы. Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например:...при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза... (но не "в полтора раза"). Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте, рекомендуется писать словами, например:...получено пачек двести бумаги...,...человек триста. В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом) справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 29-02-10, 123-45-12 (или 45 12,...123 45 12). В номерах автомобилей части двойного номера соединяются дефисом или разделяются пробелом, например: 12-45 КУМ, 17-98 ММТ или 1551 ОЛМ, я 1221 МО, Б 347 00. Между частями двойного номера дома ставится косая черта, например: ул. Ильинка, д. 90/2. Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., д. 7а. Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами. Знаки N, §, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел. Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами: равно, меньше, больше, плюс, минус. При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу. Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр. В этих целях между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел. -------------------------------- <*> Настоящий раздел составлен на основе "Правил оформления документов в Администрации Президента Российской Федерации", утвержденных распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 15 января 1997 г. № 102. 2. Написание часто употребляемых сокращений слов 2.1. Требования к употреблению сокращений слов и наименований При подготовке нормативных правовых и распорядительных актов следует избегать употребления сокращенных слов, приводить наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций в полном соответствии с их официальным наименованием. В приложениях к актам все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми (например - МИД России, МВД России). В официальных документах не допускается употребление сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация". При необходимости многократного употребления наименования органа в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование, например: управление сельского хозяйства и продовольствия администрации области (далее именуется - управление). 2.2. Написание буквенных аббревиатур Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, ЭВМ, МПС, МГУ, ООН. Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся: а) прописными буквами, если образованы от имени собственного. Например: МИД, ВАК (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом); б) строчными буквами, если образованы от имени нарицательного. Например: вуз (вуза). 2.3. Требования к сокращению часто употребляемых слов и величин Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. Например, сокращенно записываются: 1) названия единиц измерения (при цифрах): метр - м миллиметр - мм килограмм - кг грамм - г центнер - ц тонна - т гектар - га секунда - с 2) различные обозначения: область - обл. район - р-н (при названии) город - г. поселок - пос. село - с. (при названии) проспект - просп. площадь - пл. улица - ул. проезд - пр. дом - д. корпус - корп. подъезд - под. этаж - эт. кабинет - каб. комната - к. год, годы - г., гг. (при цифрах) тысяча - тыс. миллион - млн. миллиард - млрд. рубль - р. (руб.) железнодорожный - ж.д. страница - с. (при цифрах) таблица - табл. рисунок - рис. другой (другие) - др. смотри - см. прочее - пр. и тому подобное - и т.п. пункт - п. (в машинописи - пт) то есть - т.е. и так далее - и т.д. Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и последующих десятичных знаков для различных типов, размеров, видов, одного названия, как правило, должно быть одинаковым. Например: 89,775; 16,323. В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы, необходимо сокращать и слова: век, века после цифр, обозначающих столетия. Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: Иванов В.В. или В.В.Иванов, она и в дальнейшем должна писаться так же. Не рекомендуется переносить фамилию или инициалы имени и фамилии на другую строку или страницу. Приложение № 29 КРАТКИЙ СЛОВАРЬ-СПРАВОЧНИК УПРАВЛЕНИЯ В РУССКОМ ЯЗЫКЕ При подготовке документа часто приходится сталкиваться с вопросом синтаксического управления - выбором надлежащей падежной формы и нужного предлога. Помещенный ниже краткий словарь-справочник поможет преодолеть трудности в выборе вариантных конструкций. А адрес в адрес, по адресу. Все варианты в значении "кому-либо", "на имя кого-либо" аккредитовать где (с предл. пад.) и реже куда (с вин. пад.) альтернатива чему амнистия кому (реже для кого) аналогичный чему и с чем аналогия с чем и между чем аннотация на что и чего апеллировать к кому - чему аргументировать что и чем ассигновать что и на что (реже для чего) аудиенция кому Б база чего, для чего базис чего, для чего баллотировать кого - что баллотироваться куда (в кого) бойкот кого - чего бойкотировать кого - что В в - за (при указании времени): 1) предлоги взаимозаменяемы при обозначении срока, в течение которого совершается какое-либо действие; 2) предлоги различаются оттенками значения: в - указывает на период совершения действия, за - на протяженность во времени, длительность процесса ввиду - вследствие (выражение причинных отношений): предлоги синонимичны, но чаще первый из них указывает на причину предстоящего события, а второй - на причину совершившегося события вкладывать (вложить) куда (во что) и где возразить против чего и на что вопреки чему (не чего) восстановить что, в чем и против кого - чего вотировать что, за кого - что и против кого - чего выборы куда и где выплата чего Г голосовать кого - что и за кого - что Д датировать что и чем дело (судебное разбирательство, судебный процесс) о чем и по чему денонсировать что дискутировать (дискуссировать) что и о чем дислоцировать кого - что диспонировать чем доверие к кому - чему и кому - чему доверять что и в чем договор о чем и на что доказательство чего и чему доказать что документировать что и чем долг кому и перед кем З заведующий чем (не чего) заверить что и в чем закон чего и о чем запросить (сделать запрос, обратиться с запросом) что, чего и о чем заслуживать чего (не что) заслужить что (не чего) заявить что и о чем И идентичный чему избрать кем и в кого инвестирование чего инвестиции во что инициатива кого - чего и в чем инкриминировать кому - что инспирировать кого - что интервью кому и с кем интервьюировать кого интересный кому и для кого К квота на что и чего командование чего и чем командовать кем - чем и над кем - чем командующий чем (не чего) комментарий (комментарии) кого - чего и к чему компенсация чего и за что контроль за чем, над кем - чем и чего корреспондировать с чем курировать кого - что (не кем - чем) Л лет чему (не чего) локаутировать кого М меры (совокупность действий для осуществления чего-либо) чего и по чему монополия чего и на что мониторинг чего мораторий на что Н налог на кого - чего, с кого - чего и на что невыгодный для кого - чего и кому - чему необходимость чего и в ком - чем необходимый кому, для кого - чего, для чего и на что несогласие (отсутствие согласия, разногласие) в чем к с кем - чем несоответствие чего, чему, с чем и между чем неспособный к чему и на что О обеспечить кого чем и кому что обосновать (обосновывать) что и чем оплата чего и за что оплатить что (не за что) отказ в чем и от чего отношение в отношении кого - чего и по отношению к кому - чему отчет о чем и в чем отчитаться в чем (реже о чем) П патентовать что плата чего, за что и чем пользователь чего попросить что, чего и о чем поручить (в разных значениях) кому кого - что предоставить (дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться чем-либо, делать что-либо, действовать каким-либо образом) что кому представить (дать, вручить, сообщить что-либо для ознакомления, осведомления, заключения, официального рассмотрения, сделать представление о награде, повышении по службе и т.