|  |
"ПОЛОЖЕНИЕ ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛАМИ"
(утв. Постановлением главы Администрации города Рязани от 21.11.1997 № 5133)
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
Утратил силу в связи с изданием Постановления Администрации города Рязани от 09.07.1999 № 3624
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением главы
Администрации г. Рязани
от 21.11.97 г. № 5133
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛАМИ
I. Общие положения
1.1. Управление делами администрации города Рязани является самостоятельным структурным подразделением городской администрации, входит в состав образуемых ею органов управления и подчиняется главе администрации.
1.2. Управление делами создается распоряжением главы администрации города в соответствии с организационной структурой администрации, утвержденной решением Рязанского городского Совета.
1.3. Управление делами в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, законом Рязанской области "О муниципальной службе Рязанской области", Уставом города Рязани, решениями Рязанского городского Совета, постановлениями, распоряжениями областной и городской администрации, а также указаниями и поручениями руководителей администрации города и настоящим Положением.
1.4. При осуществлении своих функций управление делами взаимодействует с другими структурными подразделениями городской администрации, органами государственной власти. Рязанским городским Советом и общественными организациями.
1.5. Управление делами в пределах своей компетенции издает приказы, имеет простую круглую печать со своим наименованием и символикой (знак) города Рязани.
II. Основные задачи
2.1. Управление делами представляет собой рабочий орган администрации города.
Основными задачами управления являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управленческой деятельности администрации города, хозяйственное обслуживание и материально-техническое снабжение, содержание зданий администрации в надлежащем состоянии.
Управление делами решает следующие задачи:
2.1.1. Обеспечение совместно с соответствующими самостоятельными структурными подразделениями администрации города регистрации, учета и установленного порядка прохождения документов и материалов, поступающих на имя главы администрации и его заместителей, и исходящей корреспонденции главы администрации и его заместителей.
2.1.2. Проработка служебной корреспонденции, информационных материалов и представление их главе администрации и его заместителям.
2.1.3. Представление главе администрации и его заместителям проектов постановлений, распоряжений с сопроводительными документами и иных направляемых на подпись документов.
2.1.4. Подготовка по указанию главы администрации совместно с помощниками и соответствующими структурными подразделениями проектов поручений главы администрации.
2.1.5. Контроль за своевременным выпуском постановлений, распоряжений администрации города.
2.1.6. Обеспечение своевременного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, адресованных главе администрации и его заместителям, а также направление их для рассмотрения в соответствующие структурные подразделения администрации города согласно резолюций руководства.
2.1.7. Осуществление совместно с помощниками руководителей администрации города постоянного контроля за полным и своевременным исполнением поручений главы администрации и его заместителей по служебной документации и письменным обращениям граждан, а также представление по ним докладов и информационных материалов.
2.1.8. Выдача справочной информации о прохождении и состоянии рассмотрения корреспонденции, поступившей на имя главы администрации и его заместителей.
2.1.9. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля исполнения, подготовки и обработки документов, законченных текущим делопроизводством, формирование документационного фонда, обеспечение сохранности документов и защита их от несанкционированного доступа, последующая передача их на постоянное хранение в Рязоблархив.
2.1.10. Совершенствование форм и методов работы с документами, разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения.
2.1.11. Организационное и материально-техническое обслуживание аппарата администрации города, координация деятельности структурных подразделений городской администрации и методическое руководство в целях выполнения возложенных на управление делами функций в пределах установленных настоящим Положением полномочий.
III. Организация деятельности управления делами
3.1. Работой управления делами руководит управляющий делами, назначаемый и освобождаемый от должности главой администрации города. Управляющий делами подчиняется непосредственно главе администрации и несет персональную ответственность за результаты деятельности управления делами.
3.2. Управляющий делами:
- обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных на управление делами, согласует его деятельность с работой других подразделений городской администрации;
- организует планирование и реализацию планов работы управления делами;
- определяет по согласованию с главой администрации города внутреннюю структуру управления, утверждает должностные инструкции работников управления; представляет главе администрации для утверждения проекты положения об управлении делами и штатной
численности управления;
- представляет по поручению главы администрации и в соответствии с утвержденным им распределением обязанностей администрацию города Рязани в отношениях с органами представительной и исполнительной власти по вопросам, относящимся к компетенции управления делами, во взаимоотношениях с другими юридическими и физическими лицами заключает договоры, обеспечивает их выполнение;
- осуществляет подбор, расстановку и эффективное использование кадров в управлении делами, обеспечивает контроль за дисциплиной и надлежащим исполнением ими служебных обязанностей, внедряет рациональные формы и методы работы;
- представляет главе администрации города кандидатуры для назначения на должность и предложения об освобождении от должности работников управления делами, а также предложения о поощрении работников управления делами и применении к ним мер дисциплинарного взыскания;
- по поручению главы администрации города Рязани распоряжается финансовыми средствами в соответствии установленных смет, обеспечивает соблюдение управлением финансово-штатной дисциплины, сохранность денежных и материальных ценностей, имеет право подписи на денежных документах;
- имеет право участвовать в заседаниях коллегии администрации, совещаниях руководителей администрации города;
- вносит предложения главе администрации города о наложении дисциплинарных взысканий на руководителей структурных подразделений администрации города за нарушение ими установленного порядка и сроков представления проектов распорядительных актов, докладов и информационных материалов по поручениям главы администрации.
3.3. Указания управляющего делами по устранению выявленных, в пределах его компетенции, недостатков в представленных документах и материалах являются обязательными для руководителей структурных подразделений администрации города, помощников главы администрации и его заместителей, а также руководителей других органов исполнительной власти местного самоуправления.