п.) кого, что, кому, куда, кем и к чему преобразовать что во что преодолеть что претендовать на что претензия к кому, на что и за что присудить кого к чему и кому что Р равноправны друг с другом (не друг другу) равносильный для кого и чему решение чего и о чем руководить кем - чем руководство чем и чего С самоуправление кого, чего и где сверить что с чем свидетельство (факты, обстоятельства, подтверждающие, удостоверяющие что-либо) чего и чему: 1) чего - при выражении зависимого слова именем существительным; 2) чему - при выражении зависимого слова указательным местоимением свидетельствовать (подтверждать, доказывать что-либо) о чем свойственный кому (не для кого) совещание о чем и по чему согласно чему и с чем: 1) чему - на основании чего-либо; 2) с чем - в соответствии с чем-либо согласный (выражающий согласие), согласен с чем и на что согласование чего и с кем - чем согласованность чего и в чем содействие кому в чем сообразно чему и с чем: 1) чему - согласно чему-либо, на основании чего-либо; 2) с чем - в соответствии с чем-либо сообщение чего и о чем: 1) чего - донесение сведений, уведомление; 2) о чем - то, что сообщается сообщить что и о чем: 1) что - донести сведения в полном объеме; 2) о чем - донести частичные сведения, уведомить в общем виде соответственно чему (реже с чем) соответствие чему, между чем и с чем соответствовать чему список кого - чего способствовать кому - чему Т тенденция чего и к чему требовать чего, что, с кого, от кого и у кого У указание на что и о чем: 1) на что - совет, замечание, предписание; 2) о чем - сведения, сообщение о чем-либо указать что и на что: 1) что - показать, привести, перечислить, установить, назвать для сведения; 2) на что - обратить внимание, движением, жестом показать на кого-, что-либо уплата чего управляющий чем (не чего) уравнять кого - что в чем и с кем - чем Ф факт чего и о чем (разг.) Х характеристика кого и (во избежание двузначности) на кого ходатайствовать о ком - чем и за кого - что Ц цель с целью чего и в целях чего цена чего, кому - чему, за что и на что читать что и о чем Э экспериментировать с кем - чем и над кем - чем Я явиться куда и где: 1) куда - прийти, прибыть куда-либо; 2) где - возникнуть, начать действовать, проявлять себя Приложение № 30 СЛОВАРЬ ОСНОВНЫХ (ОФИЦИАЛЬНЫХ) ТЕРМИНОВ Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Администрация - органы или должностные лица учреждения (руководитель, его заместители, коллегиальные и совещательные органы, руководители структурных подразделений), осуществляющие исполнительно-распорядительную деятельность. Адресат - 1) получатель документа; 2) реквизит документа, включающий наименование получателя документа и в необходимых случаях его почтовый адрес. Акт - 1) обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке (законодательный А., правовой А.); 2) официальный документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (например: А. ревизии, А. проверки, А. приемки и др.). Анкета - 1) перечень вопросов, используемых для тестирования в целях получения каких-либо сведений; 2) форма представления текста документа, построенная по принципу "вопрос-ответ". Аппарат управления - 1) система органов государственного управления, совокупность учреждений и организаций, обеспечивающих управление в какой-либо сфере деятельности; 2) совокупность работников (руководителей, специалистов, технических исполнителей) учреждения или организации, выполняющих управленческие функции. Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа. Бланк должностного лица - бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа. Бланк конкретного вида документа - бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида. Бланк письма - бланк документа, используемый для ведения переписки. Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Виза согласования документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления и др. Внутренний документ - документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Выписка из официального документа - копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке. Гарантийное письмо - 1) служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставления услуг; 2) во внешней торговле - документ, излагающий характер и объем обязательств, которые применяет получатель по части определенных условий контракта (условий транспортировки, платежа и др.); 3) в банковском деле - документ, подтверждающий представленные к оплате документы, если они не вполне соответствуют предусмотренным условиям. Гербовый бланк - бланк документа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования. Государственная тайна - защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Государственный стандарт - нормативный документ, разрабатываемый на продукцию работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные характеристики продукции, работ и услуг. Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Дата документа - реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или принятия. Дело - совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Доверенность - документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя. Договор - документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений. Доклад - 1) письменный документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения; 2) устное выступление на заседании. Докладная записка - документ, адресованный руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Документ на машинном носителе (машиночитаемый документ, электронный документ) - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации компьютером. Документационное обеспечение управления - см. Делопроизводство. Документация - совокупность документов по определенному предмету. Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документационная информация - см. Документ. Документная информация - информация, содержащаяся в документе. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Должностное лицо - работник учреждения, наделенный правом принимать управленческие решения. Должностной бланк - см. Бланк должностного лица. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заголовок к тексту документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заказ - документ, содержащий требование на изготовление, продажу, доставку, выдачу чего-либо, производство каких-либо работ. Заключение - документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу. Записка - см. Докладная записка. Объяснительная записка. Пояснительная записка. Заявка - документ, автор которого изъявляет намерение получить определенные товары или услуги. Зона унифицированной формы документа - часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами. Извещение - разновидность служебного письма, содержащего информацию о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции и др.). Индекс дела - цифровое обозначение дела в номенклатуре дел учреждения, наносимое на его обложку. Инициативный документ - документ, послуживший основанием для решения какого-либо вопроса и формирования дела. Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности. Информационное письмо - письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению. Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Код - знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации. Код организации - идентификатор организации, учреждения предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения. Код формы документа - идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением. Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Копирование документов - воспроизведение документов без промежуточных печатных форм. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Корреспондент - учреждение или лицо, с которым ведется переписка. Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами. Машиночитаемый документ - см. Документ на машинописном носителе. Наименование документа - обозначение вида письменного документа. Незаверенная копия - копия письменного или графического документа, которая ввиду отсутствия на ней необходимых реквизитов не имеет юридической силы подлинника документа. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Нормативный документ - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Носитель информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Общий бланк документа - бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем. Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных за определенный период. Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю. Опубликование документа - доведение содержания документов до сведения общественности посредством печати, радио, телевидения или другим способом. Организационно-распорядительный документ - см. Система организационно-распорядительной документации. Оригинал документа - экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования. Отметка для автоматического поиска документов - реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Отметка об исполнителе - реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа. Отметка о заверении копии - реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа. Отметка о контроле - реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Отметка о наличии приложения - реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ. Отметка о поступлении документа в организацию - реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере. Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу. Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Переписка - письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи международными организациями, учреждениями, предприятиями и частными лицами (см. Письмо, Телеграмма, Телефонограмма, Телекс, Электронное сообщение). Перечень - систематизированный список документов, предметов, объектов, лиц, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Печать - вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего-либо. Письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована каким-либо типом письма. Письмо - 1) почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением; 2) обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых с помощью средств почтовой связи. Подлинник (официального) документа - первый или единственный экземпляр официального документа. Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Положение - 1) документ, устанавливающий статус, задачи и функции, права, порядок деятельности организации, органа управления, структурного подразделения; 2) правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности. Порядок - действие, установленное положением. Постановление - правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил. Постоянная часть реквизита, документа - неизменяемая часть реквизита документа, бланка документа, наносимая при изготовлении. Почтовый адрес - условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи, осуществляющему прием и доставку почтовых отправлений. Почтовый конверт - конверт для пересылки почтовых отправлений, соответствующий стандартным требованиям. Пояснительная записка - документ, разъясняющий отдельные положения основного документа (плана, отчета, проекта). Правила - правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений. Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок создания документов. Предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации. Протокол заседания - документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, переговорах. Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации. Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для внесения сведений о документе в целях его учета и поиска. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его учета и поиска. Регистрационный штамп - штамп, проставляемый на документе при его поступлении в учреждение. Регистрация документа - фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы. Регламент - правовой акт, регламентирующий порядок деятельности аппарата управления, коллегиального или совещательного органа. Реестр - список (перечень) каких-либо объектов, составленный в целях их учета или справочно-информационных целях. Резолюция - реквизит документа, содержащий указание руководителя о характере и сроках исполнения документа. Реквизит документа - обязательный информационный элемент оформления официального документа. Решение - 1) правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции; 2) совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами управления (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными и общественными и др.). Сводка - документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу. Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Система организационно-распорядительной документации - система документации, фиксирующей решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Служебная записка - см. Докладная записка. Сопроводительное письмо - письмо, составляемое для отправки с приложением к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей. Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов, составленный в целях информации, регистрации или учета. Справка - 1) документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству; 2) документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера. Стандарт - нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации. Табель форм документов - перечень форм документов, разрешенных к применению в организации. Таблица - форма представления текста документа или его части, имеющая два уровня членения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). - информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть. Текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную каким-либо типом письма, какой-либо системой звукозаписи. Телеграмма - краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи. Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонементной телеграфной сети. Телефакс - см. Факсограмма. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках. Трафаретный текст - унифицированный текст документа, содержащий постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, характеризующей конкретную ситуацию. Указ - правовой акт, издаваемый Президентом Российской Федерации. Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решениями в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Устав - правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации, территории и т.п. Учредительный документ - договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созданию юридического лица. Факсограмма (Факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Формат бланка документа - установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документов. Формирование дела - отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри его. Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Формуляр-образец (документа) - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Штамп - вид печати прямоугольной формы. Штатное расписание - перечень должностей в учреждении с указанием размеров должностных окладов. Электронное сообщение - документ, переданный по системе связи между автоматизированными базами данных. Электронный документ - см. Документ на машинном носителе. Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Приложение № 31 к п. 5.2.36 ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ 1. Заголовок таблицы и заголовки граф Тематический заголовок ПЕРЕЧЕНЬ оборудования, поставляемого на экспорт Заголовки граф --------------------------T-----------------T------------------T-------------------¬ ¦Наименование оборудования¦Единица измерения¦Количество - всего¦ В том числе ¦ ¦ ¦ ¦ +---------T---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ первое ¦ второе ¦ ¦ ¦ ¦ ¦полугодие¦полугодие¦ +-------------------------+-----------------+------------------+---------+---------+ ¦Боковик ¦ Прографка ¦ В конце заголовка точка не ставится. Сокращение слов в заголовках граф не допускается. Заголовки граф следует писать в единственном числе. Например: наименование станков, единица измерения, срок поставки, форма документа В головке таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено (поставляется за счет; в том числе), знаки препинания не ставятся. В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы. Например: -----------------------T-----------------T----------------T------------------¬ ¦Наименование продукции¦Единица измерения¦2004 год - всего¦ В том числе ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ первое полугодие ¦ +----------------------+-----------------+----------------+------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Например: --------------------T-----------------------------------------T--------------¬ ¦Наименование завода¦Объем капитальных вложений (млн. рублей) ¦ Генеральный ¦ ¦ +--------T-----------T--------T-----------+ подрядчик ¦ ¦ ¦2003 год¦в том числе¦2004 год¦в том числе¦ ¦ ¦ ¦- всего ¦ объем ¦- всего ¦ объем ¦ ¦ ¦ ¦ ¦строительно¦ ¦строительно¦ ¦ ¦ ¦ ¦-монтажных ¦ ¦-монтажных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ работ ¦ ¦ работ ¦ ¦ +-------------------+--------+-----------+--------+-----------+--------------+ Заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы. Например: ------------------------------------------T-----------------------------------¬ ¦Наименование автоматических манипуляторов¦Исполнитель и срок выполнения работ¦ ¦ +------------T----------------------+ ¦ ¦ Разработка ¦ Производство ¦ ¦ ¦технической ¦ первой промышленной ¦ ¦ ¦документации¦ серии ¦ +-----------------------------------------+------------+----------------------+ Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она занимает более одной страницы. Например: ------------------------------------------T-----------------------------------¬ ¦Наименование автоматических манипуляторов¦Исполнитель и срок выполнения работ¦ ¦ +------------T----------------------+ ¦ ¦ Разработка ¦ Производство ¦ ¦ ¦технической ¦ первой промышленной ¦ ¦ ¦документации¦ серии ¦ +-----------------------------------------+------------+----------------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ L-----------------------------------------+------------+----------------------- 2. Боковик таблицы и элементы граф В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. В боковике после слов Итого, Всего двоеточие не ставится. Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3). В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных. В графе Единица измерения наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа, в скобках. Например: -----------------------------------------T-----------------T------------------¬ ¦ Наименование оборудования ¦Количество (штук)¦Завод-изготовитель¦ +----------------------------------------+-----------------+------------------+ ¦Установки для мойки крупы, подлежащей¦ 4 ¦ООО "Металлист" ¦ ¦переработке, - всего ¦ ¦ ¦ ¦ в том числе производительностью 2 т/ч¦ 2 ¦ -"- ¦ ¦Установки для дробления крупы ¦ 12 ¦ООО "Заря" ¦ +----------------------------------------+-----------------+ ¦ ¦Итого ¦ 16 ¦ ¦ L----------------------------------------+-----------------+------------------- 3. Одинаковые текстовые элементы и цифры Одинаковые текстовые элементы в графах необходимо заменять кавычками. Повторяющиеся в графах цифры кавычками заменять нельзя. Например: ----------------------------------T---------T--------T--------T---------------¬ ¦ Наименование заводов ¦ Единица ¦Мощность¦ Срок ¦ Министерство ¦ ¦ и продукции ¦измерения¦ ¦ ввода в¦ (ведомство), ¦ ¦ ¦ ¦ ¦действие¦осуществляющее ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ строительство ¦ +---------------------------------+---------+--------+--------+---------------+ ¦Азотно-туковый завод, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ нитратные соли ¦тыс. тонн¦ 80 ¦ IV ¦Госстрой России¦ ¦ ¦ ¦ ¦квартал ¦ ¦ ¦Завод органического синтеза ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ проксанолы ¦ -"- ¦ 20 ¦ -"- ¦ -"- ¦ ¦ проксамины ¦ -"- ¦ 20 ¦ -"- ¦ -"- ¦ 4. Сложные единицы измерения В графе Единица измерения сложные единицы измерения (такие, как штук/тонн, тонн/метров и т.