3.4. Сотрудники управления делами руководствуются положениями о функциональных обязанностях структурных подразделений, входящих в состав управления, должностными инструкциями, разработанными на основе настоящего Положения и утвержденными управляющим делами, регламента администрации города и других материалов, регламентирующих их права и обязанности.
IV. Организационная структура
4.1. В состав управления делами входят следующие подразделения:
- аппарат главы администрации, объединяющий помощников, секретарей главы администрации и его заместителей;
- хозяйственный отдел;
- общий отдел, объединяющий канцелярию, сектор документации, сектор по обращениям граждан, множительное и машинописное бюро, архив;
- общественная приемная.
4.2. Организационная структура управления делами прилагается.
4.3. Реорганизация и ликвидация управления делами производится на основании распоряжения главы администрации по согласованию с Рязанским городским Советом.
V. Функции структурных подразделений управления делами
В соответствии с возложенными задачами управление делами выполняет следующие функции:
5.1. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно - справочной работы по документам.
5.2. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству администрации.
5.3. Осуществление учета, тиражирования и рассылки постановлений и распоряжений руководства администрации.
5.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
5.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного тиражирования документов; разработка и проектирование бланков, печатей, используемых в управленческой деятельности администрацией города и его структурными подразделениями.
5.6. Организация работы общественной приемной, осуществление строгого контроля за всеми поступившими в адрес администрации города письменными и устными обращениями граждан.
5.7. Разработка номенклатуры дел администрации города, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
5.8. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины.
5.9. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями администрации дел, подлежащих сдаче в архив.
5.10. Организация работы архива администрации города в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.
5.11. Организация материально-технического снабжения и транспортного обслуживания администрации, обеспечение помещений и рабочих мест средствами связи, оргтехникой, мебелью, инвентарем, осуществление контроля за их исправностью и сохранностью.
5.12. Обеспечение работников администрации необходимыми канцелярскими принадлежностями, писчей бумагой. Снабжение необходимыми материалами и расходными средствами копировально-множительной и другой техники.
5.13. Повышение квалификации работников службы документационного обеспечения, проведение совещаний, семинаров и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
5.14. Организация работы столовой, буфета, а также совместно с отделом кадров, профкомом социально-бытовое и медицинское обслуживание работников администрации.
VI. Права и полномочия
Управление делами наделено полномочиями и имеет право:
6.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях администрации.
6.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документированием управленческой деятельности.
6.3. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководства администрации для принятия соответствующих мер.
6.4. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства администрации.
6.5. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
6.6. Запрашивать и получать необходимые информационные, аналитические и справочные материалы от структурных подразделений, требовать от руководителей подразделений своевременного предоставления указанных материалов, оформленных в установленном порядке, возвращать при необходимости представленные материалы на доработку.
6.7. Давать указания структурным подразделениям администрации по вопросам, связанным с делопроизводством и хозяйственным обслуживанием.
6.8. Привлекать при необходимости в установленном порядке к работе на договорной основе учреждения и организации, а также отдельных специалистов для проведения экспертиз, разработки методических и нормативных документов и для выполнения необходимых работ, связанных с хозяйственными функциями.
6.9. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
6.10. Взаимодействовать со структурными подразделениями по вопросам документационного обеспечения управления и хозяйственного обслуживания:
6.10.1. С юридическим отделом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
6.10.2. С отделом кадров - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.
6.10.3. С контрольно-аналитическим (информационным) управлением - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно - методических документов.
6.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
VII. Ответственность
7.1. Управление делами в вопросах кадровой и финансовой политики подотчетно главе администрации города.
7.2. Управляющий делами администрации г. Рязани действует на принципах единоначалия, ответственен за осуществление полномочий, установленных данным положением, организует работу управления и несет всю полноту ответственности за состояние его деятельности.
7.3. Сотрудники управления делами несут ответственность:
- за ненадлежащее выполнение своих обязанностей;
- за неправильность и неполноту предоставляемых им прав;
- за невыполнение указаний главы администрации;
- за нарушение трудового законодательства.
По другим основаниям предусмотренным Статьей 12 Закона Рязанской области "О муниципальной службе Рязанской области".
Управляющий делами
В.Т.ЛЮШНИН
Приложение № 1
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА
УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
Управляющий делами
¦
¦
+-- Специалист I категории
¦
----------------------------------+--------------------------------¬
¦ ¦
¦ ¦
Заместитель управляющего - Начальник общего отдела
начальник хозяйственного отдела ¦
¦ ¦
+----------¬ -------------------T-----------+-------T-----------------------T-----------------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Ведущий специалист ¦ Ведущий Начальник Начальник Заведующий Заведующий Начальник
(3 чел.) +- специалист ---- сектора сектора машинописным множительным сектора по
¦ ¦ документации бюро - специалист бюро - ведущий обращениям
¦ Специалист ¦ ¦ I категории специалист граждан
+- I категории ¦ ¦ ¦ ¦
¦ (3 чел.) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ Специалист ¦ Специалист ¦ Специалист ¦ Специалист
¦ Оператор ¦ Ведущий L-- I категории L-- I категории L- I категории ¦ I категории
+- газовой +-- специалист (3 чел.) L- (3 чел.)
¦ котельной ¦
¦ (4 чел.) ¦
¦ ¦ Специалист
+- Уборщик L-- I категории
¦ служебных (2 чел.)
¦ помещений
¦ (15 чел.)
¦
¦ Уборщик -
+- гардеробщик
¦ (2 чел.)
¦
L- Дворник
(3 чел.)
------------------------------------------------------------------
--------------------
| | |
|