п.) можно заменять кавычками. Например: ---------------------------------T-----------------T--------T--------T--------¬ ¦ Наименование оборудования ¦Единица измерения¦2002 год¦2003 год¦2004 год¦ +--------------------------------+-----------------+--------+--------+--------+ ¦Грузонесущие контейнеры ¦ штук/тонн ¦ 39/14 ¦ 48/16 ¦ 50/18 ¦ ¦Транспортеры рольганговые ¦ -"- ¦ 25/12 ¦ 30/12 ¦ 40/20 ¦ ¦приводные ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 5. Сноски и примечания В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой со скобкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок. Например: (тыс. штук) ------------------------------------------------------T----------T----------¬ ¦ Наименование тракторов ¦ 2003 год ¦ 2004 год ¦ +-----------------------------------------------------+----------+----------+ ¦Тракторы - всего ¦ 60 ¦ 65 *) ¦ ¦из них: ¦ ¦ ¦ ¦гусеничные тракторы Т-74 ¦ 42 ¦ 35 ¦ ¦тракторы Т-150 - всего ¦ 18 ¦ 30 ¦ ¦ в том числе колесные тракторы: ¦ ¦ ¦ ¦ Т-150К ¦ 17 ¦ 20 ¦ ¦ Т-150 ¦ 1 ¦ 2 ¦ -------------------------------- *) Включая производство по кооперации. Примечания: 1. Объем поставок тракторов при необходимости может быть уточнен заводом-изготовителем. 2. Срок поставки тракторов может быть уточнен ведомством. 6. Однострочные и многострочные элементы таблиц Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика. Например: --------------------------------------------------T---------------T-----------¬ ¦ Наименование оборудования ¦ Срок поставки ¦ Поставщик ¦ +-------------------------------------------------+---------------+-----------+ ¦Станок для изготовления резиновых чехлов диамет-¦ ¦ ¦ ¦ром 1400 и 1600 мм ¦ 2003 год ¦ АО "Ижмаш"¦ Двух- или многострочные текстовые элементы равняются по первой (верхней) строке боковика. В этом случае и цифры располагаются на верхней строке. Например: (штук) -----------------------------------------T--------T--------T------------------¬ ¦ Наименование оборудования ¦2002 год¦2003 год¦Завод-изготовитель¦ +----------------------------------------+--------+--------+------------------+ ¦Агрегатные станки ¦ 5 ¦ 5 ¦Московский завод ¦ ¦ ¦ ¦ ¦"Станкоагрегат" ¦ ¦Линии для обработки редукторов рулевого¦ 2 ¦ 2 ¦Московский завод ¦ ¦управления, модель ЛМ-533 ¦ ¦ ¦автоматических ¦ ¦ ¦ ¦ ¦линий ¦ Приложение № 32 НАПИСАНИЕ НАЗВАНИЙ ОТДЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ТЕКСТОВ Названия проектов документов, утверждаемых актами Губернатора и Правительства области, в тексте следует писать: Инструкция - например: "Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке выплаты вознаграждения работникам аппарата..." Классификация - например: Классификация запасов месторождений... Положение - например: "Утвердить прилагаемое Положение о порядке назначения и выплаты пособий на детей малообеспеченным семьям" Общее положение - например: Общее положение об исполнительных органах государственной власти Типовое положение - например: Типовое положение о научно-техническом совете Устав - например: "Утвердить прилагаемый Устав фонда содействия развитию Рязанской области" акт - например: акт комиссии по приемке в эксплуатацию... генеральная схема - например: "Утвердить генеральную схему управления..." дополнения - например: "Внести прилагаемые дополнения в Положение о премиях Губернатора области..." задания - например: "Установить задания по..." изменения - например: "Утвердить прилагаемые изменения..." мероприятия - например: "Одобрить мероприятия по осуществлению задач..." перечень - например: "Признать утратившими силу решения Правительства области согласно прилагаемому перечню" структура, штатное расписание - например: "Утвердить структуру и штатное расписание аппарата..." приложение, таблица - например: "...осуществить ввод объектов жилищно-коммунального хозяйства в сроки согласно таблице 3 приложения № 1" Приложение № 33 к п. 8.1.3 МАРШРУТ ПРОХОЖДЕНИЯ ПРОЕКТОВ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ АКТОВ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ -----------------------------------------T---------------------------------------¬ ¦ Структурные подразделения, ¦ Осуществляемые функции ¦ ¦ должностные лица (участники) ¦ согласно Инструкции ¦ L----------------------------------------+---------------------------------------- -------------¬-------------------------¬ ¦Разработчик覦Рязанская областная Дума¦ L------/\-/\--L-------/\---------------- ¦ ¦ ¦ -+--\/----------+-----¬ Регистрация и передача в день поступления, ¦ Сектор приема, учета¦ сверка полноты комплекта документов. Отмет- ------->и отправки документов<-----> ка в регистрационно-контрольных карточках ¦ - - > и архива ¦ ¦ движения документов (п. 5.1.1 - 5.1.3) ¦ + L-----------T---------- ¦ ¦ + ¦ ¦ ¦ + ---------------\/-----------¬ ¦ Формирование поручения должностным лицам ¦ + ¦ Заместитель Губернатора, ¦ ¦ аппарата. Предоставление согласованного за- ¦ <-¦ первый заместитель <--> конопроекта Вице-губернатору ¦ + ¦Председателя Правительства,¦ ¦ ¦ + ¦ руководитель аппарата ¦ ¦ ¦ + L--------------T------------- ¦ ¦ + ¦ ¦ ¦ + -----------\/-------¬ ¦ Согласование законопроекта либо внесение ¦ <- - -¦Правовое управление<------> замечаний по его доработке. Возврат законо- ¦ + L----------T--------- ¦ проекта в сектор (п. 5.1.5) ¦ + ¦ ¦ ¦ + ---------------\/----------¬ ¦ ¦ + ¦Структурные подразделения ¦ ¦ ¦ + ¦аппарата, исполнительные ¦ ¦ Согласование законопроекта (п. 5.1.6), вне- ¦ <-¦ органы госвласти, <---> сение предложений и замечаний ¦ + ¦заместители Председателя ¦ ¦ ¦ + ¦ Правительства ¦ ¦ ¦ + L--------------T------------ ¦ ¦ + ¦ ¦ ¦ + ---------\/----¬ ¦ ¦ + ¦ Представитель¦ ¦ Согласование и представление законопроекта ¦ <- - - -¦Губернатора в <---------> заместителю Губернатора, первому заместителю ¦ + ¦областной Думе¦ ¦ Председателя Правительства, руководителю ап- ¦ + L--------------- ¦ парата ¦ + ----------------- ¦ + ---------------\/----------¬ Просмотр комплекта документов; формирование ¦ <-¦ Вице-губернатор, ¦ поручения о направлении законопроекта на ¦ + ¦Председатель Правительства¦ изучение в областную прокуратуру; доклад ¦ + L--------------T------------ Губернатору (п. 5.1.6) ¦ + ¦ ¦ + ------------\/-------¬ Подписание, одобрение либо отклонение зако- ¦ + ¦ Губернатор области ¦ нопроекта (п. 5.1.14) ¦ + L--------+--T--------- ¦ + + ¦ ¦ + ----------\/-\/---------¬ Прием документов от Губернатора, введение в ¦ <- -¦ Секретариат ¦ базу данных итогов рассмотрения и передача L-----+ Губернатора ¦ законопроектов в сектор приема, учета и от- L------------------------ правки документов -----> движение законопроекта после подписания <----> -----> движение законопроекта от поступления до представления на подпись -----> движение законопроекта на доработку Приложение № 34 к п. 8.1.3 МАРШРУТ ПРОХОЖДЕНИЯ ПРОЕКТОВ АКТОВ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ (ОРД) ----------------------------------T----------------------------------------------¬ ¦ Структурные подразделения, ¦ Осуществляемые функции согласно Инструкции ¦ ¦ должностные лица (участники) +-------------------------T--------------------+ ¦ ¦ до подписания ¦ после подписания ¦ L---------------------------------+-------------------------+--------------------- --------------------------T--------------------¬ ------------¬ ¦Подготовка проекта, ¦После подписания -¦ ¦Исполнитель<-- ¦визирование исполнителем.¦регистрация актов, в¦ L---T-------- + ¦Передача на согласование ¦т.ч. с использовани-¦ . + ¦(п. 5.2.5 - 5.2.9) ¦ем базы данных АСКИД¦ . + ¦ ¦(п. 5.2.22) ¦ . + ¦Изучение проекта, прос-¦Передача на размно-¦ . + ¦тавление визы согласова-¦жение, брошюровка ¦ . + ¦ния или подготовка заме-¦ ¦ --------\/-------¬ + ¦чаний, доработка проекта¦ ¦ ¦Согласующие лица¦--+ ¦по замечаниям согласую-¦ ¦ L--------T-------- + ¦щих, повторное согласова-¦ ¦ . + ¦ние (обязательное согла-¦ ¦ . + ¦сование с ПУ и УДК) ¦ ¦ . + рассылка ¦(п. 5.2.28) ¦ ¦ . + копий ¦Прием проекта сектором¦Передача копий на¦ . + /\ ¦ОРД, проверка правильнос-¦рассылку согласно¦ . ----+----- ¦ти оформления и полноты¦списку обязательной¦ . ¦ + ¦представленного комплекта¦рассылки и рассылоч-¦ ---------\/------+-¬- ¦документов. Возврат доку-¦ному перечню ¦ ¦Сектор выпуска ОРД<- ¦мента, если он подготов-¦(п. 5.2.26) ¦ L---------T---/\-T-- + ¦лен с нарушением установ-¦ ¦ . ¦ ¦ + ¦ленных норм. ¦ ¦ . ¦ ¦ + ¦При положительной оценке¦ ¦ . ¦ ¦ + ¦- передача проекта в со-¦ ¦ . ¦ L-------¬ ¦ответствующий секретариат¦ ¦ . ¦ + ¦ ¦на подпись (если требует-¦ ¦ . ¦ + ¦ ¦ся - с докладом) (п.¦ ¦ . ¦ + \/ ¦5.2.10, 5.2.21, 5.2.23,¦ ¦ ------\/--+-¬---- сдача ¦5.2.24, 5.2.26 - 5.2.29) ¦ ¦ ¦Секретариат<---- подлинников¦Подписание проекта или ¦Учет и сохранность¦ L-----T---/\- + в архив ¦его отклонение ¦подлинников актов,¦ . ¦ + ¦(п. 5.2.11) ¦формирование доку-¦ . ¦ + ¦ ¦ментов в дела сог-¦ -------\/--+-¬ + ¦ ¦ласно номенклатуре¦ ¦Руководитель¦---- ¦ ¦дел и передача в ве-¦ L------------- ¦ ¦домственный архив ¦ ¦ ¦(п. 5.2.12) ¦ L-------------------------+--------------------- <..... движение проекта акта <----- движение отклоненного проекта <----- движение подписанного акта Приложение № 35 к п. 8.1.3 МАРШРУТ ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ЗАСЕДАНИЙ ПРАВИТЕЛЬСТВА -------------------------------------------T----------------------------------------------¬ ¦ Структурные подразделения, ¦ Осуществляемые функции ¦ ¦ должностные лица (участники) +-------------------------T--------------------+ ¦ ¦ до заседания ¦ после заседания ¦ L------------------------------------------+-------------------------+--------------------- ---------------¬на доработку ¦ Исполнители¦после Представление проектов¦Доработка принятого на регистрацию¦(ответственные¦заседания документов после регист-¦решения в сроки до --------------+ за подготовку<-------¬ рации в ПУ за 10 дней до¦10 дней. Визирование ¦ ¦ проектов ¦на доработку заседания. Доработка про-¦решения у куратора ¦ ¦ решений) ¦до заседания ектов в соответствии с¦(заместителя Предсе- ¦ L------------/\<---¬ + предложениями ПУ. Переда-¦дателя Правительства) ¦ + + ...¬ + + ча в отдел организацион-¦и представление на ¦с регистрации --\/----\/-¬ . + + ной работы за 6 дней до¦экспертизу в ПУ ¦ --------------> Правовое ¦ . + + подписания ¦ ¦ ¦ -----------¦управление¦--.--+ + ¦ ¦ ¦ + ¦ (ПУ) <.¬. + + Правовая экспертиза про-¦Экспертиза принятого ¦ ¦ + LT---------- .. + + ектов в течение 3 дней.¦решения в 3-дневный ¦ ¦ + ¦ контроль + Подготовка заключения со-¦срок ¦ ¦ + положительное сроков + гласования или возврат¦ ¦ ¦ + заключение .. + + документов на доработку ¦ ¦ ¦ + ¦ -----++--+---+--¬ ¦ ¦ ¦ + L------> Отдел ¦ Контроль сроков прохож-¦Отправка решения на ¦ ¦ + ¦организационной<-¬ дения и представления до-¦доработку после за- ¦ ¦ + на согласование¦ работы ¦ + кументов. Формирование¦седания. Подготовка ¦ ¦ + ¦ L------/\-TTT-/\- + повестки, списка пригла-¦протокола в 3-днев- ¦ ¦ + ¦ согласовано .¦¦ ¦ + шенных совместно с испол-¦ный срок. Представ- ¦ ¦ + -\/----------¬ . .¦¦ ¦ + нителем, представление¦ление списка рассыл- ¦ ¦ + ¦Руководитель+.- .¦¦ ¦ + документов на согласова-¦ки на утверждение ¦ ¦ + ¦ аппарата ¦ .¦¦ ¦ + ние руководителю аппарата¦руководителю аппара- ¦ ¦ + L------------- .¦¦ ¦ + и на рассылку через УДК¦та. Подготовка пору- ¦ ¦ + -----------------¬ .¦¦ ¦ + членам Правительства и¦чений по принятым ¦ L-----------+ Управление ¦ .¦¦ ¦ + приглашенным за 4 дня до¦решениям L------------->делопроизводства<...¦¦ ¦ + заседания ¦ + ¦и контроля (УДК)+----¦ ¦ + ¦ + L--T-------------- ¦ ¦ + ¦ + ¦ на размножение ¦ ¦ + ¦ + ¦ ------------- ¦ + ¦ + ¦ ¦ размножено + ¦ + ¦ --\/------------+--¬+ Прием документов от ис-¦Регистрация и выпуск + ¦ ¦ Сектор ¦+ полнителей, регистрация.¦решений заседаний, + ¦ ¦ множительных и ¦+ Тиражирование проектов и¦их рассылка по ут- + ¦ ¦машинописных работ¦+ их рассылка членам Прави-¦вержденному списку. + ¦ L-------------------+ тельства и приглашенным¦Рассылка поручений + +-----рассылка---¬ + по списку ¦ + ----\/--------¬------\/-----¬+ + ¦ Члены ¦¦Приглашенные¦+ + ¦Правительства¦L-------------+ + L-------------- + + --------------¬ + + ¦ Заседание ¦на доработку после заседания + ¦Правительства¦------------- + L-------------- на подпись---------------------¬Через орготдел в УДК L--------->Председательствующий+.....> ¦ на заседании ¦ Организация принятия решения. L--------------------- Подписание протокола и решений заседания -----> движение до заседания .....> -----> движение после заседания -----> контроль сроков подготовки Приложение № 36 к п. 8.1.3 МАРШРУТ ПРОХОЖДЕНИЯ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ----------------------------------T--------------------------------------------¬ ¦ Структурные подразделения, ¦ Осуществляемые функции ¦ ¦ должностные лица (участники) ¦ ¦ L---------------------------------+--------------------------------------------- ----------------¬ -----> Корреспондент ¦ ¦ L-------T-------- ¦ + ¦ ----------\/--------¬ Прием, просмотр (п. 9.1), регистрация в день ¦ ¦ Сектор приема, ¦ поступления, подготовка резолюций, передача ¦ ¦ учета, отправки <----¬ на рассмотрение ¦ ¦документов и архива¦ ¦ ¦ L---------T----T----- ¦ ¦ + ¦ доклад об исполнении ¦ --------\/---\/-¬ ¦ Рассмотрение, резолюция, установка сроков ¦ ¦ Секретариат ¦ ¦ исполнения и исполнителя; снятие с контроля ¦ L-------T----T--- ¦ исполненных документов (п. 10.4) ¦ ¦ ¦"в дело" ¦ ¦ ----------\/---\/---¬ ¦ Прием, учет, размножение, отправка исполни- ¦ ¦ Сектор приема, ¦ ¦ телям; снятие с контроля исполненных доку- ¦ ¦ учета, отправки ¦ ¦ ментов ¦ ¦документов и архива¦ ¦ ¦ L---------T---------- ¦ ответ ¦ ¦ корреспонденту¦ ¦ ¦ --------\/------¬ ¦ Исполнение в соответствии с резолюцией, под- L----+ Исполнитель +------- готовка ответа (п. 8.8) L---------------- -----> движение документа на рассмотрении -----> движение документа на исполнении Приложение № 37 к п. 8.1.3 МАРШРУТ ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ----------------------------------T--------------------------------------------¬ ¦ Структурные подразделения, ¦ Осуществляемые функции ¦ ¦ должностные лица (участники) ¦ ¦ L---------------------------------+--------------------------------------------- ----------------¬ Подготовка письма, проставление отметки об ¦ Исполнитель ¦ исполнителе, представление на визирование L------T--------- руководителю, представление на подпись (с + письмом-запросом и др. необходимыми сопрово- + дительными документами), п. 5.8 + -------\/-------¬ Согласование (по мере необходимости) с ПУ и ¦Визирующее лицо¦ с непосредственным руководителем L------T--------- + -------\/-------¬ Проверка оформления, сверка комплекта пред- ----+ Секретариат <---¬ ставленных документов (п. 4) ¦ L------T--------- ¦ ¦ + ¦ ¦ --------\/--------¬ ¦ ¦ ¦ Руководитель ¦ ¦ Подпись письма в соответствии с распределе- ¦ ¦(уполномоченное +--- нием обязанностей и компетенцией ¦ ¦должностное лицо)¦ ¦ L------------------ ¦ --------------------¬ ¦ ¦ Сектор приема, ¦ Регистрация, введение в базу данных, пере- L-> учета, отправки ¦ сылка подписанного письма адресату (п. 8.4) ¦документов и архива¦ L------T-----T------- ¦ ¦ \/ L-----> Средства доставки В дело (копия в архив) <---- маршрут до подписания письма ----> маршрут после подписания Приложение № 38 к п. 8.1.3 МАРШРУТ ПРОХОЖДЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН ----------------------------------T--------------------------------------------¬ ¦ Структурные подразделения, ¦ Осуществляемые функции ¦ ¦ должностные лица (участники) ¦ ¦ L---------------------------------+--------------------------------------------- -----------------¬ ---+Авторы обращения¦ ¦ ¦ (заявители) ¦ ¦ L----T------/\---- ¦ ¦ + ¦ -----\/-----+---¬ ¦ ¦ Сектор приема,¦ ¦ ¦учета, отправки¦ Прием обращений и передача их в Отдел. ¦ ¦ документов и ¦ Прием подписанных ответов заявителям и их ¦ ¦ архива УДК ¦ отправка ¦ ¦ (Сектор) ¦ ¦ L----T------/\--- ¦ ¦ + Прием обращений из Сектора и от заявителей. ¦ ¦ + Регистрация, подготовка аннотаций, проектов ¦ ¦ + поручений, передача их в секретариаты. ¦ -----\/-----+---¬ Прием обращений из секретариатов. ¦ ¦Отдел по работе¦ Передача обращений с поручениями по ним ис- L--> с обращениями <---------¬ полнителям. Получение от исполнителей этих ¦ граждан УДК ¦ + материалов. ---+ (Отдел) ¦ + Передача материалов по результатам рассмот- + L----T---T--/\/\- + рения обращений в секретариаты для списания + ¦ ¦ + + + "в дело" и подписание ответов заявителям. + ¦ ¦ + + + Прием материалов из секретариатов и передача + ¦ ¦ + + + подписанных ответов в Сектор для отправки + ¦ ¦ + + + заявителям + ¦ ¦ + + + + ¦ ¦ + + + Передача обращений руководителям. + -----\/--\/-+-+--¬ + Передача обращений с поручениями в Отдел. + ¦ Секретариаты ¦ + Передача материалов руководителям для списа- + L----T---T--/\/\-- + ния "в дело" и подписания ответов заявителям. + ¦ ¦ + + + Передача материалов от руководителей в Отдел + ¦ ¦ + + + + ¦ ¦ + + + Назначение поручений исполнителям. + ------\/--\/-+-+--¬ + Передача обращений с поручениями исполнителям + ¦ Руководитель ¦ + в секретариаты. + ¦(уполномоченное ¦ + Рассмотрение результатов исполнения поруче- + ¦должностное лицо)¦ + ний, списание материалов в "дело", подписание + L------------------ + ответов заявителям. + + Возвращение материалов, ответов заявителям в + + секретариаты. + + + + Исполнение поручений руководителей. + --------------¬ + Подготовка материалов (справок) по результа- L---> Исполнители +----------- там рассмотрения, а также ответов заявителям. L-------------- Передача всех материалов в Отдел -----> движение обращений с момента поступления в Правительство до уполномоченных должностных лиц (подписание поручений}; -----> движение обращений от уполномоченных должностных лиц (с подписанными поручениями) в Отдел; -----> движение обращений исполнителям и с материалами по результатам рассмотрения в Отдел; -----> движение материалов с обращениями граждан в Отдел и подписанных ответов через Отдел и Сектор заявителям; -----> движение обращений уполномоченным должностным лицам на списание материалов "в дело" и подписание ответов заявителям Приложение № 39 к п. 8.1.3 МАРШРУТ ПРОХОЖДЕНИЯ ВНУТРЕННЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (ИНСТРУКЦИЯ, ПОЛОЖЕНИЕ, АКТ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ, УТВЕРЖДАЕМЫЕ ЧЕРЕЗ ГРИФ "УТВЕРЖДАЮ") ----------------------------------T--------------------------------------------¬ ¦ Участвующие должностные лица, ¦ Осуществляемые функции ¦ ¦ направление маршрута ¦ ¦ L---------------------------------+--------------------------------------------- ------------¬ Подготовка документа (п. 8.5), представление ---------->Исполнитель<--------¬ на согласование, представление на подпись ¦ L--T-----T--- + куратору ¦ ¦ + + ¦ -------\/----\/-----¬ + ¦ ¦ Согласование с ¦ + Согласование (по мере необходимости) ¦ ¦должностными лицами¦ + ¦ L------T-----T------- + ¦ ¦ + + ¦ ---\/----\/-¬ + ¦ ¦ Куратор ¦ + Согласование с непосредственным руководителем ¦ ¦исполнителя¦ + ¦ L--T-----T--- + ¦ ¦ + доработка+ ¦ ¦ L------------ ¦ -----\/-------¬ ¦ ¦ Секретариат +--------¬ Формирование почты, представление на подпись ¦ L----T-----/\-- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------\/----+----¬ ¦ ¦ ¦ Руководитель ¦ ¦ ¦ ¦(уполномоченное ¦ ¦ Утверждение через гриф "утверждаю" ¦ ¦должностное лицо)¦ ¦ ¦ L------------------ ¦ ¦ --------------------¬ ¦ ¦ ¦ Сектор приема, ¦ ¦ ¦ ¦ учета, отправки <------ Контроль сопровождения документа ¦ ¦документов и архива¦ ¦ L----------T--------- L---------------+ ----------\/------¬ ¦ архив ¦ ¦-----------------¦ ¦ в дело ¦ L------------------ -----> движение проекта документа -----> движение утвержденного документа Приложение № 40 к п. 8.1.3 МАРШРУТ ПРОХОЖДЕНИЯ ПРОЕКТОВ ДОГОВОРОВ ----------------------------------------T-------------------------------------¬ ¦ Структурные подразделения, ¦ Осуществляемые функции ¦ ¦ должностные лица (участники) ¦ согласно Инструкции ¦ L---------------------------------------+-------------------------------------- --------------------------------------¬ --------------------------¬ ¦Отработка текста, проверка репутации¦ ¦ Инициирующая сторона, ¦ /\ ¦и финансовой надежности другой дого-¦ ---> ответственная за ¦ ¦ ¦варивающейся стороны, подготовка¦ + ¦ подготовку Договора ¦ ¦ ¦комплекта необходимых документов,¦ + L---------T---T------------ ¦ ¦полистное визирование исполнителем¦ замечания + . ¦ ¦(п. 5.10.6 - 5.10.8) ¦ на доработку + . ¦ ¦ ¦ + ----------\/--\/----------¬ ¦ ¦ ¦ + ¦ Согласующие ¦ ¦ ¦Визирование согласно курируемым¦ + ¦ Договор лица ¦ ¦ ¦сферам деятельности (п. 5.10.9) ¦ + L---------T---T------------ ¦ ¦ ¦ + + . ¦ ¦ ¦ + ----------\/--\/----------¬ ¦ ¦Правовая экспертиза, подготовка пра-¦ + ¦ Консультант по ¦ ¦ ¦вового заключения, полистное визиро-¦ L--+ правовым вопросам ¦ ¦ ¦вание (п. 5.10.9 - 5.10.10) ¦ L-------------T------------ ¦ ¦ ¦ . ¦ ¦ ¦ --------------\/----------¬ ¦ ¦Проверка готовности к подписанию,¦ ¦ Секретариат ¦ ¦ ¦представление на подпись (п. 5.10.14)¦ L-------------T------------ ¦ L-------------------------------------- . ¦ --------------\/----------¬ ¦ --------------------------------------¬ ¦ Руководитель ¦ ¦ ¦Подписание Договора. ¦ ¦ (уполномоченное ¦ ¦ ¦При необходимости доклад Губернатору¦ ¦ должностное лицо) ¦ ¦ ¦в 5-дневный срок (п. 5.10.16) ¦ L-------------T------------ ¦ ¦ ¦ . ¦ ¦Представление на регистрацию в день¦ --------------\/----------¬ ¦ ¦подписания, заверение подписи гербо-¦ ¦ УДК ¦ ¦ ¦вой печатью, рассылка заинтересован-¦ ¦ или уполномоченное ¦ ¦ ¦ным сторонам, формирование в дела¦ ¦ подразделение Аппарата ¦ ¦ ¦постоянного хранения ¦ L-------------T------------ ¦ ¦(п. 5.10.22 - 5.10.26) ¦ ¦рассылка сторонам - L-------------------------------------- ¦участникам Договора +-------------- \/ Архив .....> движение Договора до подписания -----> движение отклоненного Договора -----> движение Договора после подписания Примечание: движение Договоров до поступления на регистрацию обеспечивается заинтересованной стороной Приложение № 41 к п. 8.1.3 МАРШРУТ ПРОХОЖДЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ НА ПООЩРЕНИЯ ГУБЕРНАТОРА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ ----------------------------------------T------------------------------------¬ ¦ Структурные подразделения, ¦ Осуществляемые функции ¦ ¦ должностные лица (участники) ¦ ¦ L---------------------------------------+------------------------------------- ---------------------------¬ -------------------------------------¬ ¦ Губернатор <-------¬ ¦Губернатор Рязанской области дает¦ ¦ Рязанской области <---¬ + ¦поручение о подготовке постановления¦ L--------------------------- ¦ + ¦о поощрении. ¦ ¦ + ¦Коллективы предприятий, организаций¦ ¦ + ¦различной формы собственности обра-¦ ---------------------------¬ ¦ + ¦щаются к Губернатору Рязанской об-¦ ¦ Коллективы предприятий, ¦ ¦ + ¦ласти с ходатайством о награждении¦ ¦организаций различных форм¦ ¦ + ¦Почетной грамотой, об объявлении¦ ¦ собственности, органы ¦ ¦ + ¦благодарности Губернатора Рязанской¦ ¦ местного самоуправления ¦ ¦ + ¦области. ¦ L-------T------------------- ¦ + ¦Сектор приема, учета и отправки до-¦ ¦ ¦ + ¦кументов регистрирует поступившие¦ --------\/-----------------¬ ¦ + ¦материалы и направляет их Вице-гу-¦ ¦ Сектор приема, <---- + ¦бернатору, Председателю Правительст-¦ ¦ учета и отправки ¦ + ¦ва Рязанской области, заместителям¦ ¦ документов отдела +---¬ + ¦Губернатора Рязанской области, за-¦ L-------/\------------------ ¦ + ¦местителям Председателя Правительст-¦ ¦ ¦ + ¦ва Рязанской области, в зависимости¦ ¦ ¦ + ¦от направлений их деятельности, для¦ ¦ ¦ + ¦согласования. ¦ ¦ ¦ + L------------------------------------- --------\/-----------------¬ ¦ + -------------------------------------¬ ¦ Вице-губернатор, <---+ + ¦Согласованные материалы через сектор¦ ¦ Председатель ¦ ¦ + ¦приема, учета и отправки документов¦ ¦ Правительства ¦ ¦ + ¦направляются Губернатору Рязанской¦ ¦ Рязанской области, ¦ ¦ + ¦области, который дает указание о¦ ¦ заместители Губернатора ¦ ¦ + ¦подготовке проекта постановления о¦ ¦ Рязанской области, ¦ ¦ + ¦награждении Почетной грамотой, об¦ ¦ заместители Председателя ¦ ¦ + ¦объявлении благодарности ¦ ¦ Правительства ¦ ¦ + ¦Сектор наград отдела по кадровой ра-¦ ¦ Рязанской области ¦ ¦ + ¦боте, вопросам госслужбы и наградам¦ L--------------------------- ¦ + ¦готовит проект постановления о на-¦ ---------------------------¬ ¦ + ¦граждении Почетной грамотой, об объ-¦ ¦ Сектор наград отдела по <---- + ¦явлении благодарности, готовит По-¦ ¦ кадровой работе, вопросам¦ + ¦четную грамоту, благодарность Гу-¦ ¦ госслужбы и наградам +-------- ¦бернатора Рязанской области и пере-¦ L--------------------------- ¦дает пакет документов в приемную¦ ¦Губернатора Рязанской области на¦ ¦подпись и для вручения награжденным ¦ L------------------------------------- -----> рассмотрение материалов, согласование -----> прохождение оформленного материала, вручение Приложение № 42 к п. 8.1.3 МАРШРУТ ПРОХОЖДЕНИЯ НАГРАДНЫХ МАТЕРИАЛОВ НА НАГРАЖДЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ НАГРАДАМИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ----------------------------------------T------------------------------------¬ ¦ Структурные подразделения, ¦ Осуществляемые функции ¦ ¦ должностные лица (участники) ¦ ¦ L---------------------------------------+------------------------------------- -------------------------------------¬ -----------------------------¬ ¦Ходатайства о награждении госнагра-¦ ¦Губернатор Рязанской области<--¬ ¦дами РФ возбуждаются в коллективах¦ L----------------------------- ¦ ¦предприятий и организаций различной¦ -----------------------------¬ ¦ ¦формы собственности, органах местно-¦ ¦ Коллективы предприятий, ¦ ¦ ¦го самоуправления. ¦ --> организаций различных ¦ ¦ ¦Сектор наград проверяет наградные¦ ¦ ¦ форм собственности, ¦ ¦ ¦материалы на соответствие Положению¦ ----> органы местного ¦ ¦ ¦о государственных наградах Российс-¦ + ¦ ¦ самоуправления ¦ ¦ ¦кой Федерации; ¦ + ¦ L-------------T--------------- ¦ ¦готовит запросы в правоохранительные¦ + ¦ ¦ ¦ ¦органы и Рязанскую таможню представ-¦ + ¦ --------------\/-------------¬ ¦ ¦ляемых к награждению; ¦ + ¦ ¦ Сектор приема, учета и <--+-¬¦оформленные наградные документы нап-¦ + ¦ ¦ отправки документов отдела ¦ ¦ ¦¦равляет на согласование Вице-губер-¦ + ¦ L--------T---------T---------- ¦ ¦¦натору, Председателю Правительства¦ + ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦(в соответствии с компетенцией и¦ + ¦ ---------\/--------\/--------¬ ¦ ¦¦распределением обязанностей). ¦ + L-+ Сектор наград отдела по <--- ¦¦В случае поддержки ходатайства кол-¦ + ¦ кадровой работе, вопросам +--¬ ¦¦лектива сектор наград готовит письмо¦ L---+ госслужбы и наградам <-¬¦ ¦¦на имя полномочного представителя¦ L-------------/\-------------- ¦¦ ¦¦Президента РФ в ЦФО, в противном¦ ¦ ¦¦ ¦¦случае осуществляет возврат докумен-¦ ¦ ¦¦ ¦¦тов ходатайствующей стороне ¦ --------------\/-------------¬ ¦¦ ¦L------------------------------------- ¦ Вице-губернатор, ¦ ¦¦ ¦-------------------------------------¬ ¦ Председатель Правительства ¦ ¦¦ ¦¦После подписания наградных листов и¦ ¦ Рязанской области, ¦ ¦¦ ¦¦сопроводительного письма сектор наг-¦ ¦ заместители Губернатора ¦ ¦¦ ¦¦рад регистрирует наградной материал¦ ¦ Рязанской области, ¦ ¦¦ ¦¦и отправляет его через сектор прие-¦ ¦ заместители Председателя ¦ ¦¦ ¦¦ма, учета и отправки документов¦ ¦ Правительства ¦ ¦¦ ¦¦главному федеральному инспектору в¦ ¦ Рязанской области ¦ ¦¦ ¦¦Рязанской области для предваритель-¦ L----------------------------- ¦¦ ¦¦ного анализа наградных материалов и¦ -----------------------------¬ ¦¦ ¦¦последующего доклада полномочному¦ ¦ Главный федеральный ¦ ¦¦ ¦¦представителю Президента РФ в ЦФО. ¦ ¦ инспектор в <--¦ ¦¦Полномочному представителю Президен-¦ ¦ Рязанской области ¦ ¦ ¦¦та РФ в ЦФО наградные документы отп-¦ L----------------------------- ¦ ¦¦равляются через особый сектор отдела¦ -----------------------------¬ ¦ ¦¦по защите государственной тайны. ¦ ¦ Особый сектор отдела по <--- ¦¦Согласованные либо не согласованные¦ ¦защите государственной тайны¦ ¦¦наградные документы возвращаются в¦ L-------------T--------------- ¦¦Правительство Рязанской области, о¦ ¦ ¦¦чем сектор наград информирует хода-¦ --------------\/-------------¬ ¦¦тайствующую сторону и направляет им¦ ¦ Полномочный представитель ¦ ¦¦наградные документы для дальнейшего¦ ¦ Президента РФ в ЦФО +-----¦представления Президенту РФ соответ-¦ L----------------------------- ¦ствующими министерствами и ведомст-¦ ¦вами ¦ L------------------------------------- -----> рассмотрение материалов, подписание Губернатором Рязанской области -----> отклоненные документы -----> дальнейшее прохождение документов через Аппарат полномочного представителя Президента РФ в ЦФО ------------------------------------------------------------------ -------------------- Автор сайта - Сергей Комаров, scomm@mail.ru